Khảo sát Ricoh: 81% lãnh đạo thừa nhận công nghệ đi trước đào tạo

Ngày 21/10/2026, Ricoh USA công bố kết quả khảo sát Workplace Technology Adoption Gap 2026, phản ánh khoảng cách đáng chú ý giữa kỳ vọng của lãnh đạo doanh nghiệp và trải nghiệm thực tế của nhân viên khi sử dụng công nghệ tại nơi làm việc, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo (AI).

Theo khảo sát, 81% người tham gia quyết định đầu tư công nghệ thừa nhận tổ chức của họ triển khai đầu tư công nghệ mới nhanh hơn tốc độ hỗ trợ nhân viên học cách sử dụng hiệu quả.

Đáng chú ý, dù 91% người ra quyết định tin tưởng khoản đầu tư vào AI đang mang lại giá trị như kỳ vọng, 53% nhân viên lại cho biết các công cụ AI gây trở ngại hoặc làm phát sinh thêm công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Kết quả cho thấy việc trang bị công nghệ mới chưa đồng nghĩa với cải thiện trải nghiệm làm việc. Khoảng cách giữa quyết định đầu tư và khả năng ứng dụng của người lao động có thể trở thành rào cản đối với quá trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp.

Doanh nghiệp đầu tư AI nhưng nhân viên chưa khai thác hiệu quả

Báo cáo của Ricoh cho thấy 75% nhân viên được khảo sát sử dụng công cụ AI trong công việc ít nhất một lần mỗi tuần, trong đó 51% sử dụng hằng ngày. Tuy nhiên, tần suất sử dụng cao không đồng nghĩa với việc công nghệ luôn phát huy hiệu quả.

Có 55% nhân viên cho biết thời gian dành cho việc quản lý các công cụ công nghệ tại nơi làm việc ảnh hưởng đến năng suất của họ.

Trong bốn nhóm công nghệ được khảo sát, gồm công cụ giao tiếp và cộng tác, truy cập thông tin và dữ liệu, quản lý quy trình làm việc và công cụ AI, AI là nhóm được nhân viên đánh giá mang lại mức cải thiện năng suất thấp nhất.

Khoảng cách nhận thức còn thể hiện ở việc sử dụng công nghệ cho những nhiệm vụ có giá trị cao. Trong khi 79% người ra quyết định cho rằng nhân viên thường xuyên ứng dụng công nghệ mới như AI để tập trung vào các công việc này, tỷ lệ nhân viên xác nhận thực tế chỉ đạt 48%.

Vấn đề đào tạo tiếp tục bộc lộ sự khác biệt. Có 76% người ra quyết định cho biết tổ chức cung cấp chương trình đào tạo trước khi yêu cầu nhân viên sử dụng công cụ mới. Tuy nhiên, chỉ 52% nhân viên ghi nhận điều tương tự.

Khảo sát của Ricoh tại Mỹ và Canada cho thấy khoảng cách giữa kỳ vọng của lãnh đạo và trải nghiệm sử dụng công nghệ của người lao động. Nguồn: Ricoh USA.

Khi được hỏi những yếu tố nào có thể giúp tăng cường sử dụng công nghệ, 36% nhân viên lựa chọn được đào tạo hoặc hướng dẫn thực hành nhiều hơn. Bên cạnh đó, 35% mong muốn có thêm thời gian học hỏi, luyện tập và tích hợp công nghệ vào công việc.

Ông Carsten Bruhn, Chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành Ricoh Bắc Mỹ, nhận định AI chỉ tạo ra giá trị khi giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, thay vì bổ sung thêm những tầng phức tạp. Theo ông, chiến lược ứng dụng công nghệ cần bắt đầu từ nhu cầu của con người và cách thức công việc thực sự được thực hiện.

Thiếu kết nối công nghệ làm gia tăng rủi ro quản trị

Khảo sát cũng chỉ ra những vấn đề liên quan đến khả năng kết nối giữa các hệ thống công nghệ trong doanh nghiệp. Có 70% người ra quyết định đánh giá công nghệ của tổ chức được tích hợp tốt giữa các bộ phận, nhưng chỉ 55% nhân viên đưa ra đánh giá tương tự.

Đồng thời, 76% nhân viên cho rằng công việc sẽ thuận lợi hơn nếu các công cụ, hệ thống và quy trình họ đang sử dụng có khả năng kết nối tốt hơn. Tình trạng thiếu đồng bộ không chỉ tạo thêm thao tác mà còn đặt ra những vấn đề về quản trị dữ liệu và an toàn thông tin.

Theo Ricoh, 45% nhân viên thừa nhận sử dụng các công cụ chưa được tổ chức phê duyệt để hoàn thành công việc thuận tiện hơn, với tần suất ít nhất mỗi tháng một lần.

Đối với AI, 90% người ra quyết định cho rằng nhân viên đã có hướng dẫn rõ ràng về cách sử dụng có trách nhiệm. Tuy nhiên, chỉ 66% nhân viên đồng tình với nhận định này.

Sự chênh lệch cho thấy doanh nghiệp có thể đã xây dựng quy định sử dụng công nghệ nhưng chưa bảo đảm tất cả người lao động đều hiểu và áp dụng đầy đủ.

Một phát hiện khác là 71% người ra quyết định khẳng định tổ chức thường tham khảo ý kiến nhân viên trước khi triển khai công nghệ mới, trong khi chỉ 43% nhân viên cho biết họ được tham gia quá trình này.

Đặc biệt, 60% nhân viên nhận thấy có sự khác biệt giữa những công cụ tổ chức cho rằng hữu ích và những công cụ thực sự đáp ứng nhu cầu làm việc của họ.

Đào tạo nhân lực cần đi cùng chuyển đổi số

Khảo sát được TRUE Global Intelligence, bộ phận nghiên cứu thuộc FleishmanHillard, thiết kế và Big Village thực hiện trực tuyến từ ngày 3 đến 11/9/2026.

Tổng cộng 2.017 người tham gia, gồm 1.511 nhân viên và 506 người có vai trò ra quyết định trong doanh nghiệp tại Mỹ và Canada. Những người được khảo sát đều làm việc toàn thời gian tại các tổ chức có từ 10 lao động trở lên.

Kết quả cũng ghi nhận mối liên hệ giữa việc tham khảo ý kiến người lao động và hiệu quả ứng dụng công nghệ. Trong nhóm nhân viên cho biết doanh nghiệp thường xuyên tham khảo ý kiến trước khi triển khai công nghệ, 92% đánh giá công cụ AI và tự động hóa giúp cải thiện năng suất. Tỷ lệ này ở nhóm ít hoặc không được tham khảo ý kiến là 72%.

Tuy nhiên, đây là khảo sát dựa trên đánh giá của người tham gia, không phải phép đo năng suất độc lập. Những tỷ lệ trên cũng chưa đủ để khẳng định việc tham khảo ý kiến nhân viên trực tiếp tạo ra mức tăng năng suất tương ứng.

Đối với doanh nghiệp Việt Nam, kết quả nghiên cứu đặt ra vấn đề đáng quan tâm trong quá trình chuyển đổi số và ứng dụng AI: đầu tư vào phần mềm, hạ tầng công nghệ cần được triển khai đồng bộ với đào tạo kỹ năng, hướng dẫn sử dụng và đánh giá hiệu quả thực tế.

Thay vì chỉ theo dõi số lượng công cụ được triển khai hoặc số tài khoản AI được cấp, doanh nghiệp cần quan tâm đến mức độ thành thạo của nhân viên, thời gian tiết kiệm được trong quy trình làm việc và khả năng kiểm soát dữ liệu.

Dù kết quả khảo sát tại Mỹ và Canada không thể suy rộng thành thực trạng tại Việt Nam, những phát hiện của Ricoh cho thấy một vấn đề cần được kiểm chứng tại các doanh nghiệp trong nước: liệu tốc độ đầu tư cho công nghệ và AI có đang vượt quá khả năng đào tạo, thích ứng của lực lượng lao động?