Nâng cao chất lượng hoạt động công chứng

Từ những sai sót

Đến nay toàn tỉnh có 32 tổ chức hành nghề công chứng với 48 công chứng viên đang hành nghề. Thời gian qua các tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận và giải quyết rất nhiều việc công chứng, chứng thực. Trong đó, chỉ tính riêng Phòng Công chứng số 1 trực thuộc Sở Tư pháp, 3 tháng đầu năm nay đã công chứng, chứng thực 4.159 vụ việc, đạt 208% kế hoạch, so với cùng kỳ năm ngoái tăng 1.288 vụ việc.

Trong quá trình hoạt động không ít tổ chức đã để xảy ra sai sót. Điển hình Văn phòng công chứng Tiến Đạt, có trụ sở tại xã Hàm Mỹ, Hàm Thuận Nam, thiếu trách nhiệm không chỉ 1 mà nhiều vụ việc, đang được ngành chức năng xử lý. Nguyên nhân dẫn đến sai sót, trong đó một phần do trình độ chuyên môn của công chứng viên yếu, dễ dãi, chưa tuân thủ quy định pháp luật. “Đội ngũ công chứng viên tăng về số lượng, nhưng chất lượng chưa cao. Một bộ phận yếu về chuyên môn nghiệp vụ, cần nâng cao trình độ cho họ”, ông Huỳnh Thanh Sang, Trưởng Phòng Công chứng số 1 nêu bất cập về lĩnh vực công chứng tại buổi làm việc với Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh Phan Văn Đăng mới đây.

Nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân ngày càng cao (ảnh tư liệu).

Trước thực trạng này, Sở Tư pháp đã phối hợp Hội Công chứng tỉnh mở nhiều lớp tập huấn nghiệp vụ công chứng, năm qua còn gửi văn bản đến Hội Công chứng tỉnh và các tổ chức hành nghề công chứng lưu ý và chấn chỉnh những sai sót. Trong đó, nghiêm cấm công chứng viên ký khống mà không có chứng kiến người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch ký trước mặt công chứng viên. Ngoài ra cũng nghiêm cấm công chứng hợp đồng chuyển nhượng, văn bản thỏa thuận phân chia di sản; hợp đồng ủy quyền (toàn quyền định đoạt)… liên quan đến thửa đất khi chưa có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu. Không công chứng hợp đồng, giao dịch có nội dung trái đạo đức xã hội. Không sử dụng trình độ chuyên môn, hiểu biết của mình để thông đồng, trục lợi gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng… Thực hiện nghiêm việc tra cứu phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, cập nhật, chia sẻ thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch lên phần mềm cơ sở dữ liệu đúng theo quy định.

Kiểm soát thường xuyên

Không chỉ mở lớp tập huấn, gửi văn bản đến Hội, tổ chức công chứng, Sở Tư pháp còn thường xuyên thanh tra các tổ chức hành nghề công chứng. Hàng năm ban hành nhiều quyết định thanh tra, kiểm soát các tổ chức. Điển hình là từ đầu năm đến nay đã thực hiện 3 trong 9 quyết định thanh tra chuyên ngành về tổ chức và hoạt động tại 5 văn phòng công chứng.

Qua thanh tra đã phát hiện nhiều vi phạm trong quá trình hành nghề công chứng ở 4/5 văn phòng với tổng mức phạt 25 triệu đồng. Trong đó, văn phòng công chứng Nguyễn Lan và Lương Sơn vi phạm gồm: mở các loại sổ công chứng, nhưng ghi ngày mở sổ không đúng, sổ chưa được đánh số thứ tự từng trang; một số hợp đồng thế chấp không lưu hồ sơ pháp lý ngân hàng; hợp đồng, giao dịch lưu thiếu sổ hộ khẩu của bên mua. Đối với văn bản thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng ủy quyền chỉ lưu 1 bản gốc, không có giấy tờ cam kết 2 bên tham gia giao dịch về bản gốc đã lưu... Văn phòng còn nhầm lẫn giữa hình thức công chứng và chứng thực; một số hồ sơ ghi sai họ của chủ thể trong hợp đồng chuyển nhượng so với thông tin trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; ghi lời chứng của một số hợp đồng, giao dịch còn sai số thứ tự trang. Lời chứng hợp đồng thế chấp ghi không đầy đủ thông tin của tổ chức tín dụng, giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật; sổ công chứng hợp đồng, giao dịch chưa thực hiện việc khóa sổ theo quy định. Phiếu yêu cầu công chứng không ghi tên công chứng viên nhận hồ sơ không đúng theo quy định; nhiều hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp, có chữ ký không phải là chữ ký của người yêu cầu công chứng nhưng vẫn ký vào từng trang của văn bản công chứng...

Động thái thanh tra góp phần quyết tâm chấn chỉnh, nâng cao chất lượng nghề công chứng. Điều này hợp với phát biểu của Giám đốc Sở Tư pháp Phạm Thị Minh Hiếu: Tăng cường công tác quản lý nhà nước trên lĩnh vực công chứng, bằng cách đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên để kịp thời phát hiện những hạn chế, thiếu sót và có giải pháp chấn chỉnh, khắc phục triệt để. Nếu phát hiện các hành vi vi phạm sẽ có các biện pháp chế tài, xử lý nghiêm, đảm bảo chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh được nâng lên.

Kết quả lĩnh vực công chứng tại báo cáo công tác 3 tháng đầu năm: Sở Tư pháp tiếp nhận 138 văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi đến, trong đó có 11 đơn đề nghị ngăn chặn. Nhập 119 văn bản trên hệ thống phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; từ chối 17 trường hợp đề nghị ngăn chặn do cá nhân, tổ chức gửi đến không đủ điều kiện theo quy định.