Làm sao để thưởng Tết 2025 được tính vào chi phí hợp lý?

Tết đến xuân về là thời điểm người lao động háo hức mong chờ khoản thưởng Tết, hay còn được gọi là Tháng lương thứ 13 - một khoản thưởng đầy ý nghĩa từ doanh nghiệp. Họ thường xem đây như một khoản “bắt buộc không thể thiếu” dành cho mình, mặc dù xét về mặt pháp lý thì đây không phải là khoản bắt buộc đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khoản thưởng Tết 2025 được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành trong sự cẩn trọng, nhằm tránh các rắc rối không đáng có hoặc bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa lợi nhuận một cách hợp pháp.

Một số điều kiện quan trọng

Theo quy định hiện hành, để khoản thưởng Tết được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện quan trọng. Đầu tiên, khoản chi này phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải chứng minh được rằng việc thưởng Tết nhằm động viên, giữ chân người lao động hoặc giúp nâng cao hiệu quả làm việc của họ. Thưởng Tết không đơn thuần là một “phép lịch sự”, mà còn là chiến lược nhân sự quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững. Một khoản thưởng hợp lý sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài, thu hút người giỏi, cải thiện tinh thần làm việc của người lao động, xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt đẹp mà còn không làm tăng chi phí tiền lương. Điều này đặc biệt quan trọng vì tiền thưởng theo quy định sẽ không được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội và các loại bảo hiểm khác cho người lao động.

Thưởng Tết không đơn thuần là một “phép lịch sự”, mà còn là chiến lược nhân sự quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững. Ảnh: Lê Vũ

Kế tiếp, để khoản thưởng được tính vào chi phí hợp lý, mức thưởng và điều kiện nhận thưởng phải được ghi rõ ràng trong một trong các văn bản chính thức, như hợp đồng lao động hay phụ lục hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của doanh nghiệp hoặc quyết định thưởng do tổng giám đốc hay chủ tịch hội đồng quản trị ký. Trong số này, quy chế thưởng được khuyến khích ban hành nhất nhờ tính thống nhất, minh bạch và tiện lợi của nó. Hiện nay, pháp luật không quy định cụ thể về mẫu quy chế thưởng trong doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu quy chế thưởng sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình. Giám đốc hoặc tổng giám đốc sẽ là người có quyền ban hành quy chế thưởng, trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác.

Hơn thế nữa, sau khi ban hành quy chế thưởng, doanh nghiệp cần có quyết định thưởng cụ thể cho năm 2025 khi thực hiện việc chi thưởng. Nếu khoản chi được thực hiện bằng tiền mặt, doanh nghiệp cần có phiếu chi. Trong trường hợp chuyển khoản, cần có ủy nhiệm chi làm cơ sở chứng minh để khoản chi này được xác định là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc hạch toán và thực hiện chi thưởng phải được thực hiện trong năm tài chính trước thời điểm quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp muốn khoản chi thưởng được ghi nhận vào năm tài chính hiện tại.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải có quy chế thưởng không?

Theo quy định hiện hành, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải ban hành quy chế thưởng. Tuy nhiên, việc không có quy chế thưởng sẽ khiến doanh nghiệp gặp khá nhiều bất cập. Thứ nhất, nếu không có quy chế thưởng, doanh nghiệp sẽ phải ghi mức thưởng và điều kiện nhận thưởng vào từng hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng lao động, hoặc thỏa ước lao động tập thể (nếu có). Khi chính sách thưởng thay đổi, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh thủ công từng hợp đồng lao động một. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn làm tăng nguy cơ không nhất quán về nội dung giữa các hợp đồng, dễ dẫn đến tranh chấp hoặc hiểu lầm giữa doanh nghiệp và người lao động. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong việc ghi chép cũng có thể làm thay đổi bản chất chính sách thưởng, gây bất lợi cho cả hai bên.

Thứ hai, việc không có quy chế thưởng cũng gây khó khăn khi doanh nghiệp muốn đưa khoản thưởng này vào chi phí hợp lý được trừ của mình. Quy chế thưởng là căn cứ pháp lý rõ ràng và dễ dàng để chứng minh với cơ quan thuế rằng khoản chi thưởng đã được hoạch định và thực hiện một cách nhất quán. Nếu không có quy chế thưởng, doanh nghiệp sẽ phải mất công giải trình và có nguy cơ bị cơ quan thuế loại khoản thưởng này ra khỏi chi phí hợp lý, dẫn đến gánh nặng thuế không đáng có cho doanh nghiệp.

Thứ ba, quy chế thưởng giúp tạo sự minh bạch và công bằng giữa các nhóm lao động khác nhau trong doanh nghiệp. Khi tiêu chí và mức thưởng được quy định rõ ràng, người lao động sẽ cảm thấy yên tâm hơn trong công việc, hạn chế tình trạng hiểu nhầm hoặc xảy ra tranh chấp không đáng có. Ngoài ra, việc ban hành quy chế thưởng còn giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự và kế toán, tránh việc phải giải thích riêng lẻ cho từng trường hợp hoặc phải cập nhật điều kiện thưởng vào từng hợp đồng lao động.

Vai trò của tổ chức đại diện người lao động

Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (thường là công đoàn cơ sở) đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực thi quy chế thưởng. Trước tiên, công đoàn cơ sở có trách nhiệm tham gia ý kiến khi doanh nghiệp xây dựng quy chế thưởng, đảm bảo rằng chính sách thưởng đáp ứng quyền lợi hợp lý của người lao động. Thông qua công đoàn cơ sở, người lao động có thể gửi phản hồi, kiến nghị hoặc đề xuất về nội dung quy chế thưởng tại từng thời điểm, tạo điều kiện để cả hai bên hiểu nhau hơn.

Ngoài ra, công đoàn cơ sở còn có vai trò giám sát việc thực hiện quy chế thưởng. Họ đảm bảo rằng doanh nghiệp thực hiện chính sách thưởng đã công bố một cách công bằng và minh bạch. Nếu phát hiện sai lệch hoặc vi phạm, công đoàn cơ sở có thể đại diện cho người lao động để làm việc với doanh nghiệp hoặc thậm chí cơ quan quản lý lao động địa phương (trong trường hợp khiếu nại), nhằm giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh.

Tóm lại, thưởng Tết 2025 không chỉ là câu chuyện tài chính, mà còn là cách để doanh nghiệp thể hiện sự trân trọng đối với người lao động, xây dựng hình ảnh tích cực và thúc đẩy sự gắn bó lâu dài của họ. Dù pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải có quy chế thưởng, nhưng việc xây dựng một quy chế thưởng rõ ràng, minh bạch và phù hợp là điều vô cùng cần thiết. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp tránh những tranh chấp không đáng có mà còn tạo cơ sở vững chắc để khoản thưởng trở thành chi phí hợp lý khi tính thuế.

Tết là dịp để doanh nghiệp và người lao động cùng nhìn lại một năm đã qua, đặt nền móng cho những thành công mới. Vì thế, hãy xây dựng chính sách thưởng thông minh để cả doanh nghiệp và người lao động đều được đón một mùa xuân tràn đầy niềm vui và hy vọng.

(*) Chủ tịch Câu lạc bộ Giám đốc pháp chế doanh nghiệp

LS. Nguyễn Hữu Phước(*)