Muốn hợp thức hóa các tài sản vào chi phí thuế thì phải chuẩn bị các hồ sơ thế nào?

Hỏi: Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh xăng dầu (DN) thành lập từ năm 2005, tài sản trước khi thành lập doanh nghiệp là bồn, đường ống, kho chứa, trụ bơm mái che ...tài sản này không có hóa đơn nhưng vẫn là tài sản của chủ DN. Do điều kiện nông thôn vùng sâu, xa nên cơ quan thuế chấp thuận cho DN áp dụng thuế khoán mặc dù là doanh nghiệp. Đến năm 2015, DN bắt buộc phải nộp thuế theo kê khai, các tài sản giờ của doanh nghiệp chỉ có hồ sơ thẩm định giá. Vậy muốn hợp thức hóa các tài sản này để đưa vào chi phí thuế thì phải chuẩn bị các hồ sơ thế nào?

Trả lời:

Căn cứ theo hướng dẫn tại Luật số 59/2020/QH14 Luật Doanh nghiệp:

“Điều 34. Tài sản góp vốn

1. Tài sản góp vốn là Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam.

2. Chỉ cá nhân, tổ chức là chủ sở hữu hợp pháp hoặc có quyền sử dụng hợp pháp đối với tài sản quy định tại khoản 1 Điều này mới có quyền sử dụng tài sản đó để góp vốn theo quy định của pháp luật.

Điều 35. Chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn

1. Thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh và cổ đông công ty cổ phần phải chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn cho công ty theo quy định sau đây:

a) Đối với tài sản có đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đất thì người góp vốn phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản đó hoặc quyền sử dụng đất cho công ty theo quy định của pháp luật. Việc chuyển quyền sở hữu, chuyển quyền sử dụng đất đối với tài sản góp vốn không phải chịu lệ phí trước bạ;

b) Đối với tài sản không đăng ký quyền sở hữu, việc góp vốn phải được thực hiện bằng việc giao nhận tài sản góp vốn có xác nhận bằng biên bản, trừ trường hợp được thực hiện thông qua tài khoản.

2. Biên bản giao nhận tài sản góp vốn phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

b) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, số giấy tờ pháp lý của cá nhân, số giấy tờ pháp lý của tổ chức của người góp vốn;

c) Loại tài sản và số đơn vị tài sản góp vốn; tổng giá trị tài sản góp vốn và tỷ lệ của tổng giá trị tài sản đó trong vốn điều lệ của công ty;

d) Ngày giao nhận; chữ ký của người góp vốn hoặc người đại diện theo ủy quyền của người góp vốn và người đại diện theo pháp luật của công ty.

3. Việc góp vốn chỉ được coi là thanh toán xong khi quyền sở hữu hợp pháp đối với tài sản góp vốn đã chuyển sang công ty.

4. Tài sản được sử dụng vào hoạt động kinh doanh của chủ doanh nghiệp tư nhân không phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu cho doanh nghiệp.

5. Việc thanh toán đối với mọi hoạt động mua, bán, chuyển nhượng cổ phần và phần vốn góp, nhận cổ tức và chuyển lợi nhuận ra nước ngoài của nhà đầu tư nước ngoài đều phải được thực hiện thông qua tài khoản theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối, trừ trường hợp thanh toán bằng tài sản và hình thức khác không bằng tiền mặt.

Điều 36. Định giá tài sản góp vốn

1. Tài sản góp vốn không phải là Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng phải được các thành viên, cổ đông sáng lập hoặc tổ chức thẩm định giá định giá và được thể hiện thành Đồng Việt Nam.

2. Tài sản góp vốn khi thành lập doanh nghiệp phải được các thành viên, cổ đông sáng lập định giá theo nguyên tắc đồng thuận hoặc do một tổ chức thẩm định giá định giá. Trường hợp tổ chức thẩm định giá định giá thì giá trị tài sản góp vốn phải được trên 50% số thành viên, cổ đông sáng lập chấp thuận.

Trường hợp tài sản góp vốn được định giá cao hơn so với giá trị thực tế của tài sản đó tại thời điểm góp vốn thì các thành viên, cổ đông sáng lập cùng liên đới góp thêm bằng số chênh lệch giữa giá trị được định giá và giá trị thực tế của tài sản góp vốn tại thời điểm kết thúc định giá; đồng thời liên đới chịu trách nhiệm đối với thiệt hại do cố ý định giá tài sản góp vốn cao hơn giá trị thực tế.

3. Tài sản góp vốn trong quá trình hoạt động do chủ sở hữu, Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần và người góp vốn thỏa thuận định giá hoặc do một tổ chức thẩm định giá định giá. Trường hợp tổ chức thẩm định giá định giá thì giá trị tài sản góp vốn phải được người góp vốn và chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận.

Trường hợp tài sản góp vốn được định giá cao hơn giá trị thực tế của tài sản đó tại thời điểm góp vốn thì người góp vốn, chủ sở hữu, thành viên Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh, thành viên Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần cùng liên đới góp thêm bằng số chênh lệch giữa giá trị được định giá và giá trị thực tế của tài sản góp vốn tại thời điểm kết thúc định giá; đồng thời liên đới chịu trách nhiệm đối với thiệt hại do việc cố ý định giá tài sản góp vốn cao hơn giá trị thực tế.”

Tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015, sửa đổi bổ sung nội dung Điều 6 của TT số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp như sau:

"Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

…”

Theo đó, đối với tài sản cố định không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì sẽ được ghi nhận giá trị vốn góp hình thành doanh nghiệp theo hồ sơ định giá tài sản góp vốn, nhưng không đủ điều kiện để được tính vào chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Để xác định giá trị các tài sản khi thành lập doanh nghiệp và tính vào chi phí tính thuế TNDN cần có các hóa đơn hoặc chứng từ chứng minh giá trị của tài sản đó.

- Xác định giá trị tài sản góp vốn của chủ doanh nghiệp: Dựa trên hồ sơ thẩm định giá, xác định giá trị còn lại tại thời điểm góp vốn của các tài sản khi thành lập doanh nghiệp.

- Lập báo cáo tài sản: Làm báo cáo tài sản chi tiết, ghi rõ các tài sản và giá trị tương ứng.

- Chứng minh nguồn gốc: Cung cấp chứng cứ và tài liệu chứng minh nguồn gốc của các tài sản bao gồm hồ sơ mua bán, hợp đồng, giấy tờ liên quan.

- Hợp pháp hóa tài sản: Cần thực hiện quy trình pháp lý để chính thức chuyển quyền sở hữu các tài sản từ cá nhân sang doanh nghiệp. Hồ sơ thẩm định giá cũng có thể được sử dụng để chứng minh giá trị của tài sản.

PV