Hậu Covid-19, 'cuộc sống công sở' cũng kết thúc?

Vào mùa xuân năm 1822, Charles Lamb - nhân viên làm ở một trong những văn phòng đầu tiên trên thế giới, công ty East India ở London - đã viết thư cho một người bạn. Nếu như người bạn hào hứng vì được làm việc trong một tòa nhà mang tính cách mạng, hoặc hồi hộp khi trở thành một phần của hệ thống làm thay đổi thế giới mãi mãi (hệ thống bóc lột thuộc địa) những thế kỷ sau đó, thì Lamb chẳng có chút vui vẻ nào.

“Bạn không thể hiểu nó mệt mỏi như nào đâu”, Charles Lamb viết. “Hít thở bầu không khí trong 4 bức tường, ngày này qua ngày khác, trong thời gian vàng của một ngày từ 10h đến 16h”. Bức thư của ông còn có đoạn so sánh sự giống nhau giữa nấm mồ và bàn làm việc ở văn phòng.

Economist mô tả dù công ty East London khét tiếng đã đóng cửa từ những năm 1980, bức thư này vẫn gây tiếng vang cho đến tận bây giờ, bởi vì trong khi các đế chế khác đã sụp đổ, thì “đế chế” văn phòng lại tồn tại suốt trong thời gian dài qua.

“Kích thước” của đế chế này thật đáng kinh ngạc. Dân số của nó lên đến hàng trăm triệu người, đến từ mọi quốc gia trên thế giới. Đế chế này thống trị đường chân trời của các thành phố - những tòa nhà cao nhất không còn là thánh đường hay đền thờ mà trở thành những “chiếc thùng” chứa đầy nhân viên.

Văn phòng phác họa cuộc sống của chúng ta. Nếu bạn là một công dân chăm chỉ của đế chế này, bạn sẽ dành chủ yếu thời gian không ngủ của mình với người đồng nghiệp cáu kỉnh ở bên trái, người dùng đôi dép dự phòng chọc vào chân bạn nhiều hơn cả vợ chồng, người yêu hoặc con cái bạn.

Nhưng viễn cảnh này đang dần biến mất. Từ mùa xuân 2020, gần như chỉ sau một đêm, các văn phòng trên thế giới trống trải, từ New York và Paris, đến Madrid và Milan. Thang máy trống trải đi lên đi xuống tiền sảnh không bóng người, máy làm mát nước không ai sử dụng.

Dường như cuộc sống văn phòng đã kết thúc.

Những định kiến sai lầm

Văn phòng đầu tiên trên thế giới thuộc về các chính phủ hoặc cơ quan bán chính phủ, như công ty East India. Việc điều hành một quốc gia, hay là một thể chế, đòi hỏi nhiều công sức. Quản trị sẽ trở nên đơn giản hơn khi tất cả mọi thứ ở trong cùng một chỗ.

Cách mạng công nghiệp đã thay đổi mọi thứ. Tàu hơi nước đã đưa mọi người đi đến các thành phố, nơi họ thu mình vào bốn bức tường, chôn chân ở bàn làm việc. Công việc vốn chỉ phụ thuộc vào thời tiết, nay trở thành một phần của cuộc sống.

Đó là cách văn phòng được ra đời.

Điều biến đổi mạnh mẽ nhất khi văn phòng xuất hiện không phải là các tòa nhà, mà là thời gian con người ngồi trong đó. Đây là điều xa lạ với các thể chế xã hội trước đây. Mary Beard, giáo sư tại Đại học Cambridge, lưu ý rằng người La Mã ưu tú cố gắng nghỉ càng nhiều càng tốt.

“Sự phân chia giữa giải trí và công việc là ngược lại trong thế giới La Mã (so với chúng ta)", ông nói.

Người La Mã không phải đến một nơi đặc biệt để làm việc. Công cụ làm việc của họ cũng dễ dàng di chuyển được. Hai nghìn năm trước, trong bức thư gửi người bạn Tacitus, Pliny the Younger, nhà văn và luật sư, đã tìm ra một phương pháp làm việc mới tuyệt vời. Thay vì tiếp tục công việc kinh doanh tại bàn giấy, ngày hôm đó ông đã quyết định kết hợp với cuộc săn lợn rừng. Ông Pliny kết luận đây là một cách làm việc hiệu quả vì “tâm trí được khuấy động và bắt đầu nhanh chóng hoạt động khi được tập thể dục”.

Thời gian ngồi tại bàn làm việc của công ty hay được coi là thước đo cho hiệu suất công việc. Ảnh: The Boston Globe.

Rất ít nhân viên văn phòng làm được điều này. Nhiều nơi tin rằng cách hoạt động hiệu quả nhất là bấm giờ và ghi lại thời gian hoàn thành công việc. Thực tế nghiên cứu chỉ ra rằng người lao động làm việc tốt nhất khi họ không bị quan sát hoàn thành việc được giao.

Mặc dù công việc chiếm phần lớn khoảng thời gian chúng ta tỉnh táo nhất trong ngày, mục tiêu khi tới văn phòng chưa bao giờ là để hoàn thành công việc.

Năm 2004, Corinne Maier, nhà phân tâm học người Pháp, lúc đó đang làm việc tại edf - tập đoàn điện lực khổng lồ của Pháp, đã xuất bản cuốn sách có tên Bonjour paresse (Hello Laziness) phê bình văn hóa doanh nghiệp.

Maier lập luận rằng văn phòng là thứ vô dụng và không hỗ trợ năng suất khi người lao động “mất nhiều thời gian đi họp và nói những thuật ngữ, trong khi chả làm việc mấy”. Bà nói rằng bà có thể hoàn thành mọi thứ chỉ trong hai giờ vào buổi sáng. Sau đó, bà bận rộn với các dự án của riêng mình, bao gồm viết luận án học thuật và một số cuốn sách.

Không chỉ vậy, văn phòng còn có hại cho cơ thể. Ngồi nhiều tăng nguy cơ mắc bệnh tim, tiểu đường loại 2, một số bệnh ung thư và tất cả vấn đề về lưng. Văn phòng cũng kéo theo sự bất bình đẳng trong xã hội khi duy trì đặc quyền của nam giới. Ví dụ như một nghiên cứu chỉ ra văn phòng gây ra khó chịu về mặt thể chất cho phụ nữ hơn là đàn ông. Điều hòa chỉnh nhiệt độ phù hợp với một người đàn ông 40 tuổi nặng gần 70 kg, tức là nam giới cảm thấy mát, trong khi nữ giới lạnh run.

Văn phòng cũng thúc đẩy chế độ nam quyền khi không cho phép trẻ em tới văn phòng. Điều này khiến phụ nữ - những người vốn bị đẩy cho phần nhiều công việc chăm sóc nhà cửa và con cái - khó cân bằng giữa nội trợ và công việc.

"Thời của văn phòng đã qua, nó sẽ khó trở lại"

Ngay cả trước khi Covid-19 xuất hiện, sự thống trị của văn phòng đã bắt đầu có xu hướng lung lay do giá thuê mặt bằng tăng, cuộc cách mạng kỹ thuật số và nhu cầu làm việc linh hoạt. Trên khắp thế giới, số người làm việc tại nhà tăng đều đặn theo thời gian và được dự đoán sẽ tăng hơn nữa.

Đại dịch đẩy nhanh xu hướng này. Theo Wall Street Journal, khi Covid-19 làm xáo trộn mọi thứ, một số nhà tuyển dụng nói rằng không gian làm việc chung nên xuất hiện cho các dự án nhóm. Các công ty trong ngành công nghệ và dịch vụ tài chính hiện lên kế hoạch loại bỏ bàn làm việc và cải tạo văn phòng thành phòng họp và phòng chờ, trong khi nhân viên tự hoàn thành công việc cá nhân tại nhà.

Sự thay đổi này cho thấy rằng ngay cả khi các biện pháp phòng dịch được nới lỏng, Covid-19 đã thúc đẩy quá trình tái cấu trúc văn phòng và cách mọi người xử lý công việc.

“Chúng ta đã đi qua cánh cửa một chiều. Đây chắc chắn là một sự thay đổi lâu dài”, Drew Houston - người sáng lập và giám đốc điều hành của công ty công nghệ Dropbox - nhận định.

Dropbox là một trong số các nhà tuyển dụng đang đi theo xu hướng “không bàn làm việc” sau đại dịch. Năm 2020, công ty nói với nhân viên rằng nếu như văn phòng mở cửa trở lại, họ sẽ chuyển các cơ sở thành nơi không dành cho công việc cá nhân, mà biến thành cái công ty gọi là Dropbox Studios cho các cuộc họp và cộng tác nhóm.

Một số nhân viên có thể đến văn phòng một lần/tuần, thậm chí đến mỗi quý một lần. Hầu hết nhân viên sẽ không còn làm việc hàng ngày tại văn phòng Dropbox nữa, nhiều người trong số họ sẽ chuyển nơi ở liên tục nếu họ muốn. Đối tượng không muốn làm việc tại nhà có thể sử dụng không gian làm việc chung. Công ty có thể tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng nhưng cũng có kế hoạch tăng ngân sách đi lại để đưa công nhân tới văn phòng.

“Một trong những mục tiêu của chúng tôi là thực sự giữ được cảm giác kỳ diệu khi (các nhân viên) gặp mặt nhau”, Melanie Collins, Giám đốc nhân sự của Dropbox, cho biết.

Dropbox là một trong những công ty tiên phong loại bỏ bàn cá nhân và xây dựng không gian làm việc nhóm. Ảnh: Dropbox.

Nhiều cuộc khảo sát chỉ ra rằng nhân viên đánh giá cao tính linh hoạt và sự tập trung khi làm việc tại nhà. Trong khi đó, phía quản lý lại cho rằng các cuộc gặp mặt trực tiếp là cần thiết để thiết lập mục tiêu, giải quyết vấn đề hoặc thảo luận về các ý tưởng và sản phẩm mới. Đó là lý do khiến một số nhà tuyển dụng miễn cưỡng từ bỏ hoàn toàn không gian văn phòng.

Phương pháp kết hợp - trong đó nhân viên có thể làm việc tại nhà hoặc tại văn phòng khi họ muốn - cũng có những hạn chế. Ông Houston cho biết nhóm của ông đang nghiên cứu khả năng này, nhưng nó tạo ra một tương lai khó đoán định cho văn phòng bởi có khả năng không có ai đến văn phòng. Đó là lý do nhiều công ty nhấn mạnh không gian văn phòng chỉ nên được sử dụng cho các cuộc họp nhóm đã lên kế hoạch.

“Chúng tôi tự hỏi chúng tôi cần làm gì để thiết lập lại đời sống việc làm? Làm cách nào để công ty có thể mang lại sự linh hoạt cho nhân viên khi làm việc từ xa, mà vẫn bù đắp được tính thiếu kết nối trong cộng đồng”, bà Collins nói.

Tuy nhiên, bỏ bàn làm việc vẫn cần một số điều chỉnh nhất định. Bàn làm việc thường có nhiều chức năng chuyên dụng: Nơi làm việc, giải quyết nỗi buồn, ăn trưa, “bãi rác” để mọi thứ. Ngồi bên cạnh ai đó ngày này qua ngày khác có thể làm sâu sắc thêm mối quan hệ nơi làm việc, tăng tính kết nối cho những đồng nghiệp thường xuyên làm việc cùng nhau.

Tara Wolckenhauer, Giám đốc nhân sự tại ADP, cho biết không gian làm việc cũng mang bản sắc riêng. Sau nhiều tháng làm việc từ xa, cô Wolckenhauer quay trở lại văn phòng tư nhân của mình ở New Jersey và nhận thấy bản thân xúc động một cách bất ngờ.

“Khi tôi mở cửa văn phòng, tôi muốn khóc”, cô chia sẻ. "Thực tế là tôi là con người khác khi ở nơi làm việc, không gian văn phòng của tôi phản ánh con người đó”.

Còn quá sớm để khẳng định liệu văn phòng có biến mất. Giống như bất cứ sự mất mát đột ngột nào, cảm xúc của nhiều người trong chúng ta bị lu mờ bởi những điều mâu thuẫn. Tự dưng được tự do đi lại và làm việc ở bất cứ đâu mình muốn bỗng nhiên khiến văn phòng nhuốm màu hối tiếc và hoài niệm, khi chúng ta lại bắt đầu một ngày làm việc mới tại nhà trong chiếc quần thun chạy bộ.

Làm việc tại nhà giúp nhân viên có thể linh hoạt xử lý công việc. Ảnh: Bloomberg.

Tương lai không bàn làm việc sẽ mang đến nhiều thách thức. Ngoài chi phí và sự phức tạp của việc thiết lập văn phòng tại nhà, nhân viên sẽ cần phải quyết định thời điểm hợp lý nhất để đối mặt với đồng nghiệp hoặc cấp trên.

Một số ngành có khả năng không thể làm việc từ xa. Ngoài ra, những người sử dụng lao động chấp nhận văn hóa làm việc từ xa cho biết các công ty và quản lý sẽ cần học cách linh hoạt hơn với nhân viên. Họ cần nhận ra rằng sẽ xuất hiện những gián đoạn trong công việc và cuộc sống, như chúng đã diễn ra trong suốt đại dịch.

“Tôi nghĩ sẽ cần một bản khế ước xã hội mới, dù là theo luật ngầm hay giấy trắng mực đen. Các nhà tuyển dụng phải từ bỏ tư duy máy móc khi cho rằng người ngồi vào bàn làm việc đúng 8 tiếng mới là nhân viên tạo ra giá trị”, ông Houston nói.

Một số công ty thậm chí đang thúc giục nhân viên xem xét lại cách họ gọi không gian làm việc. Vidyard, nền tảng video dành cho doanh nghiệp có trụ sở tại Canada, không còn gọi các tòa nhà của mình là văn phòng. Thay vào đó, họ gọi đó là “trung tâm cộng tác”.

Nhân viên chủ yếu làm việc tại nhà. Không gian tiếp xúc vật lý được tái cấu trúc thành nơi cho các nhóm trò chuyện và làm việc. Mặc dù công ty vẫn có một số bàn làm việc cá nhân, họ không mong đợi nhân viên sử dụng chúng.

“Văn phòng của bạn là nhà của bạn, nơi bạn làm việc”, Giám đốc điều hành của công ty Michael Litt nói.

Giờ đây, khi ngày càng nhiều người được tiêm vaccine Covid-19, ông Litt hình dung ra viễn cảnh các nhân viên sẽ tới nơi làm việc để thảo luận hoặc họp do họ đã quá mệt mỏi khi phải nhìn vào màn hình máy tính. Ông cũng hy vọng công ty sẽ thu hẹp không gian làm việc và hẹn họp ở quán bar hoặc nhà hàng.

“Cách thức chúng ta làm việc truyền thống sẽ biến mất mãi mãi”, ông kết luận.

Phương Linh