Những lưu ý khi kiểm toán nội bộ quy trình mua sắm

KTV nên tập trung vào việc đánh giá tổng thể quy trình mua sắm. Ảnh: ST

Đánh giá tính toàn vẹn của quy trình mua sắm

Theo các chuyên gia của IIA, bước đầu tiên để tiến hành kiểm toán nội bộ (KTNB) quy trình mua sắm là thống nhất về phạm vi, mục tiêu, đánh giá rủi ro và xây dựng chương trình kiểm toán phù hợp với các mục tiêu kiểm toán đã lên kế hoạch. Việc tiếp thu ý kiến đóng góp từ các bên liên quan và xác định các lĩnh vực trọng tâm trong quá trình lập kế hoạch là rất quan trọng.

Theo đó, KTV nên tập trung vào việc đánh giá tổng thể quy trình mua sắm, bắt đầu từ bộ quy tắc dành cho nhà cung cấp (các giá trị và ưu tiên của tổ chức, điều kiện làm việc an toàn, tính bền vững, tuân thủ luật chống độc quyền cũng như các quy định khác). KTV cảnh giác với các hành vi cố ý thiên vị một số nhà cung cấp cụ thể hay nguy cơ biển thủ công quỹ. Đồng thời, đánh giá sự phân chia hợp lý giữa trách nhiệm giải trình và trách nhiệm ra quyết định để ngăn chặn hành vi cố ý sai phạm như làm giảm số lượng hồ sơ dự thầu, hạn chế nhà thầu khiến đơn vị mua sắm luôn phải dựa vào nguồn cung duy nhất, các báo giá bị thổi phồng...

KTNB cần đánh giá sâu rộng chiến lược mua sắm, trong đó lưu ý đến việc có quá nhiều yêu cầu được phân loại là “ưu tiên” hoặc “khẩn cấp”, dẫn đến việc thực hiện trong thời gian gấp rút, phi thực tế, phải bổ sung ngân sách. Ngoài ra, KTV đánh giá xem các chính sách và quy trình mua sắm của tổ chức có phù hợp với các mục tiêu chiến lược và được xây dựng sau khi tham vấn với tất cả các bên liên quan. Các chính sách và quy trình này chuẩn hóa việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ trong tổ chức và cần được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

Các chính sách cần đầy đủ mục tiêu, định nghĩa các thuật ngữ, vai trò, trách nhiệm và thẩm quyền của chức năng mua sắm và các bộ phận người dùng cụ thể liên quan đến mua sắm, hướng dẫn về chào hàng cạnh tranh và phi cạnh tranh đối với các nhà cung cấp độc quyền, mua sắm khẩn cấp, mua sắm quy mô nhỏ. Chính sách này cũng có thể bao gồm các quy định về đấu thầu kín và đề xuất cạnh tranh, quy trình lựa chọn cạnh tranh cho các dịch vụ được chỉ định, việc lập hợp đồng, tính bền vững và đa dạng, đánh giá rủi ro tổng thể và thẩm định, giao hàng, chấp nhận hàng hóa và dịch vụ, phê duyệt và thanh toán hóa đơn.

Bên cạnh việc đánh giá các chính sách và quy trình, KTV cũng nên đánh giá hiệu quả của việc triển khai chính sách và quy trình mua sắm đến tất cả các cấp quản lý, bao gồm cả tác động của việc không tuân thủ. Một trong những thiếu sót kiểm soát được quan sát thấy nhiều nhất là việc mua sắm sản phẩm hoặc dịch vụ mà không có hợp đồng hợp lệ. KTNB cần xem xét việc phân công nhiệm vụ để đảm bảo không một cá nhân nào nắm quá nhiều quyền kiểm soát đối với chi tiêu của tổ chức.

KTNB cũng nên xem xét hiệu quả và hiệu suất của quá trình đàm phán tại nhiều thời điểm và giai đoạn khác nhau của quá trình mua sắm. Ví dụ, nhóm kiểm toán có thể xem xét toàn bộ lịch sử đàm phán hợp đồng từ khi bắt đầu cho đến khi trao hợp đồng mẫu; một số hợp đồng có thể không tuân theo các điều khoản chuẩn và KTV có thể đề xuất đàm phán chuyên sâu để bổ sung các điều khoản mới.

Sử dụng phân tích dữ liệu để đánh giá rủi ro

Khảo sát Tội phạm kinh tế toàn cầu của PwC (năm 2024) đã thống kê gian lận mua sắm là một trong ba loại tội phạm kinh tế gây gián đoạn lớn nhất trên toàn cầu. Khảo sát này cũng cho thấy, 20% công ty không sử dụng phân tích dữ liệu để phát hiện gian lận mua sắm, bất chấp những rủi ro tiềm ẩn.

KTV phải xác nhận rằng, rủi ro mua sắm được đánh giá như một phần của quy trình đánh giá rủi ro doanh nghiệp và có thể tận dụng các khuôn khổ phổ biến như NIST (Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ quốc gia) hay ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế). Đặc biệt, các hợp đồng cần đảm bảo có quy định về bảo mật dữ liệu và điều khoản “quyền kiểm toán”, bồi thường và chính sách bảo hiểm để tránh hoặc giảm thiểu tác động của rủi ro mua sắm.

Quá trình đánh giá rủi ro sẽ giúp tổ chức tăng cường khả năng sẵn sàng đối mặt với những rủi ro mua sắm quan trọng như chuỗi cung ứng, các vấn đề về đạo đức và quy định, gian lận và giá cả. Công nghệ là một công cụ hỗ trợ đắc lực và có thể giúp các tổ chức đạt được lợi thế đáng kể so với đối thủ cạnh tranh. Trí tuệ nhân tạo và máy học được số hóa có thể mang lại hiệu quả đáng kể và giảm thời gian thực hiện các quy trình thủ công.

Nhóm KTNB có thể tận dụng công nghệ và phân tích dữ liệu để kiểm toán và giám sát liên tục. Ví dụ, các kỹ thuật này có thể được sử dụng để xác minh các đơn đặt hàng bị chia tách, đơn hàng bị phân bổ tài chính, nhà cung cấp trùng lặp, thanh toán trùng lặp, nhà cung cấp được phê duyệt và không được phê duyệt, chi phí vượt quá ngân sách, chênh lệch giá và số lượng hóa đơn. Các công cụ phân tích mua sắm tiên tiến (cả dự đoán và chẩn đoán) có thể giúp khám phá lý do đằng sau các sự kiện và dự báo xu hướng tương lai.

Phân tích dữ liệu cũng giúp KTNB xem xét, sàng lọc nhà cung cấp mới thông qua đánh giá về trình độ, sự ổn định tài chính, kiểm tra phương tiện truyền thông, tuân thủ quy định và phân tích báo cáo. Ngoài ra, hàng tồn kho cũng có thể được tối ưu hóa bằng phân tích dữ liệu, dự báo nhu cầu, quản lý hàng tồn kho an toàn, hợp lý hóa các đơn vị lưu kho và tự động hóa hàng tồn kho. Việc chủ động đánh giá những thay đổi ảnh hưởng đến cung và cầu sẽ giúp hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho và hiệu quả hoạt động mua sắm, kinh doanh của các tổ chức./.

THÙY LÊ