Mỗi cán bộ, công chức, viên chức sẽ có một hồ sơ điện tử gắn mã định danh

Theo nghị định, mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất (mã định danh hồ sơ điện tử) phục vụ công tác quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử. Hồ sơ điện tử này bao gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức.

Nghị định thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm duy trì tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu.

Từ 1/7, sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức. Ảnh: VGP.

Sơ yếu lý lịch điện tử

Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với quá trình hình thành hồ sơ điện tử và gắn với một hồ sơ điện tử duy nhất của mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Mã số của sơ yếu lý lịch điện tử được sử dụng thống nhất với mã định danh của hồ sơ điện tử.

Cấu trúc của sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Nguồn dữ liệu tạo lập sơ yếu lý lịch điện tử từ dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức.

Cập nhật hồ sơ điện tử trong quá trình làm việc, công tác

Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật kịp thời các thông tin, dữ liệu cá nhân khi phát sinh thay đổi vào hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của các thông tin, dữ liệu đã cập nhật.

Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật thường xuyên các thông tin, dữ liệu phát sinh từ nghiệp vụ quản lý cán bộ, công chức, viên chức vào hồ sơ điện tử, đồng thời đồng bộ vào cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ khi phát sinh thông tin.

Đối với các dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức được tạo lập từ hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, hệ thống có trách nhiệm tự động cập nhật vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức chậm nhất 1 ngày sau khi quy trình xử lý nghiệp vụ hoàn tất.

Đối với các dữ liệu phát sinh từ nghiệp vụ quản lý của các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức phối hợp với cơ quan chủ quản các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin liên quan thực hiện đồng bộ dữ liệu định kỳ hằng tuần để thu thập, đối chiếu và cập nhật vào hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức.

Trường hợp các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chưa được hình thành hoặc chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, việc cập nhật dữ liệu được thực hiện trực tiếp vào hồ sơ điện tử bởi cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức.

Sử dụng hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức

Thành phần hồ sơ điện tử trong cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức được sử dụng thay thế các thành phần hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và cấp có thẩm quyền.

Trong trường hợp do yêu cầu nghiệp vụ phải sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức khai thác hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trên cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, chuyển đổi sang bản giấy để sử dụng. Việc chuyển đổi sang bản giấy từ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử.

Cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức không được yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức cung cấp lại thông tin, thành phần hồ sơ đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, trừ trường hợp cần thiết nhằm đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức.

Trường hợp phát hiện thông tin, dữ liệu có sai lệch, cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật thông tin, dữ liệu thuộc phạm vi thẩm quyền của mình lên hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chỉ được truy cập, khai thác hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật khi có sự đồng ý của người đó thông qua thông điệp điện tử. Bên cạnh đó, cán bộ, công chức, viên chức có quyền rút lại ý kiến đã đồng ý.

Trường hợp phục vụ công tác cán bộ, cơ quan quản lý hoặc cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức được phép truy cập, xem hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi thẩm quyền và nhiệm vụ được giao và có nghĩa vụ bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.

Đối với dữ liệu và hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc danh mục bí mật Nhà nước, cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan chủ quản hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm triển khai các giải pháp, biện pháp cần thiết để bảo đảm bí mật trong quá trình quản lý, lưu trữ, truyền đưa và sử dụng trên môi trường điện tử theo quy định của pháp luật.

Việc sao lưu, trích xuất, quản lý, sử dụng dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật Nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, pháp luật về cơ yếu.

Nghị định 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/7/2026.

Hà Anh

Theo Cổng TTĐT Chính phủ