Gmail có AI, dân văn phòng chấm dứt cảnh lục tìm email

"Tôi từng mất nửa giờ chỉ để tìm một file đính kèm" đó là câu cửa miệng của rất nhiều dân văn phòng khi muốn tìm lại tài liệu cũ.

8h sáng, chị Mai Anh - nhân sự một công ty truyền thông tại Hà Nội - nhận cuộc gọi gấp từ sếp hỏi về phiên bản hợp đồng cuối cùng gửi cho đối tác hồi tháng 3.

Hộp thư hơn 12.000 email khiến chị cuống cuồng gõ đủ loại từ khóa: contract, final, tên đối tác, ngày gửi… nhưng kết quả vẫn là một ma trận thư từ.

Google đang muốn biến Gmail từ một kho chứa thư thành trợ lý AI biết đọc hiểu ngữ cảnh ( Ảnh minh họa)

"Có hôm tôi mất gần 30 phút chỉ để tìm đúng một file PDF", chị kể. "Mệt nhất là những chuỗi email dài cả trăm thư, nhiều người trả lời chồng chéo".

Đó cũng là vấn đề phổ biến của môi trường làm việc hiện đại: email ngày càng nhiều nhưng thời gian xử lý ngày càng ít.

Google đang muốn biến Gmail từ một kho chứa thư thành trợ lý AI biết đọc hiểu ngữ cảnh.

Tính năng AI Overview và Gemini trong Gmail cho phép người dùng đặt câu hỏi tự nhiên như: Tiến độ dự án tuần trước thế nào? hoặc File hóa đơn cuối cùng nhà thầu gửi hồi tháng 3 ở đâu? AI sẽ tự quét toàn bộ email liên quan, tóm tắt nội dung và hiển thị kết quả ngay trên màn hình.

Điểm khác biệt nằm ở chỗ hệ thống không còn tìm kiếm bằng từ khóa đơn thuần mà hiểu ý định người dùng. Thay vì phải mở 10 email để ghép thông tin, AI tự tổng hợp thành một câu trả lời hoàn chỉnh.

Khi hộp thư trở thành trợ lý số nhờ AI

Theo mô tả của Google, AI trong Gmail có thể tóm tắt chuỗi hội thoại dài chỉ bằng vài gạch đầu dòng, nhận diện quyết định quan trọng, nhiệm vụ còn dang dở và cả người chịu trách nhiệm.

Trong thực tế, điều này đặc biệt hữu ích với các quản lý thường xuyên tham gia cuộc họp muộn hoặc nhận bàn giao giữa chừng.

Ông Sundar Pichai Tổng giám đốc điều hành (CEO) của Google và Công ty mẹ Alphabet từng nhận định AI thế hệ mới không chỉ trả lời câu hỏi mà còn đóng vai trò tổ chức hệ thống cá nhân hóa, giúp con người xử lý khối lượng thông tin ngày càng quá tải.

Không dừng ở email, Gmail AI còn kết nối với hệ sinh thái Google Workspace như Google Drive hay Google Calendar. Một câu hỏi về cuộc họp ngân sách có thể kéo theo lịch hẹn, file Google Sheet liên quan và cả tài liệu đính kèm xuất hiện trong cùng một cửa sổ.

Điều từng được xem là thao tác đa nhiệm giờ được gom về thành một hành động duy nhất là thao tác câu lệnh để hỏi AI.

Các chuyên gia công nghệ cho rằng đây là bước chuyển lớn trong cách con người tương tác với dữ liệu công việc.

Tiện lợi nhưng cũng đặt ra câu hỏi về bảo mật

Sự tiện lợi của AI đi kèm nỗi lo quen thuộc về dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư có được bảo mật.

Khi AI có thể đọc toàn bộ email để tóm tắt, nhiều người bắt đầu đặt câu hỏi liệu hệ thống có hiểu quá nhiều về người dùng? Điều này có làm ảnh hưởng đến quyền riêng tư và bảo mật thông tin?

Google khẳng định dữ liệu trong Gmail AI được xử lý trong môi trường bảo mật của Workspace và người dùng doanh nghiệp có quyền kiểm soát quản trị. Tuy nhiên, giới chuyên gia cho rằng niềm tin vẫn là bài toán lớn nhất của AI văn phòng.

Nhân viên văn phòng hiện không còn xem AI như công cụ thử nghiệm, mà đã bắt đầu coi đó là đồng nghiệp kỹ thuật số. (Ảnh minh họa).

Ông Sam Altman, Tổng giám đốc điều hành (CEO) của OpenAI, tổ chức phát triển ChatGPT từng cảnh báo rằng AI càng hữu ích thì con người càng dễ phụ thuộc vào nó trong các quyết định hằng ngày.

Điều đáng chú ý là nhiều nhân viên văn phòng hiện không còn xem AI như công cụ thử nghiệm, mà đã bắt đầu coi đó là đồng nghiệp kỹ thuật số.

Từ việc viết email, lọc thông tin, tìm file cho tới nhắc việc, AI đang lặng lẽ thay đổi thói quen công sở theo cách ít người nhận ra nhất: tiết kiệm từng phút nhỏ trong ngày làm việc.

Và trong thời đại hộp thư đến có thể chứa cả nghìn email chưa đọc, đôi khi thứ người dùng cần không còn là một công cụ tìm kiếm tốt hơn, mà là một AI đủ hiểu họ đang cần gì.