Hộ kinh doanh cần lưu ý gì về hóa đơn điện tử?

Xác định rõ đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Chia sẻ về những điểm mới của Nghị định 254 và Thông tư 91, bà Nguyễn Thị Thanh Hằng, Trưởng Ban Chính sách thuế quốc tế, Cục Thuế cho biết các văn bản được ban hành đồng bộ với Luật Quản lý thuế và có hiệu lực từ ngày 1/7/2026.

Theo đó, điểm đáng chú ý đầu tiên là xác định rõ đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể, từ ngày 1/7/2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Theo bà Hằng, đây không phải quy định hoàn toàn mới mà là bước mở rộng, thống nhất các quy định trước đây theo đúng định hướng của Nghị quyết số 68 về khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Trước đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử; Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng yêu cầu một số hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, bán trực tiếp cho người tiêu dùng trong các lĩnh vực nhất định phải sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

(Ảnh minh họa)

Nghị định 254 tiếp tục mở rộng phạm vi áp dụng khi quy định tất cả hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên đều thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Bên cạnh đó, hộ, cá nhân kinh doanh khi bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử, không phụ thuộc ngưỡng doanh thu.

Đối với hộ kinh doanh mới thành lập hoặc năm trước chưa đạt doanh thu 1 tỷ đồng nhưng trong năm phát sinh doanh thu từ mức này trở lên, việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ được thực hiện sau 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế đạt ngưỡng.

Trong khi đó, các hộ kinh doanh chưa thuộc diện bắt buộc vẫn có thể chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nếu có nhu cầu.

Bà Hằng lưu ý, ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng được xác định trên tổng doanh thu của người nộp thuế từ tất cả các kênh bán hàng, không tính riêng theo từng cửa hàng, gian hàng hay địa điểm kinh doanh.

Một điểm đáng chú ý khác là hộ, cá nhân kinh doanh đã sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, bảo đảm truyền dữ liệu đến cơ quan thuế thì không bắt buộc phải chuyển sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Người bán được lựa chọn giải pháp hóa đơn phù hợp với mô hình kinh doanh nhưng phải bảo đảm lập hóa đơn đầy đủ, đúng thời điểm và không trùng lặp.

Ngoài ra, một mã số thuế có thể sử dụng cho nhiều cửa hàng, địa điểm kinh doanh, tuy nhiên trên hóa đơn phải thể hiện đúng tên, mã và địa chỉ của địa điểm phát sinh giao dịch.

Đối với việc lập hóa đơn thay, hộ, cá nhân kinh doanh được phép ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế hoặc bên thứ ba nếu đáp ứng điều kiện tại Thông tư 91. Việc ủy nhiệm phải được thực hiện bằng hợp đồng, hóa đơn phải thể hiện thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Đáng lưu ý, việc các sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho hộ kinh doanh không đồng nghĩa với việc được lập hóa đơn thay. Hoạt động này chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận ủy nhiệm theo quy định.

Nhiều quy định mới tạo thuận lợi cho hộ kinh doanh đa kênh

Theo bà Hằng, Nghị định 254 cũng bổ sung nhiều quy định nhằm đáp ứng thực tiễn hoạt động kinh doanh trên nền tảng số và bán hàng đa kênh.

Đối với giao dịch qua sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số, người bán có quyền yêu cầu đơn vị vận hành nền tảng cung cấp thông tin về người mua, giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái đơn hàng để xác định đúng thời điểm lập hóa đơn. Quy định này giúp liên kết dữ liệu giữa đơn hàng, thanh toán, giao hàng và hóa đơn.

Về thông tin người mua trên hóa đơn, nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp có mã số thuế thì hóa đơn phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ và mã số thuế. Trường hợp người mua là người tiêu dùng nhưng không cung cấp thông tin thì hóa đơn ghi "bán cho người tiêu dùng". Những hóa đơn này không được sử dụng để hạch toán chi phí hoặc kê khai thuế của tổ chức, cá nhân kinh doanh khác.

Nghị định cũng khuyến khích hộ kinh doanh thể hiện nhóm ngành hàng tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn theo định dạng dữ liệu XML gửi cơ quan thuế, góp phần phục vụ quản lý thuế theo từng ngành nghề và đúng tỷ lệ thuế áp dụng.

Một điểm mới đáng chú ý là hộ kinh doanh được lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo đối với các giao dịch phát sinh vào ban đêm nếu chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động. Quy định này hỗ trợ các hộ kinh doanh hoạt động ban đêm, bán hàng qua livestream hoặc nhận đơn ngoài giờ, nhưng không được lợi dụng để gộp doanh thu hoặc trì hoãn việc lập hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, dữ liệu phải được chuyển đến cơ quan thuế vào cuối ngày. Nếu xảy ra sự cố bất khả kháng khiến không thể lập hoặc truyền dữ liệu đúng hạn, người bán phải hoàn thành việc lập, gửi hóa đơn trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi khắc phục sự cố và lưu giữ hồ sơ chứng minh nguyên nhân.

Nghị định 254 cũng đơn giản hóa việc xử lý hóa đơn sai sót. Với những lỗi không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc tên hàng hóa, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế mà không phải lập lại hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, nếu có sai sót phải lập hóa đơn thay thế; trường hợp chỉ thiếu hoặc sai dữ liệu giao dịch đã gửi thì chỉ cần bổ sung thông tin.

Bên cạnh đó, Nghị định quy định rõ cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh. Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh; trường hợp không có địa điểm kinh doanh cố định thì nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.

Cuối cùng, Nghị định tăng cường quyền lợi của người tiêu dùng và thúc đẩy tính tuân thủ của người bán. Người mua tiếp tục được tham gia các chương trình khuyến khích lấy hóa đơn như "Hóa đơn may mắn", đồng thời pháp luật bổ sung cơ chế khen thưởng đối với người tiêu dùng phản ánh hành vi không lập hoặc không giao hóa đơn.