Giấy ủy quyền dự ĐHĐCĐ lập ở nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội cho rằng, việc ủy quyền của cổ đông là người nước ngoài cho cá nhân nhận ủy quyền tham dự họp ĐHĐCĐ tại Việt Nam phải được chứng thực và được hợp pháp hóa lãnh sự. Ảnh minh họa: dangcongsan.vn

Việc triệu tập, tổ chức họp đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) trong công ty cổ phần là một trong những nội dung quản trị quan trọng và phải tuân thủ các quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020, trong đó có quy định về việc thực hiện quyền dự họp ĐHĐCĐ của cổ đông.

Cụ thể, một trong những hình thức dự họp ĐHĐCĐ mà pháp luật cho phép là cổ đông ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông của cổ đông ở nước ngoài đều suôn sẻ trên thực tế, đặc biệt là khi có sự tham gia giải quyết của tòa án.

Mới đây, trong một bản án phúc thẩm vào tháng 5-2024, Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội cho rằng, việc ủy quyền của cổ đông là người nước ngoài cho cá nhân nhận ủy quyền tham dự họp ĐHĐCĐ tại Việt Nam phải được chứng thực và được hợp pháp hóa lãnh sự.

Cụ thể, theo nội dung của Bản án số 18/2024/KDTM-PT ngày 24-5-2024, Tòa án cấp phúc thẩm đã chấp nhận toàn bộ kháng cáo của nguyên đơn là ông Zhu Zhilin – cổ đông lớn của Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Gas đô Thị (Công ty Gas) và sửa một phần Bản án của Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội, theo hướng hủy nghị quyết ĐHĐCĐ ngày 22-4-2023 của Công ty Gas và hủy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay đổi lần thứ 19 của Công ty Gas (1) .

Một trong các lý do mà tòa án cấp phúc thẩm hủy bỏ nghị quyết ĐHĐCĐ bất thường ngày 22-4-2023 của Công ty Gas là 30 giấy ủy quyền của cổ đông là người nước ngoài cho người được ủy quyền không được chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự. Do đó, các giấy ủy quyền này là không hợp pháp, không có giá trị chứng minh việc các cổ đông thực sự ủy quyền cho người được ủy quyền tham dự họp.

Vậy lý do này có hợp lý theo quy định của pháp luật hiện hành? Sẽ là suy diễn nếu cho rằng sẽ có bất kỳ xu hướng nào phát triển từ bản án phúc thẩm như trên, nhưng cũng không phải là quá sớm để đặt câu hỏi về việc cơ sở pháp lý liên quan đến việc cổ đông ở nước ngoài ủy quyền dự họp ĐHĐCĐ của quyết định này.

Việc ủy quyền dự họp ĐHĐCĐ được pháp luật quy định như thế nào?

Khoản 2 Điều 144 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định rằng, việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp.

Luật Doanh nghiệp không có quy định tách biệt về việc ủy quyền được cổ đông lập ở nước ngoài và lập trong nước. Do đó, có thể hiểu rằng, để cổ đông (bao gồm cả cổ đông trong nước và cổ đông nước ngoài) thực hiện quyền dự họp ĐHĐCĐ thông qua hình thức ủy quyền.

Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp ĐHĐCĐ tại Việt Nam cần đáp ứng ba điều kiện:

(1) Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp và biểu quyết tại cuộc họp phải được lập thành văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật về dân sự. Bộ luật dân sự năm 2015 là pháp luật về dân sự hiện hành không có quy định riêng biệt áp dụng cho việc lập văn bản ủy quyền của cổ đông. Mặc dù vậy, dưới góc độ của pháp luật dân sự, có thể hiểu rằng, việc cổ đông ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện tham dự họp ĐHĐCĐ là một giao dịch dân sự.

(2) Nội dung văn bản ủy quyền phải có đủ và nêu rõ nội dung tên người được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Theo đó, nếu văn bản ủy quyền thiếu một trong hai nội dung mà luật quy định bắt buộc phải có, việc ủy quyền của cổ đông sẽ bị xem là không hợp lệ theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Trên thực tế, ngoài những nội dung mà Luật Doanh nghiệp quy định phải có, một số công ty đại chúng đã niêm yết còn quy định việc ủy quyền phải lập thành văn bản theo mẫu của công ty và phải có thêm cả nội dung phạm vi ủy quyền, chữ ký của cổ đông ủy quyền và người được ủy quyền ủy quyền dự họp (2).

(3) Người được ủy quyền dự họp ĐHĐCĐ phải nộp văn bản ủy quyền trước khi vào phòng họp. Luật Doanh nghiệp không có quy định cụ thể về chủ thể tiếp nhận văn bản ủy quyền của người được ủy quyền và loại văn bản ủy quyền mà người được ủy quyền phải nộp (bản gốc, bản sao hay bản photocopy).

Tóm lại, theo quy định của pháp luật hiện hành, người viết cho rằng, việc cổ đông (bao gồm cổ đông trong nước và cổ đông ở nước ngoài) được coi là hợp pháp và có hiệu lực khi lập văn bản ủy quyền có đầy đủ các nội dung mà Luật Doanh nghiệp yêu cầu và đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo quy định tại Điều 117 BLDS năm 2015.

Có bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyềnkhông?

Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp quy định tại Điều 9 Nghị định này.

Theo đó, việc “hợp pháp hóa lãnh sự” các tài liệu nước ngoài là bắt buộc để các tài liệu này được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, trừ bốn trường hợp ngoại lệ, trong đó có giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự trong trường hợp cơ quan tiếp nhận của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu đó phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam (3).

Theo quan điểm của người viết, đối với trường hợp cổ đông thực hiện quyền tham dự họp ĐHĐCĐ thông qua hình thức ủy quyền, thì công ty có thể được xem như là “cơ quan tiếp nhận của Việt Nam”.

Câu hỏi được đặt ra là công ty áp dụng quy định pháp luật nào để xác định rằng văn bản ủy quyền của cổ đông nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Luật Doanh nghiệp và Bộ Luật Dân sự đều không có quy định về việc văn bản ủy quyền tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ của cổ đông từ nước ngoài gửi về Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng trong việc tham dự và biểu quyết tại cuộc họp.

Như vậy, xem xét dưới góc độ quy định của Luật Doanh nghiệp và Bộ Luật Dân sự, thì người viết cho rằng, công ty được toàn quyền quyết định việc không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự đối với văn bản ủy quyền của cổ đông ở nước ngoài trong trường hợp điều lệ của công ty và quy chế tổ chức họp ĐHĐCĐ của công ty không có quy định khác.

Theo đó, văn bản ủy quyền được lập ở nước ngoài của cổ đông không bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng tại khoản 4 Điều 9 Nghị Định 111/2011.

Yêucầu hợp pháp hóa lãnh sựchưa hợp lý ?

Theo nội dung của Bản án được nêu trên đây, Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội nhận định rằng, cổ đông là ông Zhu Zhilin có nghi ngờ về giá trị pháp lý của các văn bản ủy quyền nên các văn bản ủy quyền cần phải được chứng thực, được hợp pháp hóa lãnh sự. Việc tòa phúc thẩm cho rằng văn bản ủy quyền của cổ đông phải chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở nghi ngờ của nguyên đơn như vừa nói trên có thể là chưa thực sự hợp lý.

Thứ nhất, xét từ góc độ pháp lý, như đã phân tích trên đây, Luật Doanh nghiệp và Bộ Luật Dân sự hiện hành không có quy định yêu cầu văn bản ủy quyền của cổ đông ở nước ngoài phải được chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự. Bên cạnh đó, Công ty Gas là cơ quan tiếp nhận tài liệu liên quan đến Đại hội không có yêu cầu giấy ủy quyền của cổ đông ở nước ngoài ủy quyền tham dự họp ĐHĐCĐ, phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Việc Công ty Gas không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với văn bản ủy quyền của cổ đông nước ngoài cũng là phù hợp với quy định tại Nghị định số 111/2011. Trong trường hợp này, cổ đông và người được ủy quyền phải tự chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản ủy quyền xuất trình.

Thứ hai, xét từ góc độ thực tiễn, người viết nhận thấy việc yêu cầu văn bản ủy quyền của cổ đông ở nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự cho người được ủy quyền tại Việt Nam tham dự họp ĐHĐCĐ sẽ gây tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc và có rủi ro không đảm bảo kịp thời gian để tham dự ĐHĐCĐ theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp.

Hệ lụy dễ nhận biết nhất là các cổ đông sẽ phải tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Thậm chí còn chứa đựng yếu tố rủi ro tiềm tàng, nguy cơ phát sinh tranh chấp khi chỉ cần có một cổ đông trong số hàng ngàn cổ đông “nghi ngờ” rằng, văn bản ủy quyền của một cổ đông ở nước ngoài không hợp pháp do không được hợp pháp hóa lãnh sự, thì cuộc họp ĐHĐCĐ, mặc dù đã đáp ứng đủ điều kiện tiến hành họp theo luật định, hoàn toàn có nguy cơ bị cho rằng vi phạm trình tự, thủ tục triệu tập họp.

———————

* Đoàn Luật sư Thành phố Hà Nội

(1) Bản án kinh doanh, thương mại phúc thẩm số 18/2024/KDTM-PT ngày 24/5/2024 của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội https://vietstock.vn/2024/07/pcg-cbtt-ban-an-toa-an-nhan-dan-cap-cao-tp-ha-noi-830-1208367.htm

(2) Điều 23 Điều lệ hiện hành của Công ty Cổ phần Chứng khoán SSI, https://www.ssi.com.vn/quan-he-nha-dau-tu/dieu-le-va-quy-dinh

(3) Theo khoản 2 Điều 2 Nghị Định 111/2011: “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”

Phạm Minh Tiến (*)