Lễ tân Ngoại giao: Chuyện những người đứng sau cánh gà

Các cán bộ Cục lễ tân Nhà nước chụp ảnh lưu niệm với Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao Phạm Bình Minh tại Hội nghị Cấp cao ASEAN lần thứ 37, tháng 11/2020 (tác giả đứng ngoài cùng, bìa phải).

Cơ duyên

Tôi bắt đầu chập chững những bước đầu tiên trong con đường ngoại giao vào năm 2010 sau khi tốt nghiệp Cử nhân Quan hệ Quốc tế, Đại học Quan hệ Quốc tế Moscow Liên bang Nga với tư cách là cán bộ hợp đồng ngắn hạn tiếng Nga tại Vụ châu Âu, Bộ Ngoại giao.

Tôi vẫn còn nhớ như in cái ngày cuối tháng 7 năm ấy. Lần đầu tiên tôi được Lãnh đạo Vụ châu Âu giao tham gia tổ chức Tham vấn chính trị Việt Nam – Uzbekistan.

Đó cũng là lần đầu tiên tôi được tiếp xúc và cùng với cán bộ Cục Lễ tân Nhà nước phụ trách phối hợp đón, tiễn đoàn ở sân bay; lên danh sách tham dự hội đàm và chiêu đãi.

Năm 2011, tôi chính thức trúng tuyển kỳ thi tuyển dụng công chức Bộ Ngoại giao với ngoại ngữ thi tuyển là tiếng Nga. Theo kế hoạch tôi sẽ được điều động về phòng Nga-SNG của Vụ châu Âu nhưng mọi chuyện đã thay đổi sau một cơ duyên.

Trong quá trình tham gia Khóa Bồi dưỡng tiền công vụ của Bộ năm 2011, tôi được học lớp giới thiệu về công tác lễ tân dành cho các công chức mới được tuyển dụng do thầy Phạm Việt Chiến (cán bộ Ban Nghiên cứu của Cục lễ tân Nhà nước) giảng dạy. Đó cũng là thời điểm trong tôi nhen nhóm tình yêu, một cái duyên với nghề lễ tân ngoại giao.

Chân dung tác giả.

Kết thúc khóa Bồi dưỡng tiền công vụ, tôi mạnh dạn lên Cục Lễ tân Nhà nước xin gặp Lãnh đạo Cục đề đạt nguyện vọng về Cục công tác.

May thay sau vài lần phỏng vấn trực tiếp với Lãnh đạo Cục, tôi đã nhận được quyết định điều động của Bộ về công tác tại Cục vào đúng năm Cục kỷ niệm 65 năm thành lập.

Đến nay, đúng tròn 10 năm tôi công tác tại Cục và luân chuyển nhiệm kỳ ở nước ngoài, tôi có thể tự tin khẳng định con đường đồng hành cùng Cục Lễ tân Nhà nước với tôi là đúng đắn và phù hợp với khả năng và lòng đam mê của mình.

10 năm kể từ ngày nhận được quyết định điều động về Cục, tôi được công tác trong môi trường làm việc năng động nhưng tỉ mỉ, thú vị nhưng cần cẩn thận, nhiều thách thức nhưng cũng nhiều cơ hội.

Được lãnh đạo Cục qua các thời kỳ, các đồng nghiệp giúp đỡ và được tiếp xúc, trực tiếp tham gia đón/tổ chức các đoàn Lãnh đạo Cấp cao giúp tôi thu nhận được nhiều kiến thức đối ngoại, nghiệp vụ lễ tân vững chắc.

Đó cũng là tiền đề góp phần vào việc tôi đạt được học bổng toàn phần của Chính phủ Vương quốc Bỉ cho khóa học Thạc sỹ Khoa học Chính trị sau này.

"Siêu-nhân-không-ngủ"

Sau 4 năm làm việc tại Cục Lễ tân Nhà nước, tôi được Bộ biệt phái sang Ban Thư ký Quốc gia Đại hội đồng Liên minh Nghị viện Thế giới lần thứ 132 đặc trách công tác lễ tân phục vụ Hội nghị với nhiệm vụ chính là phụ trách công tác đào tạo, tập huấn và điều phối hơn 600 liên lạc viên (LO) và tình nguyện viên (VO) phục vụ hơn 160 đoàn các quốc gia với hơn 2000 đại biểu tham dự IPU-132, đến thời điểm hiện tại giữ kỷ lục lớn nhất về số lượng đoàn và khách mời tham dự hội nghị quốc tế tại Việt Nam.

Tác giả (hàng đầu, thứ 2 từ phải) là cán bộ lễ tân tham gia phục vụ các hoạt động trong khuôn khổ Chương trình Đại hội đồng Liên minh Nghị viện Thế giới lần thứ 132.

Trong thời gian tập huấn và tổ chức hội nghị, bộ đàm của tôi gần như hoạt động hết công suất, điện thoại lúc nào cũng trong tình trạng sắp hết pin. Có những cuộc điện thoại tới lúc 1-2 giờ đêm và cả những email điều động được thông báo lúc 4 giờ sáng.

Sau Hội nghị, tôi được các LO, VO IPU-132 gọi đùa là “siêu-nhân-không-ngủ” bởi tôi tâm niệm cán bộ điều phối LO chính là cầu nối giữa các đoàn đại biểu và Ban tổ chức. LO cần sự giúp đỡ nghĩa là các đoàn đang cần hỗ trợ. Đó chính là lúc Ban Tổ chức bày tỏ sự chu đáo và trọng thị của nước chủ nhà.

"Thót tim" ở Qatar

Trong thời gian công tác nhiệm kỳ tại Đại Sứ quán Việt Nam tại Qatar, tôi được tham gia đón đoàn của Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Thị Kim Ngân tham dự Đại hội đồng lần thứ 140 Liên minh Nghị viện thế giới (IPU - 140) tại Doha, Qatar.

Tháp tùng Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Thị Kim Ngân tham dự Đại hội đồng Liên minh Nghị viện Thế giới lần thứ 140 tại Đô-ha, Qatar.

Hẳn nhiều cán bộ ngoại giao đã từng công tác nhiệm kỳ đều biết rõ sự khó khăn và vất vả lớn nhất của các Cơ quan Đại diện nhỏ, gọn với chỉ có khoảng 6-7 cán bộ (hoặc ít hơn) là đón đoàn cấp cao.

Với kinh nghiệm của cán bộ lễ tân đã từng làm đoàn và tham gia tổ chức IPU-132, cùng với lãnh đạo Đại sứ quán và các đồng nghiệp, tôi đã chủ động, chuẩn bị chu đáo và cẩn thận nhất có thể để sẵn sàng đón đoàn một cách hoàn chỉnh và lường trước các sự cố có thể xảy ra.

Khi chuyên cơ ta đã rời Paris sau chuyến thăm chính thức Cộng hòa Pháp của Chủ tịch Quốc hội được 2 tiếng, Bộ Ngoại giao Qatar gọi điện cho Đại sứ thông báo đề nghị chuyển sân bay hạ cánh của chuyên cơ. Bạn bảo đảm việc không lưu Qatar sẽ dẫn chuyên cơ của ta hạ cánh an toàn tại Sân bay Quân sự Hoàng gia Doha cách Sân bay Quốc tế Hamad (sân bay ta đã chuẩn bị đón Chủ tịch Quốc hội) hơn 20 cây số; các công việc còn lại phục vụ đón đoàn, Bộ Ngoại giao bạn đề nghị ta thu xếp trong vòng 2 tiếng để đảm bảo tất cả phải có mặt 3 tiếng trước giờ chuyên cơ hạ cánh để kiểm tra an ninh.

Viễn cảnh chuyên cơ hạ cánh xuống không có Đại sứ, không có đoàn xe quả thực là một ác mộng với bất kỳ cán bộ ngoại giao nào. Nếu không phải là cán bộ lễ tân am hiểu địa bàn, tôi nghĩ viễn cảnh tồi tệ đó có thể đã trở thành hiện thực.

Sự cố đòi hỏi cán bộ phải xử lý tình huống nhanh nhưng phải rất cẩn thận; phải thông báo kịp thời và đầy đủ cho tất cả các bên cần thiết từ Vietnam Airlines, các đơn vị phục vụ mặt đất của sân bay, đoàn xe thuê, xe hành lý đến cộng đồng người Việt Nam ở Qatar tham gia đón đoàn,…

Kinh nghiệm lễ tân ngoại giao đã giúp tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Mọi công tác chuẩn bị đón đoàn cấp cao vẫn được diễn ra kịp thời, là khởi đầu cho một chuyến thăm “đầu xuôi đuôi lọt” được Lãnh đạo Cấp cao đánh giá cao, góp phần vào thành công chung của chuyến thăm.

Lễ tân thời Covid-19

Đầu tháng 4/2021, Cục Lễ tân Nhà nước kỷ niệm 75 năm ngày thành lập Cục cũng là thời điểm tôi cùng các đồng nghiệp nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho chuyến công du nước ngoài đầu tiên của tân Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính tham dự Hội nghị Cấp cao ASEAN tại Indonesia trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19.

Kinh nghiệm 10 năm công tác lễ tân giờ đây trở thành những kiến thức cơ bản để xử lý, phối hợp trong công tác tổ chức đoàn thời kỳ Covid-19 với nhiều thách thức hơn.

Ngoài chương trình hoạt động, chúng tôi cần phải quan tâm đến những yêu cầu liên quan đến y tế của nước chủ nhà, những yêu cầu kiểm tra xét nghiệm Covid-19 trước khi rời Hà Nội và sau khi hạ cánh tại Indonesia, kịch bản chi tiết của từng hoạt động của Lãnh đạo cấp cao đảm bảo yêu cầu phòng chống dịch.

Tập thể cán bộ, nhân viên Cục Lễ tân Nhà nước.

Đoàn lên đường an toàn mới chỉ là phần “đầu xuôi”, chúng tôi tiếp tục phối hợp với các đơn vị trong và ngoài Bộ tổ chức cách ly cho đoàn sau khi về Việt Nam tại Binh đoàn số 11 mới là phần hoàn thành “đuôi lọt”.

Những kinh nghiệm công tác tổ chức đoàn đi trong thời kỳ Covid-19 cũng là tiền đề để triển khai xây dựng Quy trình đón đoàn trong bối cảnh Covid-19 nhằm đảm bảo nhiệm vụ công tác đối ngoại đồng thời thực hiện nghiêm các quy định phòng chống dịch.

Nghề lễ tân ngoại giao có vất vả không?

Câu trả lời luôn luôn là CÓ đi cùng những sự căng thẳng, khó khăn nhưng phải cố gắng tối đa để không có sơ suất.

Nghề lễ tân ngoại giao có xứng đáng không? Câu trả lời cũng là CÓ khi những sự vất vả và căng thẳng sẽ được đền đáp bởi thành công chung của hoạt động đối ngoại nước nhà và cả những lời cảm ơn, những lời hỏi thăm của Lãnh đạo các cấp.

Nhân dịp kỷ niệm 76 năm thành lập ngành Ngoại giao (28/8/1945-28/8/2021), ôn lại một vài kỷ niệm công tác của cán bộ trẻ so với truyền thống vẻ vang của ngành ngoại giao có vẻ khập khiễng, tuy nhiên cũng rất đáng tự hào, nhiều niềm vui cùng những kỷ niệm khó quên.

Là một cán bộ trẻ của Bộ Ngoại giao, tiếp nối truyền thống vẻ vang của Ngành của các thế hệ đi trước, chúng tôi sẵn sàng kề vai sát cánh với bạn bè, đồng nghiệp, tiếp tục phấn đấu, quyết tâm hơn nữa, vượt qua khó khăn để ngày càng đạt nhiều thành tích vẻ vang, đóng góp xứng đáng vào việc xây dựng nền ngoại giao Việt Nam toàn diện, hiện đại trong thời gian tới.