Những lưu ý cần biết khi người nộp thuế thu nhập cá nhân thay đổi nơi làm việc

Người phụ thuộc là gì?

Người phụ thuộc là thuật ngữ được sử dụng trong trường hợp khi người nộp thuế thu nhập cá nhân được giảm trừ gia cảnh. Vậy người phụ thuộc là đối tượng mà người nộp thuế thu nhập cá nhân có trách nhiệm nuôi dưỡng.

Người phụ thuộc bao gồm những ai?

Tại Điểm d, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh bao gồm:

(1) Con: con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng, cụ thể gồm:

- Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).

- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.

- Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông (tính cả trong thời gian chờ kết quả thi đại học từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

(2) Vợ hoặc chồng của người nộp thuế đáp ứng điệu kiện quy định.

(3) Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế đáp ứng điều kiện quy định.

(4) Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện quy định, bao gồm:

- Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.

- Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.

- Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.

- Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

Thay đổi nơi làm việc có phải đăng ký lại người phụ thuộc khi khai giảm trừ gia cảnh?

Theo Điểm i, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.

Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu theo hướng dẫn tại tiết h.2.1.1.1, Điểm h, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Cụ thể:

- Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế và nộp hai (02) bản cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập để làm căn cứ tính giảm trừ cho người phụ thuộc.

- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ một (01) bản đăng ký và nộp một (01) bản đăng ký cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của luật quản lý thuế.

- Riêng đối với cá nhân trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế thì cá nhân nộp một (01) bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Như vậy, trường hợp người lao động thay đổi nơi làm việc thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu.

Người nộp thuế thu nhập cá nhân chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc 1 lần trong suốt thời gian tính giảm trừ gia cảnh. Ảnh minh họa: TL

Hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc bao gồm những gì?

Căn cứ vào Khoản 9.11 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, người nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (hay thường được gọi là hồ sơ đăng lý giảm trừ gia cảnh) bao gồm các giấy tờ:

- Bản đăng ký người phụ thuộc (theo Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).

- Phụ lục bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng (theo Mẫu 07/XN-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).

- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc.

- Phụ lục bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc cho người giảm trừ gia cảnh (áp dụng đối với doanh nghiệp trả thu nhập thực hiện đăng ký giảm trừ người phụ thuộc cho người lao động) (theo Mẫu 07/THĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc mới nhất

Theo quy định tại Điểm g, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT/BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC), hồ sơ chứng minh người phụ thuộc bao gồm các giấy tờ:

1. Đối với con

(i) Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh là bản chụp giấy khai sinh và bản chụp CMND/CCCD (nếu có).

(ii) Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp giấy khai sinh và bản chụp CMND/CCCD (nếu có).

- Bản chụp giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

(iii) Con đang theo học tại các bậc học theo hướng dẫn tại tiết d.1.3, Điểm d, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT/BTC, hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp giấy khai sinh.

- Bản chụp thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

- Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền...

2. Đối với vợ hoặc chồng

Hồ sơ chứng minh đối với vợ/chồng gồm:

- Bản chụp CMND hoặc CCCD.

- Bản chụp giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan cơ quan công an cấp (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc bản chụp giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn...).

Để giảm trừ gia cảnh khi nộp thuế thu nhập cá nhân người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định. Ảnh minh họa: TL

3. Đối với cha, mẹ

Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp CMND hoặc CCCD.

- Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan cơ quan công an cấp, giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn...).

4. Đối với các cá nhân khác

Đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng theo hướng dẫn tại tiết d.4, Điểm d, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT/BTC; hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp CMND hoặc CCCD hoặc giấy khai sinh.

- Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật, là bất kỳ giấy tờ pháp lý nào xác định được mối quan hệ của người nộp thuế với người phụ thuộc như:

+ Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).

+ Bản chụp giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan cơ quan công an cấp.

+ Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.

+ Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).

Lưu ý:

- Trường hợp người phụ thuộc tại mục 2, 3, 4 trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

- Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.

- Đối với người nộp thuế làm việc trong các doanh nghiệp có bố, mẹ, vợ (hoặc chồng), con và những người khác thuộc diện được tính là người phụ thuộc đã khai rõ trong lý lịch của người nộp thuế thì hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thực hiện theo hướng dẫn tại Mục 1, 2, 3, 4 hướng dẫn đối với cá nhân cư trú là người nước ngoài nêu trên hoặc chỉ cần Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị vào bên trái tờ khai.

Thủ trưởng đơn vị chỉ chịu trách nhiệm đối với các nội dung sau: họ tên người phụ thuộc, năm sinh và quan hệ với người nộp thuế; các nội dung khác, người nộp thuế TNCN tự khai và chịu trách nhiệm.

- Kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hoàn thành việc kết nối dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người nộp thuế không phải nộp các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc nêu trên nếu thông tin trong những giấy tờ này đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Thủ tục đăng ký hồ sơ người phụ thuộc

Thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh bao gồm các bước sau:

Bước 1:

Người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho doanh nghiệp trả thu nhập (để làm căn cứ đăng ký thuế và tính giảm trừ cho người phụ thuộc).

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc bao gồm:

Văn bản ủy quyền đăng ký thuế cho người phụ thuộc.

Tờ khai đăng ký người phụ thuộc (Theo mẫu 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC);

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc.

Bước 2:

Doanh nghiệp tổng hợp hồ sơ đăng ký thuế của NPT vào Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua doanh nghiệp chi trả thu nhập. Tờ khai theo mẫu số 20-ĐKT-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC.

Bước 3:

Doanh nghiệp nộp tờ khai đăng ký thuế, tờ khai đăng ký người phụ thuộc cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

Nộp hồ sơ người phụ thuộc tại:

– Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

– Hoặc nộp trực tiếp bằng giấy.

L.Vũ (th)