Một con tem, 125 quốc gia và lời cam kết đúng hẹn của Việt Nam

Tòa nhà trụ sở Bộ Ngoại giao. (Nguồn: Bộ Ngoại giao)

Một chứng nhận thay cho cả chuỗi thủ tục

Mẫu chứng nhận Apostille của Việt Nam triển khai từ 11/9/2026. (Nguồn: Bộ Ngoại giao)

Trong các năm qua, tấm bằng đại học muốn được trường nước ngoài chấp nhận phải qua thủ tục ở cả hai đầu: Chứng nhận trong nước, rồi xác nhận tiếp tại cơ quan đại diện của nước sẽ dùng. Chiều ngược lại cũng tương tự.

Chuỗi thủ tục này bắt nguồn từ việc các quốc gia chưa thể mặc nhiên công nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ công của nhau. Công ước Apostille thay thế cơ chế xác nhận qua nhiều khâu bằng một cơ chế công nhận thống nhất: Cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được lập cấp một chứng nhận duy nhất, để giấy tờ được sử dụng trực tiếp tại các nước thành viên khác.

Mỗi thành viên mới đều có sáu tháng để các nước còn lại bày tỏ ý kiến. Thời hạn của Việt Nam khép lại vào tháng 7/2026 với sự chấp thuận của tuyệt đại đa số quốc gia thành viên, trong đó có hầu hết những nước có nhiều giấy tờ qua lại với Việt Nam như: Hàn Quốc, Nhật Bản, Hoa Kỳ, Trung Quốc…

Bớt một thủ tục, ai được lợi

Sau khi Công ước có hiệu lực, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ không còn phải hợp pháp hóa lãnh sự đối với những giấy tờ công thuộc phạm vi được Công ước miễn, do các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam cấp. Một khâu thủ tục, một khoản phí, một lần kiểm tra được cắt bỏ.

Có những thủ tục một quốc gia không thể đơn phương cắt bỏ: Việt Nam bỏ yêu cầu ở phía mình không có nghĩa giấy tờ của người Việt Nam sẽ được miễn thủ tục tương ứng ở nước ngoài. Lối ra là một cam kết quốc tế, qua đó tạo cơ sở để những thay đổi trong pháp luật và thực tiễn của mỗi bên được thực hiện đồng bộ - đúng với yêu cầu đưa các cam kết quốc tế vào pháp luật trong nước được Nghị quyết số 59-NQ/TW của Bộ Chính trị về hội nhập quốc tế trong tình hình mới đặt ra đầu năm 2025.

Theo số liệu ước tính, mỗi năm có khoảng gần 700.000 lượt giấy tờ công qua lại giữa Việt Nam và nước ngoài. Hưởng lợi trước hết là những người phải đi qua nhiều khâu chỉ để hoàn tất một bộ giấy tờ như du học sinh, người lao động, người Việt Nam ở nước ngoài, người kết hôn có yếu tố nước ngoài. Với doanh nghiệp, hồ sơ được xử lý nhanh hơn đồng nghĩa với việc dự án, hợp đồng cũng có thể được triển khai nhanh hơn.

Công tác triển khai và những điều cần lưu ý

Tháng 12/2025, Chính phủ đồng ý gia nhập Công ước tại Nghị quyết số 407/NQ-CP và Việt Nam nộp văn kiện ngay trong tháng. Nghị định hướng dẫn thi hành được xây dựng để có hiệu lực cùng thời điểm Công ước có hiệu lực tại Việt Nam, bảo đảm không có khoảng trống giữa cam kết quốc tế và pháp luật trong nước.

Cơ chế mới không dựng từ con số không: Nó vận hành trên nền dữ liệu hơn 200.000 mẫu chữ ký, hơn 118.000 con dấu, không lập thêm tổ chức, không tăng biên chế. Bộ Ngoại giao đã hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương, cơ quan đại diện và tổ chức hội nghị phổ biến ngày 10/9 cho hơn 450 đại biểu.

Tính đến ngày 15/9/2026, Cơ quan cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam đã tiếp nhận 620 hồ sơ và cấp 4517 chứng nhận Apostille.

Cùng với việc từng bước triển khai chứng nhận Apostille điện tử và phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận cho địa phương, cơ chế mới sẽ tiếp tục được đơn giản hóa trong thời gian tới, qua đó, rút ngắn quy trình và thời gian xử lý, giảm chi phí cho người dân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Apostille không chỉ rút ngắn một thủ tục. Quan trọng hơn, đó là cách Việt Nam biến một cam kết hội nhập thành một thay đổi cụ thể, để giấy tờ của người dân được đi xa hơn, nhanh hơn và thuận lợi hơn.

APOSTILLE là gì?

Áp dụng giữa Việt Nam và 125 quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam kể từ ngày 11/9/2026.

Cơ quan cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam: Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.

Tra cứu thông tin: https://www.hcch.net/ → chọn “English” → Instruments → 1961 Apostille Convention