Quản lý dữ liệu hộ tịch – Nền tảng quan trọng trong cải cách hành chính và chuyển đổi số ở Cà Mau

Dữ liệu hộ tịch – trụ cột quản lý nhà nước

Người dân đến Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Hưng Hội để giải quyết thủ tục hành chính.

Ông Nguyễn Hoàng Em – Phó Chủ tịch UBND xã Hưng Hội, khẳng định: “Dữ liệu hộ tịch là công cụ quan trọng giúp chính quyền địa phương rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), bảo đảm tính chính xác, minh bạch và nâng cao hiệu quả phục vụ người dân”.

Trong mô hình chính quyền hai cấp, cấp xã là nơi trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, trong khi nhiều quyết định và cơ sở dữ liệu do cấp tỉnh quản lý. Việc số hóa, liên thông dữ liệu hộ tịch giúp khắc phục tình trạng chồng chéo, hạn chế phụ thuộc hồ sơ giấy, tạo sự phối hợp nhịp nhàng giữa hai cấp. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, cấp tỉnh có thể khai thác trực tiếp, không cần xã xác minh nhiều lần.

Đặc biệt, khi dữ liệu hộ tịch điện tử được đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cán bộ có thể tra cứu tức thì, không yêu cầu người dân nộp bản sao giấy tờ, giảm bớt thủ tục xác minh thủ công. Đây là điều kiện thuận lợi để triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 và thực hiện cơ chế “một cửa liên thông”, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại cho người dân.

Quản lý hộ tịch hiệu quả còn bảo đảm quyền lợi công dân: khai sinh đúng hạn để trẻ em được đến trường, chứng tử kịp thời phục vụ thừa kế, chế độ chính sách; đồng thời ngăn chặn tình trạng giả mạo giấy tờ nhờ dữ liệu chuẩn hóa, liên thông.

Thực tiễn còn nhiều vướng mắc

Ông Lâm Hoài Nam, ngụ ấp Cái Giá, xã Hưng Hội - đến trụ sở UBND xã để giải quyết thủ tục hành chính.

Mặc dù có ý nghĩa to lớn, việc quản lý dữ liệu hộ tịch ở cấp cơ sở hiện còn nhiều khó khăn. Theo ông Nguyễn Hoàng Em, vướng mắc lớn nhất là sự thiếu đồng bộ, độ chính xác dữ liệu do hạ tầng công nghệ còn hạn chế, kỹ năng số của cán bộ chưa đáp ứng yêu cầu, trong khi quy trình chỉnh sửa dữ liệu phức tạp.

Nhiều xã vẫn phải lưu trữ song song sổ giấy và dữ liệu điện tử, dễ dẫn đến sai lệch khi cập nhật. Các hồ sơ hộ tịch trước thời điểm số hóa chưa được chuẩn hóa, gây khó khăn cho việc tra cứu, liên thông. Bên cạnh đó, dữ liệu trên phần mềm hộ tịch điện tử chưa hoàn toàn đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, còn tồn tại tình trạng trùng lặp, thiếu thông tin hoặc khác biệt giữa hệ thống và sổ giấy.

Hạ tầng kỹ thuật tại cơ sở cũng là rào cản lớn: máy tính, máy scan cũ kỹ, đường truyền Internet không ổn định. Trong khi đó, đội ngũ công chức Tư pháp – Hộ tịch chưa được đào tạo sâu về công nghệ thông tin, dẫn đến phải phụ thuộc sự hỗ trợ từ cấp trên khi gặp lỗi, kéo dài thời gian giải quyết hồ sơ.

Bà Lê Thị Như - Công chức Tư pháp - Hộ tịch - Chứng thực UBND xã Hưng Hội, chia sẻ: “Khối lượng công việc rất lớn, vừa tiếp nhận hồ sơ trực tiếp vừa nhập liệu lên phần mềm, nhiều khi phải nhập lại do hệ thống bị treo. Phần mềm đôi khi lỗi, đồng bộ chậm với Cơ sở dữ liệu quốc gia, phải chờ tỉnh hỗ trợ”.

Người dân cũng gặp phiền toái khi phần mềm bị lỗi, phải đi lại nhiều lần. Ông Lâm Hoài Nam (ấp Cái Giá) phản ánh: “Nhiều người chưa quen với dịch vụ công trực tuyến nên vẫn muốn đến trực tiếp. Khi hệ thống chậm hoặc lỗi, chúng tôi mất thêm thời gian chờ đợi.”

Dù vậy, không ít người dân đánh giá cao sự phục vụ của cán bộ cơ sở. Ông Nguyễn Văn Hoàng (ấp Cái Giá) cho biết: “Gia đình tôi vừa làm thủ tục đăng ký kết hôn cho con. Cán bộ hướng dẫn tận tình, hồ sơ được nhập trên máy và trả kết quả đúng hạn, không còn cảnh đi lại nhiều lần như trước đây”.

Cần giải pháp đồng bộ từ Trung ương đến địa phương

Ông Nguyễn Hoàng Em – Phó Chủ tịch UBND xã Hưng Hội (tỉnh Cà Mau).

Để tháo gỡ khó khăn, Bộ Tư pháp đã ban hành nhiều giải pháp như nâng cấp phần mềm hộ tịch điện tử, hoàn thiện cơ chế liên thông dữ liệu, tăng cường đào tạo cán bộ cơ sở... Theo ông Nguyễn Hoàng Em, những bước đi này là cần thiết nhưng để đạt hiệu quả thực chất, cần sự vào cuộc đồng bộ từ Trung ương đến địa phương, trong đó chú trọng gắn đào tạo nhân lực với đầu tư hạ tầng và chuẩn hóa dữ liệu ngay từ cấp xã.

Ông Trần Hoàng Lộc – Phó Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Cà Mau, cho biết: “Thời gian qua, Sở đã tham mưu UBND tỉnh triển khai nhiều giải pháp như rà soát, số hóa hồ sơ hộ tịch cũ; nâng cấp hạ tầng kỹ thuật; bồi dưỡng chuyên sâu cho đội ngũ công chức Tư pháp – Hộ tịch ở cơ sở".

Thời gian tới, Cà Mau tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo tiêu chí “đúng, đủ, sạch, sống”, bảo đảm kết nối thông suốt với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Đây là nền tảng then chốt để triển khai hiệu quả mô hình chính quyền hai cấp, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ người dân, xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch”.

Việc chuẩn hóa và hoàn thiện dữ liệu hộ tịch không chỉ giúp Nhà nước quản lý hiệu quả, mà còn trực tiếp phục vụ lợi ích của mỗi công dân. Đây là một trong những giải pháp trọng tâm để thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng chính quyền số, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong giai đoạn mới.

Trọng Nghĩa