Làm chủ chế độ 'Tập trung' trên điện thoại và máy tính

Cách cấu hình mục Người và Ứng dụng được phép thông báo trên điện thoại thông minh làm nổi bật các thao tác lựa chọn danh bạ ưu tiên nhận cuộc gọi khẩn cấp cùng cơ chế kích hoạt tính năng nhận diện cuộc gọi lặp lại. Đồ hoạ: Thái Bình

“Ô nhiễm” thông báo số

Trong nhịp sống công sở hiện đại, chiếc điện thoại thông minh cùng máy tính làm việc đã trở thành những công cụ bất ly thân của mỗi cán bộ, công chức và người lao động. Thế nhưng, cùng với sự tiện lợi vượt bậc, các thiết bị điện tử này cũng đang biến thành nguồn cơn gây xao nhãng trầm trọng bởi hiện tượng “ô nhiễm” thông báo bủa vây không ngừng nghỉ. Các nghiên cứu khoa học hành vi đã chỉ ra rằng, mỗi khi bị phân tâm bởi một hồi chuông báo hoặc một ánh chớp sáng trên màn hình, não bộ con người phải mất từ 15 đến 20 phút chỉ để tái lập mạch tư duy và sự tập trung cao độ ban đầu. Chuỗi ngắt quãng liên tục ấy làm phân mảnh hoàn toàn thời gian làm việc thực tế, biến ngày làm việc thành một chuỗi những phản xạ chắp vá, khiến hiệu suất lao động sụt giảm nặng nề và làm gia tăng cảm giác kiệt sức tinh thần vào cuối ngày.

Đối mặt với tình trạng trên, đa phần người dùng công sở thường rơi vào hai thái cực hành vi đối lập nhưng đều mang lại kết quả bất cập do bị chi phối bởi hội chứng tâm lý sợ bị bỏ lỡ thông tin. Nhóm người thứ nhất chọn giải pháp tình thế là gạt nút tắt âm thanh hoàn toàn hoặc chuyển sang chế độ im lặng tuyệt đối, song cách làm cực đoan này lại nhanh chóng dẫn tới những sự cố đáng tiếc khi vô tình bỏ lỡ cuộc gọi hỏa tốc từ lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo đột xuất của đơn vị hay tin báo khẩn cấp từ gia đình. Ở thái cực ngược lại, nhóm người thứ hai vì lo sợ bỏ lỡ công việc nên chấp nhận để chuông và thông báo réo liên hồi suốt cả ngày, chấp nhận làm việc trong sự căng thẳng triền miên và luôn bị cuốn theo những cuộc hội thoại tán gẫu không hồi kết. Việc làm chủ một công cụ điều tiết thông báo thông minh chính là chìa khóa then chốt để mỗi cá nhân tự dựng lên một “lá chắn số” vững chắc, bảo vệ trọn vẹn sự tập trung của bản thân mà vẫn duy trì mạch kết nối thông suốt với những đầu mối thực sự quan trọng.

Thiết lập bộ lọc tập trung trên đa nền tảng thiết bị

Để thiết lập không gian làm việc số yên tĩnh và khoa học, người sử dụng hoàn toàn có thể tận dụng ngay các tính năng có sẵn trên điện thoại iPhone chạy hệ điều hành iOS mà không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm trung gian nào. Thao tác bắt đầu bằng việc truy cập vào phần Cài đặt của máy, tìm chọn mục Tập trung, sau đó nhấn vào dấu cộng ở góc phải phía trên màn hình để khởi tạo một chế độ hoàn toàn mới hoặc chọn ngay mục Làm việc đã được hệ thống gợi ý sẵn.

Trọng tâm của bước này nằm ở việc thiết lập danh sách ngoại lệ bằng cách nhấn vào mục Người, đánh dấu chọn Cho phép thông báo từ rồi thêm vào số điện thoại của lãnh đạo quản lý trực tiếp, vợ chồng hoặc người thân trong gia đình để bảo đảm các cuộc gọi cấp bách luôn được kết nối tức thì. Tiếp theo, người dùng chuyển sang mục Ứng dụng để cấu hình bộ lọc phần mềm, chỉ chọn giữ lại những ứng dụng phục vụ trực tiếp cho nhiệm vụ chuyên môn như thư điện tử Gmail, ứng dụng Lịch công tác hay bảng tiến độ Trello, đồng thời ẩn toàn bộ thông báo từ mạng xã hội và các nền tảng thương mại điện tử. Để quy trình diễn ra trơn tru mà không cần bận tâm bật tắt thủ công mỗi ngày, người dùng chỉ cần chọn mục Đặt lịch trình và ấn định khung giờ tự động kích hoạt cố định từ 8 giờ đến 11 giờ 30 phút và từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ các ngày làm việc trong tuần.

Quy trình ba bước tối ưu hóa không gian làm việc số bao gồm thao tác ấn định khung giờ làm việc tập trung tự động, thiết lập danh bạ liên lạc khẩn cấp dự phòng và khởi động phiên làm việc sâu trên hệ thống máy vi tính. Đồ hoạ: Thái Bình

Đối với những người sử dụng điện thoại chạy hệ điều hành Android, việc cấu hình chế độ Không làm phiền cũng được thực hiện rất thuận tiện thông qua vài thao tác chạm gạt nhanh chóng. Người dùng chỉ cần vuốt nhẹ thanh trạng thái từ cạnh trên màn hình xuống dưới, sau đó chạm giữ vào biểu tượng Không làm phiền hoặc đi vào phần Cài đặt, chọn mục Âm thanh và rung rồi bấm vào dòng Không làm phiền. Điểm mấu chốt tại giao diện này là việc thiết lập các trường hợp ngoại lệ trong mục Cho phép gián đoạn, nơi người dùng sẽ tiến hành thêm những số liên lạc quan trọng vào danh sách Danh bạ yêu thích để hệ thống luôn ưu tiên đổ chuông khi họ gọi tới. Đặc biệt, người dùng nhất thiết phải kích hoạt tính năng Cuộc gọi lặp lại, một cơ chế an toàn thông minh giúp điện thoại tự động phát chuông cảnh báo, nếu như cùng một số thuê bao cố gắng gọi lại lần thứ hai trong vòng 15 phút, bảo đảm không bao giờ để lọt những tình huống hỏa tốc từ người thân hay cơ quan.

Song song với điện thoại, máy tính làm việc chạy hệ điều hành Windows cũng cung cấp giải pháp chặn đứt xao nhãng mang tên Phiên tập trung. Người dùng có thể dễ dàng khởi động tính năng này bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows cùng phím chữ N hoặc nhấp chuột vào cụm hiển thị ngày giờ ở góc phải dưới thanh tác vụ, sau đó bấm chọn nút Tập trung để kích hoạt phiên làm việc sâu kéo dài 25 phút hoặc 45 phút tùy theo nhu cầu xử lý hồ sơ. Trong suốt thời gian bộ đếm ngược hoạt động, hệ điều hành sẽ tự động triệt tiêu toàn bộ các biểu tượng thông báo bật lên từ trình duyệt web cũng như các phần mềm nhắn tin trên máy vi tính, tạo ra một khoảng không gian tĩnh lặng tuyệt đối cho thị giác. Hơn thế nữa, đối với những người sở hữu nhiều thiết bị trong cùng một hệ sinh thái, việc kích hoạt tính năng Chia sẻ trên các thiết bị trong cài đặt của Apple sẽ giúp một lệnh bật chế độ làm việc trên iPhone tự động đồng bộ sang cả máy tính bảng và máy tính cá nhân. Đối với môi trường hỗn hợp giữa máy tính Windows và điện thoại Android, tiện ích Liên kết điện thoại sẽ hỗ trợ người dùng theo dõi nhanh nhật ký cuộc gọi và tin nhắn khẩn ngay trên màn hình máy tính mà không cần phải nhấc điện thoại lên kiểm tra, triệt tiêu hoàn toàn thói quen cầm máy vô thức.

Việc chủ động làm chủ chế độ “Tập trung” trên các thiết bị công nghệ giúp người lao động xây dựng một không gian làm việc số văn minh, ngăn chặn triệt để tình trạng phân mảnh tư duy do thông báo rác gây ra. Bằng cách thiết lập bộ lọc thông minh cho người liên hệ khẩn cấp kết hợp cùng cơ chế hẹn giờ tự động, mỗi cá nhân hoàn toàn có thể yên tâm dứt điểm nhiệm vụ chuyên môn đúng hạn mà không lo bỏ sót việc hệ trọng.