Làm trợ lý cho nhà siêu giàu, 3 giờ sáng vẫn phải hỗ trợ 'thượng đế'

Ông Richard Lewis – giám đốc Insignia cho biết, hầu hết các khách hàng tìm tới dịch vụ của công ty để đặt ‘tour’ du lịch. Nhưng đội ngũ nhân viên của công ty có thể đáp ứng bất cứ yêu cầu nào khác của khách hàng.

Jennifer - một trợ lý cá nhân của Insignia

Một ngày điển hình của Jennifer – một trong những trợ lý làm việc cho Insignia – bắt đầu từ 7 giờ sáng. 8 giờ cô có mặt ở văn phòng. Bữa sáng của cô, nếu có, thường là một chút sữa chua Hy Lạp hoặc một quả chuối.

Jennifer mất khoảng nửa tiếng để đi tàu điện tới văn phòng.

Mặc dù 9 giờ mới là giờ làm việc chính thức nhưng Jennifer đủng đỉnh ngồi vào bàn từ 8 giờ 30 phút. Nửa tiếng này, cô kiểm tra email và nhâm nhi cà phê.

Đúng 9 giờ, họ có một cuộc họp. Hiện tại, văn phòng New York có tất cả 10 nhân viên. Những chuyên gia về mua sắm, du lịch, ăn uống sẽ ngồi tại chỗ để xử lý các yêu cầu của khách hàng, trong khi những trợ lý cá nhân như Jennifer cần phải làm việc chung và giữ liên lạc với nhau.

Việc đầu tiên cô phải làm hôm nay là tới cửa hàng của Cartier để chọn một món quà.

Giao dịch diễn ra trong phòng VIP của Cartier – khu vực dành cho những khách hàng thích trải nghiệm sự riêng tư khi mua sắm.

‘Một chiếc đồng hồ đặc biệt’ là món quà mà vị khách yêu cầu để tặng vợ nhân dịp 15 năm ngày cưới.

Xong việc, cô lại ghé qua cửa hàng Polo Bar để đặt chỗ cho bữa tối của khách. Đây là nhà hàng đầu tiên của Ralph Lauren ở New York và được đánh giá là một trong những nhà hàng nổi tiếng nhất thành phố.

Khai trương vào năm 2015, Polo Bar chuyên phục vụ các món ăn cổ điển kiểu Mỹ. Nó cũng được mệnh danh là nhà hàng ‘kênh kiệu’ nhất ở New York.

Trừ khi bạn là người nổi tiếng, còn nếu không, gần như bạn không thể đặt được bàn ở đây, thậm chí là không đặt được cả một chỗ ở quầy bar. Nếu muốn đặt chỗ, bạn phải chờ ít nhất 1 tháng.

Việc của Jennifer là xác nhận rằng cô sẽ có một bàn ở vị trí đẹp cho bữa tối nay của khách – một chỗ ngồi yên tĩnh, không gần nhà bếp hay cửa cuốn bởi vì vợ vị khách này không thích thế. Cô cũng phải đảm bảo rằng trên bàn sẽ được đặt sẵn một chai Dom Perignon – loại rượu sâm-panh yêu thích của người vợ.

Sau khi xong việc ở Polo Bar, Jennifer quay trở lại văn phòng. Trên đường về, cô dừng ở Starbucks để mua một cốc cà phê – thứ tiếp năng lượng cho cô vào buổi chiều.

Với vị khách tiếp theo, cô có nhiệm vụ tìm hiểu về khu nghỉ dưỡng trượt tuyết lớn nhất Nhật Bản - Niseko.

Tiếp theo, Jennifer tới Bergdorf’s – cửa hàng bách hóa hạng sang - để mua một chiếc áo khoác. Chiếc áo này được chuẩn bị cho chuyến trượt tuyết ở Nhật Bản của khách hàng và nó phải là áo lông thú. Cô chọn một chiếc có giá 4.000 USD.

Với món quà kỷ niệm ngày cưới từ Cartier và chiếc áo khoác từ Bergdorf trong tay, cô đi thẳng đến một sân bay dành cho trực thăng để giao hàng cho khách.

Cô sử dụng ứng dụng Blade – nơi giúp khách hàng thuê chung những chuyến trực thăng với quãng đường ngắn. Đây là một lựa chọn vận chuyển ưa thích của các khách hàng siêu giàu ở Insignia.

Lúc này đã là chiều muộn và Jennifer phải quay về văn phòng.

Cô có một cuộc họp với các trợ lý khác. Mặc dù, một trợ lý sẽ được chỉ định phục vụ một khách hàng nào đó, nhưng các trợ lý thường xuyên trao đổi và hỗ trợ nhau.

Sau cuộc họp, Jennifer thay trang phục sang trọng để tới khách sạn Plaza dự sự kiện của một thành viên Insignia.

Sự kiện kéo dài từ 7 giờ 30 phút tới 9 giờ 30 phút. Cô có mặt để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Ngoài việc giúp hỗ trợ các sự kiện của khách hàng, Insignia còn tổ chức các sự kiện tri ân khách hàng của mình theo mùa.

‘Sự kiện tri ân khách hàng thường được tổ chức mỗi mùa 1 lần. Khách hàng của chúng tôi di chuyển rất nhiều, vì thế nó thường được tổ chức vào thời điểm khi hầu hết khách đang ở New York’ – Jennifer chia sẻ.

Trong lúc đang dự sự kiện, Jennifer liên tục ra ngoài để giải quyết một trường hợp khẩn cấp của khách hàng. Những trường hợp khẩn cấp thường liên quan tới việc nhỡ chuyến bay. Lúc này, Jennifer sẽ phải xử lý để kiểm soát thiệt hại cho khách hàng và cố gắng đưa họ đến đó càng sớm càng tốt.

Cô về nhà vào khoảng 10 giờ 30 phút. Không phải ngày nào Jennifer cũng về muộn như vậy, thường là khoảng 6 giờ 30 đến 8 giờ tối.

Nhưng cô cũng thường xuyên nhận được các cuộc gọi vào nửa đêm. ‘Mỗi tuần, tôi nhận được 3-4 cuộc gọi vào lúc 3 giờ sáng. Các trợ lý cá nhân thường phải làm việc nhiều khi ở nhà, vì thế điện thoại và máy tính luôn phải trong tình trạng mở. Về cơ bản, bạn sẽ nhận được điện thoại vào tất cả các giờ, vì thế điện thoại luôn được đặt trên đầu giường’.

Họ cũng luôn phải có phương án B đề phòng các ‘thượng đế’ của mình thay đổi kế hoạch vào phút cuối.

N. Thảo(Theo Business Insider)