Giao AI 'soi' hóa đơn, duyệt chi phí

AI vào “cửa” kế toán

Thay vì cảnh nhân viên kế toán cặm cụi rà từng hóa đơn, đối chiếu quy định, gọi điện nhắc sửa lỗi vào những ngày cuối tháng, một số doanh nghiệp đang thử cách làm mới - để trí tuệ nhân tạo phê duyệt báo cáo chi phí. Mục tiêu không chỉ là “không giấy tờ”, mà là giải phóng nhân lực văn phòng hỗ trợ khỏi các công việc lặp lại, vốn tiêu tốn thời gian và dễ ùn ứ khi khối lượng tăng đột biến.

Một ví dụ đáng chú ý là Crafts, doanh nghiệp sản xuất bao bì lâu đời, thành lập cách đây 93 năm. Từ tháng 10.2025, công ty này bắt đầu sử dụng AI để phê duyệt báo cáo chi phí của nhân viên. Đây là bước đi đi ngược nỗi lo phổ biến ở nhiều nơi: “kế toán không thể giao cho AI vì chỉ cần sai một chút là rắc rối”.

Khi AI đảm nhiệm khâu kiểm tra, điểm nghẽn cuối tháng được kỳ vọng giảm đáng kể vì các lỗi cơ bản được “bắt” sớm và phản hồi ngay

Crafts sản xuất bao bì cho nhiều mặt hàng tiêu dùng quen thuộc như bánh kẹo, đồ uống và thức ăn cho thú cưng. Tập đoàn có 840 nhân viên và vận hành bốn nhà máy tại Nhật Bản, gồm Tochigi và Niigata, cùng hai nhà máy ở Bangkok (Thái Lan). Quy mô nhân sự và mạng lưới nhà máy khiến các quy trình hành chính, nhất là hoàn trả chi phí, dễ trở thành điểm nghẽn nếu vẫn phụ thuộc vào giấy tờ và xử lý thủ công.

Để tự động hóa phê duyệt, Crafts triển khai TOKIUM AI Expense Approval, một dịch vụ phần mềm (SaaS) do TOKIUM phát triển. Hệ thống được đưa vào quy trình hoàn trả chi phí nhằm thay thế khâu rà soát ban đầu vốn do con người thực hiện. Trọng tâm của thay đổi này là chuyển phần “kiểm tra tính hợp lệ” sang cho AI, còn nhân viên kế toán tập trung xử lý ngoại lệ, các trường hợp cần quyết định và những phần việc có giá trị gia tăng cao hơn.

“Ký duyệt” nhanh, trả hồ sơ gọn

Trong quy trình hoàn trả chi phí, AI phải kiểm tra rất nhiều hạng mục trước khi đưa ra phê duyệt ban đầu. Đầu tiên, hệ thống xác minh nội dung chi phí mà nhân viên yêu cầu có vi phạm quy định nội bộ hay không. Sau đó, AI rà soát các lỗi thường gặp: thiếu hóa đơn, nhập sai loại chi phí, sai ngày tháng, hoặc sai số đăng ký đơn vị phát hành hóa đơn hợp lệ.

Nếu không phát hiện vấn đề, AI tiến hành phê duyệt ban đầu và chuyển sang bước thanh toán hoàn trả cho nhân viên. Ngược lại, khi thấy thiếu sót, AI sẽ báo chi tiết cho bộ phận kế toán, thậm chí có thể trả lại hồ sơ cho người nộp thay mặt bộ phận xử lý.

Ông Hiroyoshi Ishiguro, trưởng bộ phận kế toán tại trụ sở quản lý của Crafts, cho biết hệ thống “rất tiện” vì có thể kiểm tra và hiển thị nhận xét rõ ràng về những điểm bị đánh giá là không đạt yêu cầu. Theo ông, các nhân viên hành chính trong công ty đều nắm được quy trình mà AI thực hiện và việc sử dụng đã trở nên phổ biến trong toàn doanh nghiệp.

So với trước đây, thay đổi nằm ở cách “tổ chức công việc” chứ không chỉ thay công cụ. Crafts từng sử dụng phiếu giấy và phần mềm bảng tính như Excel để quản lý hoàn trả chi phí. Công việc này do nhân viên tại trụ sở chính, cùng nhân viên kế toán và hành chính ở các nhà máy đảm nhiệm, phần lớn dựa vào “kinh nghiệm và kỹ năng” cá nhân. Khó khăn lớn là khối lượng hồ sơ thường dồn vào cuối tháng. Mỗi kỳ có khoảng 500–600 khoản chi phí cần phê duyệt, khiến việc rà soát dễ kéo dài và phát sinh vòng lặp: phát hiện sai sót, trả lại giấy tờ, liên hệ người yêu cầu để xác nhận, rồi chờ bổ sung.

Khi AI đảm nhiệm khâu kiểm tra, điểm nghẽn cuối tháng được kỳ vọng giảm đáng kể vì các lỗi cơ bản được “bắt” sớm và phản hồi ngay. Thay vì để sai sót trôi qua nhiều bước rồi mới bị phát hiện, hệ thống giúp chuẩn hóa cách kiểm tra theo đúng quy định công ty, tạo ra trải nghiệm rõ ràng hơn cho người nộp hồ sơ: thiếu gì, sai ở đâu, cần sửa như thế nào.

Dù vậy, câu chuyện “văn phòng không người lái” không đồng nghĩa loại bỏ con người. Thực tế, AI thường làm tốt nhất ở các nhiệm vụ lặp lại, có quy tắc và có dữ liệu đầu vào tương đối chuẩn. Còn con người vẫn cần ở những khâu đòi hỏi phán đoán, xử lý tình huống đặc biệt, cập nhật chính sách, và kiểm soát rủi ro.

Khi doanh nghiệp coi AI là “bộ lọc” để sàng những phần việc tốn công nhất, nhân sự kế toán – hành chính có cơ hội chuyển sang các nhiệm vụ khó hơn: phân tích chi phí, tối ưu quy trình mua sắm, tư vấn tuân thủ, hoặc cải tiến hệ thống để giảm sai sót ngay từ đầu.

Trường hợp của Crafts cho thấy một dịch chuyển đang diễn ra trong nhiều công ty, niềm tin tuyệt đối vào giấy tờ và quy trình thủ công như thước đo “độ chắc” đang nhường chỗ cho cách tiếp cận dựa trên dữ liệu và tự động hóa. Khi được thiết kế đúng, những hệ thống “AI ký duyệt” không chỉ giúp giảm giấy tờ, mà còn rút ngắn thời gian xử lý, tăng tính nhất quán và tạo đà để văn phòng hậu cần bước sang một giai đoạn vận hành hiệu quả hơn.

Thủy Long