Minh chứng điện tử giúp các trường tiết kiệm nguồn lực, giảm chi phí khi KĐCLGD

Từ ngày 25/01/2025, Thông tư 22/2024/TT-BGDĐT sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định ban hành kèm theo các Thông tư số 17/2018/TT-BGDĐT, Thông tư số 18/2018/TT-BGDĐT và Thông tư số 19/20218/TT-BGDĐT về kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận đạt chuẩn quốc gia đối với trường mầm non, trường tiểu học, trường trung học cơ sở và trường phổ thông có nhiều cấp học chính thức có hiệu lực.

Một trong những điểm đáng chú ý ở Thông tư số 22/2024/TT-BGDĐT là nhà trường được sử dụng minh chứng bằng hình thức văn bản điện tử trong hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận trường đạt chuẩn quốc gia đối với trường đáp ứng quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư.

Theo một số lãnh đạo, quản lý giáo dục, điểm mới này đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giáo dục, đặc biệt là quy định sử dụng minh chứng bằng văn bản điện tử trong kiểm định chất lượng và công nhận trường chuẩn quốc gia. Quy định mới không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, tăng tính minh bạch và thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện trong hệ thống giáo dục.

Các trường tiết kiệm nguồn lực, chi phí

Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, ông Nguyễn Văn Hưng, Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo Thành phố Quảng Ngãi (tỉnh Quảng Ngãi) nhận định, việc Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư số 22/2024/TT-BGDĐT cho phép các trường học sử dụng minh chứng dưới dạng văn bản điện tử trong hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận trường đạt chuẩn quốc gia, đây là một bước tiến quan trọng trong việc thúc đẩy chuyển đổi số trong giáo dục.

Việc áp dụng văn bản điện tử trong kiểm định chất lượng giáo dục mang lại nhiều lợi ích. Những lợi ích đầu tiên có thể dễ dàng nhận thấy là tiết kiệm nguồn lực và chi phí. Về tăng cường hiệu quả trong công tác quản lý, sử dụng văn bản điện tử giúp các cơ sở giáo dục quản lý tài liệu một cách hệ thống, dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác kiểm định và công nhận chuẩn quốc gia.

Bên cạnh đó, các cơ sở giáo dục sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí. Việc chuyển đổi từ văn bản giấy sang điện tử giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

Kiểm tra công tác triển khai thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng, công nghệ thông tin, thư viện trường học trên địa bàn huyện Văn Quan, Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn. Ảnh: Sở Giáo dục và Đào tạo Lạng Sơn.

Cùng chia sẻ về nội dung này, bà Lã Hải Yến, Phó Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn cho rằng, Thông tư 22/2024/TT-BGDĐT sửa đổi, bổ sung các Thông tư 17, 18, và 19 về kiểm định chất lượng giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia đã có những thay đổi đáng kể, phù hợp hơn với thực tế.

Theo bà Yến, ở mọi cấp học, công tác kiểm định đều dựa trên các tiêu chuẩn chính về cơ sở vật chất, trang thiết bị, đội ngũ, công tác truyền thông và chất lượng. Tuy nhiên, các quy định trước đây chưa thực sự hiệu quả và những sửa đổi trong Thông tư 22 sẽ giúp khắc phục những hạn chế này.

“Một điểm nổi bật của Thông tư 22 là việc áp dụng công nghệ số trong kiểm định chất lượng. Việc lưu trữ minh chứng trên hệ thống trực tuyến thay vì sử dụng tài liệu giấy, sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Các văn bản minh chứng có thể được số hóa, lưu trữ và sao lưu trên hệ thống máy tính, giúp giảm thiểu thời gian, chi phí in ấn và tránh tình trạng hư hỏng hoặc thất lạc. Điều này cũng hỗ trợ các đoàn kiểm định dễ dàng tra cứu thông tin qua mã QR hoặc hệ thống lưu trữ khoa học, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình kiểm định.

Các minh chứng cho công tác kiểm định thường rất nhiều và chi tiết, nên việc số hóa sẽ giúp việc tra cứu nhanh chóng và thuận tiện hơn. Minh chứng bằng giấy qua thời gian dễ bị hư hỏng, nhưng khi lưu trữ trên hệ thống, dữ liệu sẽ được bảo quản tốt hơn và dễ dàng truy cập khi cần”, bà Yến nhấn mạnh.

Tại Lạng Sơn, Ủy ban nhân dân tỉnh mới đây đã ban hành kế hoạch kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận trường đạt chuẩn quốc gia năm 2025 (Kế hoạch số 273/KH-UBND). Mục tiêu cụ thể, 100% các cơ sở giáo dục thực hiện công tác kiểm định chất lượng giáo dục và xây dựng trường học đạt chuẩn quốc gia theo đúng các văn bản hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Hoàn thành công tác kiểm định chất lượng làm cơ sở cho việc công nhận mới 16 trường học đạt chuẩn quốc gia và công nhận kết quả duy trì 70 trường học đạt chuẩn quốc gia và 1 Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên trong năm 2025.

Sở Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm chỉ đạo các nhà trường thực hiện tốt quy trình kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận trường học đạt chuẩn quốc gia đảm đảm chất lượng, đáp ứng yêu cầu. Chủ trì tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho các đơn vị, cá nhân thực hiện công tác tự đánh giá và đánh giá ngoài. Giám sát, chỉ đạo các nhà trường thực hiện kế hoạch cải tiến chất lượng để không ngừng duy trì và nâng cao chất lượng trường học đạt chuẩn quốc gia.

Ông Đặng Hồng Cường, Phó giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Lạng Sơn (bên phải). Ảnh: Sở Giáo dục và Đào tạo Lạng Sơn.

Ông Đặng Hồng Cường, Phó giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Lạng Sơn cho hay, trong công tác kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận đạt chuẩn quốc gia năm nay, các trường được sử dụng văn bản điện tử giúp giảm thời gian chuẩn bị, in ấn, gửi nhận tài liệu. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các trường ở vùng sâu, vùng xa tại Lạng Sơn, nơi điều kiện vận chuyển và cơ sở hạ tầng còn hạn chế.

Theo ông Cường, việc sử dụng minh chứng bằng hình thức văn bản điện tử trong hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận trường đạt chuẩn quốc gia có các lợi ích và gỡ khó đối với các cơ sở giáo dục cụ thể trên địa bàn tỉnh. Lạng Sơn có nhiều trường học ở vùng núi xa xôi, nơi việc vận chuyển tài liệu giấy tốn nhiều thời gian và chi phí; quy định mới cho phép gửi minh chứng bằng văn bản điện tử sẽ giảm bớt áp lực này từ đó tăng cường khả năng tham gia vào các quy trình kiểm định và công nhận trường chuẩn quốc gia mà không bị cản trở bởi khoảng cách địa lý.

Bên cạnh đó, các trường sẽ tiết kiệm nguồn lực, giảm chi phí trong quá trình kiểm định chất lượng giáo dục. Các trường không cần đầu tư lớn vào in ấn hoặc tổ chức các cuộc họp trực tiếp để cung cấp minh chứng. Tài liệu điện tử có thể được chia sẻ qua hệ thống trực tuyến, tiết kiệm chi phí đáng kể.

Văn bản điện tử dễ dàng lưu trữ, tra cứu và chia sẻ mà không sợ mất mát, hư hỏng như tài liệu giấy; các hệ thống quản lý tài liệu điện tử còn hỗ trợ tính năng bảo mật, đảm bảo an toàn cho dữ liệu, giảm thiểu rủi ro sai sót và đảm bảo tính chính xác trong việc cung cấp minh chứng.

Tăng cường ứng dụng công nghệ trong quản lý giáo dục, nâng cao năng lực số

Ngoài việc tiết kiệm được nguồn lực và chi phí cho các trường, nội dung mới trong Thông tư 22 còn được đánh giá sẽ tăng cường ứng dụng công nghệ trong quản lý giáo dục và nâng cao năng lực số hóa đối với cán bộ quản lý và giáo viên.

Theo Phó giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Lạng Sơn, quy định mới trong Thông tư 22/2024/TT-BGDĐT còn đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý tài liệu điện tử vào các quy trình hành chính, giúp giảm thiểu sử dụng giấy tờ truyền thống, từ đó tăng cường hiệu quả quản lý và điều hành góp phần nâng cao tính minh bạch, hiện đại hóa quy trình kiểm định và công nhận trường chuẩn quốc gia, đồng thời hỗ trợ các cơ sở giáo dục thích nghi với xu thế số hóa.

Việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử là một bước tiến lớn trong việc hiện đại hóa công tác hành chính tại các cơ sở giáo dục ở Lạng Sơn, góp phần nâng cao năng lực công nghệ số cho đội ngũ cán bộ quản lý và giáo viên.

Ông Nguyễn Văn Hưng cũng đánh giá, việc sử dụng minh chứng bằng văn bản điện tử trong kiểm định chất lượng giáo dục là một phần của quá trình chuyển đổi số trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành. Điều này thể hiện sự cam kết của ngành giáo dục trong việc ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng quản lý và điều hành, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số quốc gia.

Việc số hóa tài liệu, minh chứng điện tử giúp giảm bớt khối lượng công việc liên quan đến giấy tờ, giảm tải công việc hành chính cho phép nhân viên trường học tập trung hơn vào nhiệm vụ chuyên môn. Văn bản điện tử dễ dàng được kiểm tra, đối chiếu, giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch, chính xác trong quá trình kiểm định.

Ứng dụng minh chứng điện tử không chỉ giúp các cơ sở giáo dục tiết kiệm chi phí mà còn khuyến khích họ đầu tư vào hạ tầng công nghệ, từ đó nâng cao năng lực số của đội ngũ quản lý, giáo viên và nhân viên trong đơn vị.

Tuy nhiên, ông Hưng cũng lưu ý, để thực hiện công việc hiệu quả, các cơ sở giáo dục cần phải số hóa hồ sơ và xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu đủ lớn để quản lý thông tin. Việc thuê mướn hạ tầng công nghệ thông tin hiện nay vẫn còn gặp nhiều rào cản do chưa có hướng dẫn thực hiện cụ thể. Cần phải có các hướng dẫn và hỗ trợ để các cơ sở giáo dục có thể nhanh chóng tiếp cận và áp dụng.

Thùy Trang