Làm sao để SME áp dụng công nghệ mà không bị quá tải?

Vấn đề nằm ở cách doanh nghiệp áp dụng công nghệ mà không có một chiến lược rõ ràng dẫn dắt. Điểm bắt đầu của chuyển đổi không nằm ở công nghệ, mà nằm ở tư duy vận hành. Một SME chỉ thật sự ứng dụng công nghệ hiệu quả khi trả lời được câu hỏi: Mình muốn công nghệ giải quyết vấn đề gì?

Nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm vì thấy người khác dùng, hoặc vì nhà cung cấp thuyết phục khéo. Nhưng không có công nghệ nào sửa được một quy trình rối rắm, một mô hình kinh doanh thiếu rõ ràng, hoặc một đội ngũ chưa quen làm việc có kỷ luật. Công nghệ chỉ phóng đại những gì đã có, nên nếu nền tảng chưa ổn, áp dụng công nghệ chỉ tạo thêm rối ren.

Tối ưu từng bước nhỏ chính là con đường bền vững để SME tiến vào kỷ nguyên số mà không bị kiệt sức.

Khi đã xác định đúng điểm nghẽn, SME cần bắt đầu từ những công cụ đơn giản nhất. Công nghệ phù hợp không phải là thứ “xịn” nhất, mà là thứ đội ngũ dễ sử dụng nhất. Một phần mềm quản lý bán hàng đơn giản nhưng mọi nhân viên đều dùng thành thạo còn có giá trị gấp nhiều lần so với một hệ thống phức tạp mà không ai muốn mở. Tư duy đúng không phải là “dùng nhiều”, mà là “dùng đủ”. Chỉ khi doanh nghiệp làm chủ được những công cụ nền tảng, họ mới sẵn sàng nâng cấp lên các hệ thống lớn hơn.

Yếu tố then chốt để tránh quá tải chính là quản trị sự thay đổi. Bất kỳ công nghệ nào khi đưa vào đều chạm đến thói quen, và thói quen rất khó thay đổi nếu không có chiến lược dẫn dắt. SME thường mắc sai lầm khi áp dụng công nghệ theo kiểu cho nhân viên một phần mềm mới rồi yêu cầu phải dùng ngay. Điều đó giống như giao một chiếc ô tô cho người chưa biết lái. Đội ngũ cần được hướng dẫn rõ mục đích, lợi ích và cách sử dụng trong công việc hằng ngày.

Sự chấp nhận của nhân sự không đến từ mệnh lệnh, mà đến từ việc họ cảm thấy công nghệ đang giúp công việc của họ nhẹ đi chứ không phải nặng thêm. Song song với đào tạo, SME cần chuẩn hóa quy trình trước khi đưa công nghệ vào. Nếu quy trình kinh doanh và vận hành đang mơ hồ, không có hệ thống nào có thể cứu được. Công nghệ chỉ chính xác khi quy trình rõ ràng. Doanh nghiệp cần biết thông tin nào phải được ghi nhận, bước nào cần được tự động hóa, ai chịu trách nhiệm tại từng khâu. Khi mọi thứ đã được chuẩn hóa, công nghệ chỉ đơn giản là bước tiếp theo để tăng tốc.

Cuối cùng, SME cần hiểu rằng công nghệ không phải là dự án ngắn hạn. Đó là hành trình liên tục, bắt đầu nhỏ, tăng tốc đúng lúc và điều chỉnh thường xuyên. Việc đánh giá hiệu quả phải dựa trên dữ liệu thật, không dựa vào cảm tính. Một công nghệ tốt là công nghệ giúp doanh nghiệp đo lường rõ ràng hơn, ra quyết định nhanh hơn và tiết kiệm được thời gian cho những việc quan trọng.

Khi doanh nghiệp nhỏ biết cách chọn công nghệ đúng vấn đề, đúng thời điểm và phù hợp với năng lực đội ngũ, công nghệ trở thành trợ thủ mạnh mẽ chứ không phải gánh nặng. Tối ưu từng bước nhỏ chính là con đường bền vững để SME tiến vào kỷ nguyên số mà không bị kiệt sức.

Điều doanh nghiệp cần không phải là chạy theo xu hướng, mà là xây dựng tư duy sử dụng công nghệ như một công cụ chiến lược giúp vận hành tinh gọn và tăng trưởng bền vững.

ThS. Trần Gia Thông