Gỡ nút thắt về hộ tịch điện tử: Cuộc cách mạng số và những thách thức tại xã Quảng Bạch

Chính quyền địa phương tại đây cũng có những khó khăn, thách thức nhất định nhưng cũng luôn nỗ lực bền bỉ để gỡ những nút thắt, mang đến sự phục vụ tốt nhất cho người dân.

Khi công cuộc chuyển đổi số gặp vướng mắc tại cơ sở

Xã Quảng Bạch, tỉnh Thái Nguyên đã thực hiện áp dụng phần mềm quản lý hộ tịch điện tử, giúp giảm tải giấy tờ thủ công và tạo thuận lợi cho người dân khi làm các thủ tục như khai sinh, khai tử, kết hôn.

Tuy nhiên, sau khi thực hiện mô hình “chính quyền địa phương 2 cấp”, xã đã gặp phải một số vấn đề phát sinh liên quan đến dữ liệu hộ tịch.

Người dân đến làm việc tại khu vực hành chính công xã Quảng Bạch (Ảnh: Lê Hanh)

Một trong những khó khăn lớn nhất là việc thay đổi cơ cấu tổ chức và phân định thẩm quyền đã tạo ra những điểm mới, đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ trong quản lý dữ liệu.

Anh Nguyễn Tiến Xoài, chuyên viên văn phòng phụ trách lĩnh vực tư pháp xã cho biết, việc thay đổi tên đơn vị hành chính và địa giới sau sáp nhập đã khiến dữ liệu điện tử không đồng bộ. Tình trạng này dẫn đến việc một số dữ liệu hộ tịch bị trùng lặp, sai lệch hoặc “lạc” sang đơn vị hành chính khác, không thể tra cứu được trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Thậm chí, vào thời điểm đầu tháng 7, thông tin liên quan đến dữ liệu hộ hầu như bị gián đoạn do công tác cập nhật chưa đồng bộ.

Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại xã còn nhiều hạn chế. Nhiều máy tính có cấu hình thấp, hoạt động chậm, thường xuyên bị treo máy khi vận hành các phần mềm chuyên ngành như Hệ thống đăng ký và quản lý Hộ tịch của Bộ Tư pháp. Đường truyền mạng chưa ổn định cũng gây khó khăn cho chuyên viên12. Điều này buộc cán bộ phải vừa thao tác trên hệ thống vừa đối chiếu thủ công bằng sổ giấy, làm tăng khối lượng công việc và kéo dài thời gian xử lý.

Anh Xoài cũng chia sẻ thêm, phần mềm đôi khi bị lỗi hoặc quá tải, khiến cán bộ phải nhập hồ sơ nhiều lần. Tình trạng thiếu liên thông giữa các phần mềm cũng là một rào cản lớn. Cụ thể, khi công dân thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh, theo quy định, các thủ tục liên quan như đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cũng sẽ được giải quyết đồng thời.

Tuy nhiên, do các hệ thống phần mềm chưa được kết nối đồng bộ, các thủ tục này vẫn phải tiến hành tách rời. Điều này khiến cán bộ phải nhập dữ liệu nhiều lần trên các hệ thống khác nhau, gây lãng phí thời gian, tăng nguy cơ sai sót và khiến người dân phải chuẩn bị, nộp lại nhiều loại giấy tờ trùng lặp.

Người dân còn bỡ ngỡ với hành chính số

Một khó khăn khác là nhận thức của công dân về ứng dụng công nghệ thông tin còn chưa đồng đều. Đặc biệt đối với người dân tộc thiểu số và người lớn tuổi, họ chưa quen sử dụng dịch vụ công trực tuyến và vẫn có thói quen nộp hồ sơ giấy trực tiếp. Thậm chí, một số trường hợp còn gặp khó khăn trong việc chuẩn bị, scan hoặc tải lên các loại giấy tờ cần thiết.

Do đó, công dân khi làm thủ tục hành chính gần như phải nhờ cán bộ hỗ trợ toàn diện. Theo anh Xoài, tình trạng này dễ dẫn đến tâm lý “phụ thuộc”, thậm chí “giao khoán” việc nộp hồ sơ cho cán bộ.

Công dân khi làm thủ tục hành chính gần như phải nhờ cán bộ hỗ trợ toàn diện.

Ông Ngô Văn Thể, một người dân tại thôn Nà Cả, xã Quảng Bạch, cũng cho biết đôi lúc ông vẫn gặp một số bất tiện khi phần mềm tiếp nhận hồ sơ bị chậm hoặc treo, khiến việc tiếp nhận hồ sơ kéo dài. Một số thủ tục chưa được liên thông cũng buộc người dân phải đi lại nhiều nơi, gây tốn thời gian.

Quyết tâm gỡ khó, hướng đến mục tiêu phục vụ người dân tốt nhất

Trước những thách thức trên, chính quyền xã Quảng Bạch đã thể hiện sự chủ động và quyết tâm cao. Ông Nông Văn Dương, Chủ tịch UBND xã, khẳng định luôn xác định công tác hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng, gắn trực tiếp với quyền lợi của người dân. Mặc dù bước đầu còn nhiều khó khăn, xã luôn đặt mục tiêu phục vụ người dân lên hàng đầu.

Để giải quyết tình trạng này, xã đã chủ động phối hợp với Sở Tư pháp tỉnh, đội ngũ kỹ thuật phần mềm để khắc phục lỗi. Đơn vị cũng tăng cường sử dụng chữ ký số trong giải quyết thủ tục hành chính, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ. Cán bộ, công chức xã cũng thường xuyên nghiên cứu để nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm. Nhờ sự hỗ trợ kịp thời từ Sở Tư pháp qua các buổi tập huấn trực tuyến và tài liệu hướng dẫn, hệ thống đã dần vận hành ổn định, hồ sơ được xử lý trực tuyến đầy đủ và đảm bảo trả hồ sơ đúng hạn.

Về phía người dân, ông Thể ghi nhận đội ngũ cán bộ, công chức xã luôn tận tình hướng dẫn, giải thích rõ ràng và kịp thời, giúp người dân hoàn thành hồ sơ mà không phải đi lại nhiều lần. Điều này khiến ông vẫn cảm thấy yên tâm, tin tưởng khi đến giải quyết thủ tục hành chính tại xã.

Cán bộ xã Quảng Bạch trao giấy kết hôn cho người dân đăng ký (Ảnh: Lê Hanh)

Ông Dương cho biết, thời gian tới, xã Quảng Bạch sẽ tiếp tục phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban chuyên môn, đội ngũ kỹ thuật để hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch. Đồng thời, chú trọng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin. Mục tiêu cao nhất là mang lại sự hài lòng cho người dân và góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, gần dân, vì dân.

Tuy nhiên, Chủ tịch UBND xã cũng bày tỏ mong muốn Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp sớm hoàn thiện, nâng cấp hệ thống phần mềm hộ tịch theo hướng ổn định, thân thiện và có khả năng liên thông, kết nối với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác một cách thông suốt. Bên cạnh đó, cần có thêm các lớp tập huấn định kỳ, chuyên sâu cho đội ngũ cán bộ để họ có đủ kỹ năng xử lý sự cố.

Ông Ngô Văn Thể cũng đề xuất các cơ quan có thẩm quyền sớm nâng cấp, hoàn thiện hệ thống phần mềm nhằm hạn chế lỗi kỹ thuật. Đồng thời, chính quyền địa phương nên tăng cường tổ chức các buổi tuyên truyền tại thôn, hướng dẫn trực tiếp về cách nộp hồ sơ trực tuyến. Theo ông, nếu được thực hiện đồng bộ, người dân sẽ dễ dàng cập nhật thông tin, sử dụng dịch vụ công thuận lợi hơn, giảm phụ thuộc vào cán bộ và tiết kiệm nhiều thời gian.

Lê Hanh