Nâng cao hiệu quả xử lý công việc trên môi trường điện tử

Đồng chí Hoàng Hữu Chinh, Phó Chủ tịch UBND xã Hoằng Đạt (Hoằng Hóa) thực hiện ký số văn bản điện tử.

Tại xã Hoằng Đạt (Hoằng Hóa), việc xử lý văn bản điện tử và ký số trên văn bản điện tử được thực hiện từ ngày 1-9. Trao đổi với chúng tôi, đồng chí Hoàng Hữu Chinh, Phó Chủ tịch UBND xã Hoằng Đạt cho biết: “Việc điều hành, xử lý công việc trên môi trường điện tử, tạo lập văn bản điện tử và ký số có rất nhiều tiện ích. Đầu tiên là giảm được việc sử dụng văn bản giấy, tiết kiệm chi phí giấy tờ và in ấn. Trong xử lý công việc, công chức chuyên môn có thể soạn và gửi văn bản phát sinh ngay khi ở nhà hay khi đi công tác để chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã ký hoặc khi chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã đi vắng vẫn có thể điều hành, ký duyệt văn bản để xử lý công việc của cơ quan. Điều hành, xử lý công việc trên môi trường điện tử rất công khai, minh bạch nên cán bộ, công chức phải thực hiện nhiệm vụ bảo đảm chất lượng, đúng thời gian và kế hoạch. Bên cạnh nhiều tiện ích thì việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử và ký số cũng gặp một vài khó khăn. Đối với các đồng chí lãnh đạo cao tuổi, việc sử dụng công nghệ thông tin chưa thành thạo sẽ lúng túng trong thao tác xử lý văn bản; trang thiết bị, máy tính đã đầu tư từ lâu, chất lượng không bảo đảm hoặc chưa đủ máy tính cũng ảnh hưởng đến xử lý công việc của cán bộ chuyên môn”.

Hiện nay, các xã, phường trên địa bàn TP Thanh Hóa đã thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng. Đồng chí Lê Đỗ Toàn, Phó Chủ tịch UBND phường Đông Cương cho biết: “Để xử lý hồ sơ công việc nhanh chóng, hiệu quả, ngay khi được nhận thiết bị ký số cá nhân tôi đã tìm hiểu quy trình xử lý hồ sơ văn bản và ký số trên môi trường mạng. Việc xử lý văn bản và ký số trên môi trường mạng có nhiều tiện ích, nếu phải đi công tác xa, đi dự hội nghị, chỉ cần có máy tính xách tay hoặc Ipad tôi vẫn ký được các văn bản để cán bộ, công chức ở nhà thực hiện nhiệm vụ, bảo đảm công việc diễn ra thông suốt, không gián đoạn. Tuy nhiên, cái khó hiện nay khi thực hiện ký số là năng lực sử dụng công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ ở các phường, xã không đồng đều dẫn đến những hạn chế trong xử lý văn bản điện tử”.

Thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, TP Thanh Hóa đã tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn việc điều hành, xử lý công việc trên môi trường điện tử, xử lý văn bản đến, tạo lập hồ sơ công việc, ký số văn bản phát hành, tiếp nhận, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính trên hệ thống “một cửa” điện tử cấp xã, phường, sử dụng các phần mềm dùng chung của tỉnh; cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin hoạt động lên trang thông tin điện tử của UBND các xã, phường... Thành phố đã quyết liệt chỉ đạo các phường, xã thực hiện nghiêm túc việc điều hành, xử lý công việc hoàn toàn trên môi trường điện tử, hướng tới mục tiêu TP Thanh Hóa “không giấy tờ” trong xử lý công việc hàng ngày. Từ ngày 1-9, UBND TP Thanh Hóa không tiếp nhận văn bản giấy của các phường, xã gửi đến. Nếu văn bản gửi đến không ký số cá nhân, ký số cơ quan thì UBND TP Thanh Hóa sẽ không tiếp nhận và trả lại cho các phường, xã.

Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 18-5-2020 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tập trung chỉ đạo đổi mới quy trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc, giải quyết thủ tục hành chính chuyển từ môi trường làm việc trên giấy sang làm việc trên môi trường điện tử trong các cơ quan quản lý Nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã, đến nay 100% các ban, sở, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố đã thực hiện xử lý văn bản, hồ sơ công việc, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; ký số cơ quan và ký số cá nhân trên văn bản phát hành; 100% UBND cấp xã thực hiện việc trao đổi, tạo lập dự thảo văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử. Để đạt được kết quả này, Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) đã tham mưu cho UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo các huyện, xã triển khai thực hiện đồng bộ, nghiêm túc, đúng tiến độ. Sở cũng chỉ đạo quyết liệt đối với các huyện, xã trong quá trình triển khai; đồng thời tổ chức nhiều lớp tập huấn nghiệp vụ sử dụng các phần mềm dùng chung của tỉnh, quản lý trang thông tin điện tử của địa phương; bố trí lực lượng trực tiếp hỗ trợ cho các xã, phường, thị trấn thực hiện. Cùng với đó, Sở TT&TT đã tiến hành rà soát, hoàn thiện các phần mềm dùng chung bảo đảm các tính năng kỹ thuật và thân thiện với người sử dụng, bảo đảm cho hệ thống công nghệ thông tin dùng chung của tỉnh hoạt động ổn định, an toàn thông tin; phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ giải quyết những khó khăn khi cấp chứng thư số cho lãnh đạo các xã, phường, thị trấn để bảo đảm từ 1-9-2020 thực hiện toàn bộ trên môi trường mạng. Thông qua hệ thống giám sát, Sở TT&TT sẽ phát hiện những xã, phường, thị trấn, cán bộ, công chức không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy trình các phần mềm dùng chung của tỉnh để đôn đốc, nhắc nhở và có biện pháp hỗ trợ kịp thời các địa phương, đồng thời tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, chấn chỉnh đối với các đơn vị.

Đồng chí Đỗ Kiên, Trưởng Phòng Công nghệ thông tin, Sở TT&TT cho biết: “Qua theo dõi, thống kê, giám sát các đơn vị về tình hình sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (TD-Office), hệ thống “một cửa” “điện tử” cấp xã cho thấy lãnh đạo, cán bộ, công chức của UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh đã chủ động, tích cực điều hành, xử lý công việc trên môi trường điện tử; xử lý văn bản đến, tạo lập hồ sơ công việc, ký số văn bản phát hành trên hệ thống TD-Office và tiếp nhận, xử lý thủ tục hành chính trên hệ thống phần mềm “một cửa” điện tử. Dù mới đi vào sử dụng nhưng bước đầu đã có sự chuyển biến căn bản từ hình thức làm việc bằng giấy tờ sang điều hành, xử lý công việc trên môi trường điện tử; thay thế văn bản giấy bằng văn bản điện tử có ký số. Công khai, minh bạch trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước, góp phần cải cách hành chính, phòng chống tham nhũng, nâng cao hiệu quả hoạt động trong cơ quan Nhà nước, phục vụ người dân, doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. Nhiều địa phương làm tốt như các huyện Quan Sơn, Quan Hóa, Hà Trung, Bỉm Sơn, Nga Sơn, TP Thanh Hóa...”.

Xử lý hồ sơ, công việc trên môi trường mạng giúp lãnh đạo, chuyên viên và cán bộ văn thư, lưu trữ quản lý điều hành công việc, trao đổi thông tin linh hoạt, xử lý công việc hàng ngày nhanh chóng, tiết kiệm, hiệu quả, công khai, minh bạch, góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong các cơ quan Nhà nước, hướng tới xây dựng chính quyền số, xã hội số và nền kinh tế số trên địa bàn tỉnh. Vì vậy, các địa phương cần khắc phục một số khó khăn, vướng mắc, triển khai đồng bộ, quyết liệt, đạt hiệu quả cao Chỉ thị số 15/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh.

Bài và ảnh: Tố Linh