Hà Nội: hơn 6.000 đại biểu tham dự tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ khi triển khai chính quyền địa phương 2 cấp

Hội nghị được tổ chức ở điểm cầu chính tại trụ sở Thành ủy Hà Nội đến 178 điểm cầu từ cấp TP đến cơ sở với hơn 6.000 đại biểu tham gia.

Các đại biểu T.Ư và TP Hà Nội tham dự Hội nghị tại điểm cầu Thành ủy Hà Nội.

Hội nghị có ý nghĩa hết sức quan trọng nhằm tăng cường nhận thức, thống nhất chỉ đạo, nâng cao hiệu quả lãnh đạo, tham mưu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, cơ yếu, CNTT, đảm bảo an toàn thông tin trong giai đoạn sắp xếp tố chức bộ máy theo tinh thần Nghị quyết của T.Ư và Thành ủy.

Hội nghị cũng là dịp để các cấp ủy, cơ quan, đơn vị trao đổi, làm rõ những yêu cầu, nhiệm vụ và giải pháp cụ thể, góp phần thực hiện hiệu quả công tác tổ chức bộ máy chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả. Đồng thời đảm bảo an toàn, thông suốt trong công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin và chuyển đổi số ngay từ những ngày đầu thực hiện vận hành bộ máy chính quyền địa phương 2 cấp.

Tại Hội nghị, các đại biểu đã được tập huấn về 2 nội dung: quán triệt, chỉ đạo của Ban Thường vụ Thành ủy về công tác văn thư, lưu trữ, cơ yếu, công nghệ thông tin trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương. Tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ; chỉnh lý, số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ ở lưu trữ các cấp.

Chánh Văn phòng Thành ủy Hà Nội Trần Thanh Hà phát biểu tại Hội nghị.

Phát biểu khai mạc Hội nghị, Chánh Văn phòng Thành ủy Hà Nội Trần Thanh Hà cho biết, trong bối cảnh cả nước, Thủ đô đang diễn ra quá trình sắp xếp bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương và triển khai mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, tất cả 30 quận, huyện, thị ủy và 526 xã, phường kết thúc hoạt động; 126 xã, phường được thành lập mới đặt ra rất nhiều công việc cần phải triển khai.

Trong đó ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phải chuẩn bị tốt công tác Văn phòng – là giai đoạn cuối gồm (đóng phông lưu trữ, bàn giao tài liệu, tài sản, con dấu, khóa số báo cáo tài chính...) và cũng là giai đoạn bắt đầu để vận hành trơn tru cho một cơ quan, tổ chức (như: mở phông lưu trữ, đăng ký mẫu dấu, khắc dấu, thông báo chữ ký, mẫu dấu, trụ sở làm việc, mở hệ thống tài khoản người dùng, vận hành hệ thống văn bản điều hành, nhận hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan cũ....).

Đồng thời, việc quản lý tập trung thống nhất và giữ gìn bí mật thông tin, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu cấp thiết, cần được triển khai một cách đồng bộ, hiệu quả

Các đại biểu tham dự Hội nghị tại điểm cầu Thành ủy Hà Nội.

Tuy nhiên, thực trạng công tác văn thư, lưu trữ, cơ yếu còn nhiều bất cập như: hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu phát sinh thu về các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử rất nhiều. Trong khi cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu và yếu dẫn đến các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ, thu nộp, chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu… chất lượng còn nhiều hạn chế.

Theo Chánh Văn phòng Thành ủy, thực trạng về cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ hiện nay rất thiếu và hạn chế ở hầu hết các cấp ủy trực thuộc, nhất là cấp xã, phường, thị trấn. Tính đến 30/4/2025, toàn TP có tổng số 587 đơn vị, với tổng số 610 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.

Trong đó, có 42 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách (chiếm 6,88%) tổng số cán bộ làm văn thư, lưu trữ toàn TP; 568/610 cán bộ (chiếm hơn 93%) làm công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời kiêm nhiệm nhiều công tác như: thủ quỹ, tổng hợp, quản trị, hành chính, phục vụ. Có 552/610 (chiếm 90,4% trên tổng số cán bộ làm văn thư, lưu trữ) cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ không được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ.

Cứ trung bình 15 đơn vị mới có 1 cán bộ được bố trí làm văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc văn thư, kiêm lưu trữ. Trong khi đó toàn TP đang quản lý 23.622,9m tài liệu. Riêng 30 quận, huyện ủy có 10.640,5m tài liệu mà chỉ có 30 cán bộ làm văn thư kiêm lưu trữ.

Theo đó, ngoài làm công tác văn thư, mỗi cán bộ này lại quản lý trung bình 350m tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình. Do đó, phần lớn cán bộ làm công tác lưu trữ tại các quận, huyện và xã, phường chỉ trông giữ kho, chưa thực hiện được các nghiệp vụ về lưu trữ dẫn đến công tác lưu trữ chưa được thực hiện đúng quy định.

Quang cảnh Hội nghị tại điểm cầu Thành ủy Hà Nội.

Chánh Văn phòng Thành ủy cũng cho biết, thực trạng hồ sơ, tài liệu thu về các lưu trữ tăng đột biến do sắp xếp, tinh gọn bộ máy. Cụ thể, số lượng tài liệu phát sinh thu về lưu trữ lịch sử Thành ủy trong năm 2025 tăng đột biến do sắp xếp bộ máy khoảng 19.132,6m tài liệu. Số lượng tài liệu về các xã mới nhận về để xử lý nghiệp vụ trước khi nộp vào lưu trữ lịch sử cũng phát sinh nhiều: tài liệu, cơ sở dữ liệu từ 30 quân, huyên, thị ủy và 526 xã phường cũ (khoảng 21.273m tài liệu) tập trung về 126 xã, phường mới.

Chánh Văn phòng Thành ủy bày tỏ tin tưởng rằng với sự chỉ đạo sát sao của các cấp ủy đảng, sự vào cuộc đồng bộ của các cơ quan, tổ chức và tinh thần trách nhiệm cao của mỗi cán bộ, công chức, viên chức, hệ thống văn phòng sẽ vượt qua khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ quản lý thống nhất, tập trung, an toàn cơ sở dữ liệu, tài liệu phông lưu trữ góp phần xây dựng một hệ thống chính trị tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước trong giai đoạn mới.

Trần Long - Ảnh: Thanh Hải