Rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm: Cách kiểm đếm và phân rã nhiệm vụ

1. Tài liệu làm căn cứ rà soát

Cơ quan, đơn vị sử dụng kết quả kê khai nhiệm vụ đã thực hiện theo các văn bản hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương; đối chiếu với quy định hiện hành về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế làm việc và các văn bản về phân cấp, phân quyền để rà soát, cập nhật.

Đối với từng nhiệm vụ, xác định nhiệm vụ tiếp tục thực hiện, nhiệm vụ mới tiếp nhận, nhiệm vụ đã chuyển giao hoặc không còn thực hiện; kiểm tra căn cứ pháp lý, thẩm quyền, cơ quan chủ trì và những nội dung trùng lặp, chưa thống nhất. Kế thừa dữ liệu đã được xác nhận, chỉ bổ sung, điều chỉnh những thông tin thay đổi hoặc còn thiếu; không yêu cầu kê khai lại từ đầu.

2. Nguyên tắc xác định và kiểm đếm nhiệm vụ

Mỗi nhiệm vụ được xác định trên cơ sở chức năng, thẩm quyền được giao, có nội dung và kết quả thực hiện cụ thể. Một nhiệm vụ chỉ được tính một lần trong danh mục, không phụ thuộc vào số lần thực hiện hoặc số lượng hồ sơ, sản phẩm phát sinh. Các công việc, công đoạn thuộc cùng một nhiệm vụ được xác định riêng để thống kê khối lượng, thời gian thực hiện, không tính thành nhiệm vụ độc lập. Danh mục nhiệm vụ không tăng hoặc giảm chỉ vì số người, số biên chế hiện có hay ngạch, bậc của người thực hiện thay đổi.

Phân biệt "số loại nhiệm vụ" và "số nhiệm vụ giao cho các đơn vị thực hiện". Một loại nhiệm vụ được giao cho 10 xã vẫn là một loại nhiệm vụ nhưng có 10 đơn vị thực hiện; chỉ cộng theo chỉ tiêu và phạm vi đã thống nhất. Mã nhiệm vụ gốc được giữ nguyên, bổ sung mã đơn vị và vai trò chủ trì, phối hợp để truy vết.

Quản lý hai lớp mã: mã loại nhiệm vụ để đối chiếu cùng nội dung ở nhiều nơi và mã nhiệm vụ tại đơn vị (mã cơ quan, mã nhiệm vụ nguồn hoặc tham chiếu, vai trò thực hiện). Mã minh họa như X.HT.001 chỉ là ví dụ, không phải mã bắt buộc. Giữ mã nguồn theo các Công văn 1972, 2209, 2342; khi có danh mục chuẩn, lập bảng đối chiếu mã, không yêu cầu đánh mã lại toàn bộ biểu. Khi nhiệm vụ chuyển giao, tách, gộp hoặc chấm dứt, giữ mã nguồn, ghi mã liên kết, thời điểm thay đổi và đơn vị tiếp nhận để bảo đảm truy vết, không thống kê trùng.

Quy tắc đặt mã và thẩm quyền quản lý mã: Việc đặt mã nhiệm vụ, mã công việc, mã vị trí việc làm phải bảo đảm thống nhất, ổn định, không trùng lặp, có khả năng liên kết, đối chiếu và truy vết dữ liệu trong toàn hệ thống chính trị.

 (1) Mã nhiệm vụ được xác định theo từng loại nhiệm vụ trên cơ sở chức năng, thẩm quyền được giao; cùng một loại nhiệm vụ thực hiện tại nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng chung mã nhiệm vụ, phân biệt nơi thực hiện bằng mã cơ quan, đơn vị và vai trò chủ trì, phối hợp. Cơ quan đầu mối quản lý danh mục nhiệm vụ theo khối, ngành, lĩnh vực hoặc địa phương có trách nhiệm rà soát, chuẩn hóa, xác nhận mã thuộc phạm vi được giao. 

(2) Mã công việc do cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện đề xuất trên cơ sở phân rã từng nhiệm vụ thành các công việc cụ thể; mã công việc phải gắn với mã nhiệm vụ gốc, phân biệt được từng công việc, không tạo mã mới theo số lần thực hiện hoặc số lượng hồ sơ, sản phẩm. Cơ quan đầu mối kiểm tra, xác nhận và tổng hợp vào danh mục dùng chung.

 (3) Mã vị trí việc làm được kế thừa từ danh mục vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền ban hành, phê duyệt; cơ quan, đơn vị không tự thay đổi mã hoặc tạo mã vị trí mới khi chưa có căn cứ. Đối với vị trí đề nghị bổ sung, sử dụng mã tạm, ghi rõ căn cứ và tình trạng đề xuất; việc xác nhận mã không thay thế thẩm quyền quyết định phê duyệt vị trí việc làm.

Minh họa cách đặt mã

3. Cách xác định công việc và sản phẩm của từng nhiệm vụ

Đối với mỗi nhiệm vụ đã rà soát, xác định các công việc cần thực hiện, sản phẩm hoặc kết quả của từng công việc; phân định trách nhiệm chủ trì, phối hợp và thẩm quyền quyết định. Đồng thời, xác định thời hạn, tần suất thực hiện, số lượng sản phẩm và nguồn số liệu để kiểm tra, xác nhận.

Trường hợp cần thiết, tiếp tục xác định các công đoạn để tính thời gian thực hiện công việc. Phân biệt sản phẩm chính với sản phẩm trung gian, tránh thống kê trùng khối lượng công việc.

Ví dụ về xác định công việc, sản phẩm tại cơ quan Trung ương

(1) Đối với cơ quan tham mưu của Đảng: Nhiệm vụ nghiên cứu, tham mưu xây dựng đề án về tổ chức bộ máy có thể gồm các công việc: rà soát quy định, tổng kết thực tiễn, nghiên cứu phương án, xây dựng dự thảo, tiếp thu và hoàn thiện. Sản phẩm tương ứng gồm báo cáo tổng hợp, dự thảo đề án, dự thảo văn bản và báo cáo tiếp thu.

(2) Đối với Bộ Tư pháp: Nhiệm vụ tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể gồm các công việc: nghiên cứu căn cứ pháp lý, đánh giá thực tiễn, xây dựng dự thảo, tổ chức lấy ý kiến, tiếp thu, chỉnh lý và hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền. Sản phẩm gồm báo cáo đánh giá, dự thảo văn bản, báo cáo tiếp thu, giải trình và hồ sơ trình theo quy định.

Các công việc, sản phẩm được kê khai theo mã nhiệm vụ gốc, xác định rõ trách nhiệm chủ trì, phối hợp, khối lượng và thời gian thực hiện; không tính các công việc, công đoạn thành nhiệm vụ độc lập khi không có căn cứ xác định riêng.

Ví dụ giả định: 01 đề án gồm nghiên cứu 80 giờ, dự thảo 120 giờ, lấy ý kiến và tiếp thu 60 giờ. Tổng là 260 giờ nếu các phần việc không trùng; không cộng thêm 260 giờ ở dòng "đề án hoàn thành". Nếu có hai chuyên môn tham gia, phân bổ rõ từng phần trong 260 giờ cho các vị trí tương ứng.

Biểu sử dụng: Biểu A1, A2; đối chiếu Phụ lục V. Mỗi công việc, sản phẩm phải liên kết với nhiệm vụ gốc và xác định rõ đơn vị chịu trách nhiệm.