Hà Nội triển khai lưu trữ dự phòng tài liệu, bảo đảm an toàn và sử dụng lâu dài

Phó Chủ tịch Thường trực UBND thành phố Hà Nội Dương Đức Tuấn vừa ký ban hành Kế hoạch số 376/KH-UBND ngày 29-9-2026, triển khai thực hiện Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 12-1-2026 của Thủ tướng Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.

Theo kế hoạch, thành phố sẽ triển khai đồng bộ các nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng; rà soát, thống kê, xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố, lập danh mục tài liệu thuộc diện lưu trữ dự phòng theo quy định.

Cùng với đó, thành phố tổ chức số hóa, tạo lập dữ liệu chủ; phối hợp kiểm tra chất lượng, bàn giao sản phẩm số hóa và dữ liệu chủ để tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng. Việc triển khai sẽ kế thừa kết quả chỉnh lý, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã thực hiện; sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật và nguồn lực hiện có, tránh đầu tư trùng lặp, lãng phí.

Đối tượng thực hiện gồm tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác có các dấu hiệu nhạt màu, đổi màu, rách, thủng lỗ, mủn, giòn, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin.

Đối với tài liệu lưu trữ điện tử, các trường hợp thuộc diện rà soát gồm tài liệu được tạo lập bằng công nghệ lạc hậu, có khả năng bị thay thế; tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.

Trong giai đoạn 2026-2027, thành phố tổ chức tuyên truyền, phổ biến Quyết định số 76/QĐ-TTg và Kế hoạch của UBND thành phố; rà soát hiện trạng tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố; đồng thời rà soát kết quả chỉnh lý, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu đã thực hiện để xác định khối lượng được kế thừa và khối lượng cần tiếp tục thực hiện.

Thành phố sẽ hoàn thành việc rà soát, thống kê, lập Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng theo mẫu hướng dẫn của Bộ Nội vụ và gửi Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) xem xét, tổng hợp.

Trong giai đoạn 2026-2033, thành phố tổ chức số hóa tài liệu thuộc Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng, tạo lập đầy đủ dữ liệu chủ và phối hợp kiểm tra chất lượng sản phẩm số hóa trước khi bàn giao.

Từ năm 2027 đến năm 2033, định kỳ ngày 15-12 hằng năm, thành phố bàn giao sản phẩm số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu số hóa cho Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy định.

Việc số hóa phải bảo đảm tài liệu được chỉnh lý trước khi thực hiện; sản phẩm đáp ứng yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật, nghiệp vụ; dữ liệu chủ được tạo lập đầy đủ, chính xác. Thành phố đồng thời phải bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trong quá trình số hóa, quản lý và lưu trữ dữ liệu.

Sản phẩm số hóa và dữ liệu chủ đủ điều kiện bàn giao được thực hiện theo từng phông, công trình, sưu tập lưu trữ. Phương thức, yêu cầu kỹ thuật bàn giao thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; hồ sơ, biên bản bàn giao được lập và quản lý theo quy định.

Kế hoạch cũng yêu cầu thành phố rà soát, xác định nhu cầu kinh phí, hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, thiết bị và các điều kiện cần thiết trên cơ sở khối lượng tài liệu thuộc diện lưu trữ dự phòng và kết quả đã thực hiện.

Trong đó, ưu tiên sử dụng, kế thừa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị và kết quả đầu tư hiện có; lồng ghép với các chương trình, dự án, đề án, nhiệm vụ có liên quan, tránh đầu tư trùng lặp. Việc đầu tư, mua sắm, thuê dịch vụ và sử dụng ngân sách phải thực hiện theo quy định pháp luật.

Giai đoạn 2034-2035, thành phố tiếp tục quản lý, bảo quản an toàn tài liệu, dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; rà soát, đánh giá kết quả thực hiện; triển khai các nhiệm vụ theo Quyết định số 76/QĐ-TTg và hướng dẫn của Bộ Nội vụ, đồng thời tổng hợp, phục vụ sơ kết, tổng kết theo yêu cầu.