Mùa cao điểm Tết và 'bài toán' hợp thức chi phí đầu vào của hộ kinh doanh quán ăn

Bước vào giai đoạn cao điểm dịp Tết Nguyên đán, các hộ kinh doanh quán ăn, nhà hàng thường chứng kiến lượng khách tăng đột biến, kéo theo nhu cầu nhập thêm thực phẩm tươi sống như thịt, cá, rau củ từ các chợ truyền thống. Tuy nhiên, cùng với cơ hội doanh thu là nỗi lo âm ỉ: làm thế nào để kê khai thuế đúng quy định khi phần lớn nguyên liệu đầu vào không có hóa đơn?

Đây không phải câu chuyện cá biệt, mà là vấn đề mang tính phổ biến, phản ánh những thách thức thực tế trong quá trình chuyển đổi từ phương thức quản lý đơn giản sang cơ chế kê khai, minh bạch theo chuẩn mực pháp luật thuế hiện hành.

KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO: CÓ PHẢI “BẾ TẮC” KHI KÊ KHAI THUẾ?

Trong thực tiễn kinh doanh dịch vụ ăn uống, việc mua nguyên liệu từ các tiểu thương nhỏ lẻ tại chợ truyền thống là điều khó tránh khỏi. Không phải người bán nào cũng thuộc diện bắt buộc xuất hóa đơn, đặc biệt là các hộ, cá nhân có doanh thu dưới ngưỡng quy định. Điều này khiến nhiều hộ kinh doanh lo ngại chi phí đầu vào sẽ bị loại khi kê khai, dẫn đến tăng nghĩa vụ thuế hoặc rủi ro bị truy thu.

Tuy nhiên, pháp luật thuế hiện hành không “đóng cửa” với thực tế này. Ngược lại, hệ thống quy định đã dự liệu rõ các tình huống đặc thù và cho phép hộ kinh doanh lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn như một căn cứ hợp thức hóa chi phí.

Theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, bảng kê mua hàng hóa chỉ áp dụng trong những trường hợp người bán không thể xuất hóa đơn theo quy định. Khi được lập đúng mẫu, đầy đủ thông tin và kèm theo chứng từ thanh toán hợp lệ, bảng kê vẫn được chấp nhận để tính chi phí hợp lý khi kê khai thuế.

Bảng kê không phải là giải pháp mang tính đối phó, mà là một công cụ pháp lý chính thức, giúp hộ kinh doanh vừa tuân thủ nghĩa vụ thuế, vừa phản ánh đúng thực tế hoạt động. Các trường hợp được phép lập bảng kê bao gồm việc mua nông, lâm, thủy sản từ người sản xuất, đánh bắt trực tiếp; mua hàng thủ công truyền thống; mua phế liệu; mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ, cá nhân không kinh doanh hoặc kinh doanh dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế.

Đặc biệt, kể từ khi Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 có hiệu lực, các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên được hợp thức hóa bằng bảng kê phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là điểm mấu chốt mà nhiều hộ kinh doanh còn bỏ sót, dẫn đến việc chi phí dù có bảng kê vẫn có nguy cơ không được chấp nhận.

Về bản chất, bảng kê đóng vai trò như “tấm đệm” giúp hộ kinh doanh vượt qua khoảng trống giữa thực tế mua bán nhỏ lẻ và yêu cầu quản lý thuế hiện đại, đồng thời hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.

CHƯA THU TIỀN THÌ CHƯA GHI NHẬN DOANH THU?

Bên cạnh câu chuyện chi phí đầu vào, một sai lệch nhận thức khác đang tồn tại ở phần lớn hộ kinh doanh là quan điểm: chỉ khi thu được tiền mới phải ghi nhận doanh thu. Thực tế, theo nguyên tắc quản lý thuế, doanh thu được ghi nhận ngay khi giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Việc bán chịu, bán nợ khách hàng vẫn phải tính vào doanh thu chịu thuế. Nếu hộ kinh doanh chỉ ghi nhận khi dòng tiền về tài khoản hoặc cầm tiền mặt, nguy cơ ghi thiếu doanh thu là rất lớn và đây chính là rủi ro phổ biến dẫn tới truy thu, xử phạt. Điều này cho thấy, nghĩa vụ thuế không gắn với dòng tiền, mà gắn với thực tế phát sinh giao dịch kinh doanh.

Trong bối cảnh ngày càng nhiều hộ kinh doanh chuyển sang phương pháp kê khai, việc quản lý chứng từ đầu vào, đầu ra trở thành yêu cầu bắt buộc. Ba nhóm tài liệu cốt lõi cần được kiểm soát gồm: hóa đơn, chứng từ đầu vào; hóa đơn, chứng từ đầu ra; và dữ liệu, thông tin bán hàng.

Việc ghi chép đầy đủ không chỉ phục vụ kê khai thuế mà còn là “lá chắn” bảo vệ chính hộ kinh doanh khi có thanh tra, kiểm tra. Đặc biệt trong lĩnh vực ăn uống, hóa đơn đầu vào còn là căn cứ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, yếu tố gắn trực tiếp với trách nhiệm về an toàn thực phẩm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Một điểm then chốt khác là xác định nghĩa vụ thuế phải dựa hoàn toàn vào doanh thu thực tế trong năm, không dựa vào quy mô bề ngoài hay cảm tính. Theo quy định, hộ kinh doanh được phân thành bốn nhóm theo doanh thu.

Nhóm dưới 500 triệu đồng mỗi năm không phải nộp thuế GTGT và thuế thu nhập cá nhân, nhưng vẫn phải ghi chép, theo dõi và kê khai doanh thu theo mẫu đơn giản. Từ mức 500 triệu đến 3 tỷ đồng, hộ kinh doanh bắt đầu phải nộp thuế, kê khai theo quý và thực hiện chế độ kế toán phù hợp. Với doanh thu trên 3 tỷ đồng, yêu cầu quản lý tiệm cận doanh nghiệp nhỏ, sử dụng hóa đơn điện tử và kê khai thường xuyên. Việc xác định đúng “nhóm” không chỉ giúp hộ kinh doanh biết mình phải nộp những loại thuế nào, mà còn biết cần ghi chép đến mức độ nào để tránh rủi ro pháp lý.

Nhìn tổng thể, những vướng mắc xoay quanh hóa đơn đầu vào, bảng kê hay ghi nhận doanh thu đều xuất phát từ một điểm chung: thói quen quản lý còn mang tính tự phát. Trong khi đó, xu hướng quản lý thuế hiện nay hướng tới minh bạch, chuẩn hóa và tiệm cận thông lệ kế toán.

Thông điệp xuyên suốt được các cơ quan quản lý nhấn mạnh là: ghi chép trung thực, đầy đủ ngay từ đầu năm. Doanh thu phát sinh đến đâu ghi nhận đến đó, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Chi phí phát sinh phải có căn cứ phù hợp, dù là hóa đơn hay bảng kê. Tiền mặt hay chuyển khoản đều phải thể hiện rõ ràng.

Chuyên gia thuế khuyến nghị, hộ kinh doanh cần xuất hóa đơn điện tử đúng thời điểm khi chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ; đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP; đồng thời tổ chức ghi chép sổ sách kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC phù hợp với từng nhóm doanh thu.

Bên cạnh đó, hộ kinh doanh được hướng dẫn quy trình kê khai, nộp thuế điện tử và các mốc thời hạn quan trọng cần tuân thủ. Chuyên gia cũng lưu ý một số lỗi phổ biến như xuất hóa đơn sai thời điểm, chưa ghi nhận đầy đủ doanh thu, chưa chuẩn hóa lưu trữ chứng từ hoặc chưa tách bạch dòng tiền kinh doanh.

Làm đúng ngay từ đầu không chỉ giúp hộ kinh doanh yên tâm trước rủi ro kiểm tra, truy thu, mà còn tạo nền tảng cho quản trị hiệu quả, bảo vệ quyền lợi chính mình và sẵn sàng cho việc mở rộng quy mô trong tương lai.

Bảo An