Rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm: Hướng dẫn điền bộ biểu Excel

HƯỚNG DẪN ĐIỀN BỘ BIỂU EXCEL
Rà soát nhiệm vụ, hoàn thiện vị trí việc làm, xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027-2031

I. NGUYÊN TẮC VÀ PHẠM VI

Bộ biểu có 09 biểu nghiệp vụ A1, A2, B1, B2, C1, C2, C3, D1, D2; Biểu B2 gồm trang chi tiết B2_CT_TacDong và trang tổng hợp tự động B2_ThayDoi. Chỉ nhập tại ô được phép; ô công thức đã khóa không sửa hoặc chép đè. Các cột có danh sách chọn mã và trạng thái phải lựa chọn đúng giá trị trong danh mục. Các bảng kiểm tra, tiến độ và nhật ký phục vụ cơ quan đầu mối quản lý, tổng hợp; đơn vị không phải kê khai lại như biểu nghiệp vụ. Kết quả cảnh báo "ĐẠT" về kỹ thuật không thay cho xác nhận nghiệp vụ.

Dữ liệu nguồn được cơ quan đầu mối tập hợp và nhập trước; đơn vị đối chiếu, xác nhận, chỉ bổ sung phần thay đổi hoặc còn thiếu. Mã nhiệm vụ, công việc, vị trí việc làm phải thống nhất giữa các biểu và gắn với mã cơ quan trong phạm vi tổng hợp. Không tính trùng sản phẩm, giờ công việc, nhân sự kiêm nhiệm hoặc biên chế. Phân biệt số liệu thực tế, ước thực hiện và dự báo; không lấy biên chế hiện có làm định mức nhu cầu.

Kỳ thống kê thống nhất trong bộ biểu là từ ngày 01/10/2025 đến hết ngày 30/9/2026 (12 tháng); nhân lực hiện có chốt ngày 30/9/2026. Tại Biểu B1, cột "Số sản phẩm/năm" ghi sản lượng thực tế của kỳ này; không nhập riêng sản lượng 9 tháng, không tính trùng sản phẩm đã bàn giao. Đối với nhiệm vụ được giao trong kỳ hoặc đơn vị thành lập mới, ghi thời gian hoạt động, dữ liệu bàn giao, nguồn và căn cứ xác định sản lượng; chưa đủ dữ liệu thì ghi rõ phần thiếu để tiếp tục kiểm chứng, không tự nhân theo tỷ lệ cố định. Dự báo 2027–2031 lập theo từng năm, có số liệu và giải trình riêng. Quỹ giờ tham chiếu PP2 cho chế độ phổ biến là 1.904 giờ/người/năm; chế độ đặc thù sử dụng quỹ giờ có căn cứ, được xác nhận theo thẩm quyền.

Quỹ giờ 1.904 được tính theo tham số của bộ biểu: (261 ngày − 11 ngày lễ, Tết − 12 ngày phép) × 8 giờ. Đây là mức tham chiếu nghiệp vụ, không phải định mức biên chế hoặc quỹ giờ áp dụng mặc nhiên cho mọi vị trí. Cơ quan đầu mối xác nhận kỳ, đối tượng, chế độ làm việc và căn cứ sử dụng tham số; kiểm tra riêng trường hợp đặc thù, làm việc chưa đủ năm và dự báo năm sau. Giờ họp, đào tạo, công việc chung đã tính trong khối lượng thì không tiếp tục trừ ở quỹ giờ.

Quy ước dữ liệu: chỉ ghi 0 khi đã xác nhận không phát sinh; ô số chưa có dữ liệu để trống và nêu phần thiếu tại trường nguồn/giải trình. "Không áp dụng" ghi tại trường trạng thái hoặc ghi chú, không gõ vào ô số. Giờ, phút, sản phẩm, người và kinh phí dùng đúng đơn vị; số người thực tế khác người lao động quy đổi. Giữ số thập phân khi quy đổi; chỉ tiêu biên chế ghi theo số nguyên và quyết định có thẩm quyền.

Mỗi tệp xác định rõ mã, tên cơ quan, phạm vi, kỳ chốt và phiên bản. Khi tổng hợp, cơ quan đầu mối kiểm tra đồng thời mã cơ quan, mã nghiệp vụ và kỳ; không cộng các kỳ khác nhau.

PP1 là phương pháp xác định số người theo cơ cấu, chức danh, yêu cầu thường trực hoặc chế độ chuyên ngành có căn cứ. PP2 xác định nhu cầu từ tổng giờ lao động và quỹ giờ của một người trong cùng kỳ. PP3 xác định nhu cầu từ nhiệm vụ, sản phẩm, tiến độ, vai trò chuyên môn và yêu cầu thực hiện đồng thời đối với công việc khó đo bằng khối lượng nhân thời gian. VTVL là vị trí việc làm; SP là sản phẩm; BC là biên chế.

II. TRÌNH TỰ 08 BƯỚC

Chuẩn bị trước khi nhập: cơ quan đầu mối nhập dữ liệu đã có, thống nhất phạm vi và bộ mã; đưa danh mục VTVL vào C1 trước khi đơn vị nhập A2. Bước 5 tiếp tục rà soát, hoàn thiện C1 và C2. Đơn vị chỉ thực hiện các biểu và trường thuộc phạm vi áp dụng.

III. HƯỚNG DẪN CHI TIẾT TỪNG BIỂU

1. Biểu A1 – Danh mục nhiệm vụ

Biểu A1 – Danh mục nhiệm vụ. Ghi từng nhiệm vụ có mã, căn cứ, kỳ và nguồn để liên kết công việc.

Ví dụ minh họa (giả định, không phải định mức): NV.BTP.001 – Tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật – Bộ Tư pháp – căn cứ từ văn bản còn hiệu lực – kỳ theo thông báo – trạng thái tiếp tục thực hiện. Mã và căn cứ phải truy vết được.

Nhiệm vụ chuyển giao trong kỳ: lưu thời điểm, bên giao, bên nhận, sản phẩm đã hoàn thành và phần đang xử lý. Mỗi bên ghi đủ giờ thực tế có chứng cứ của phần việc đã làm; sản phẩm hoàn thành chỉ tính một lần trong cùng phạm vi tổng hợp.

2. Biểu A2 – Công việc và sản phẩm

Biểu A2 - Công việc và sản phẩm. Phân rã nhiệm vụ thành công việc, sản phẩm gắn với VTVL.

Ví dụ minh họa (giả định, không phải định mức): CV.NV.BTP.001.01 gắn NV.BTP.001 và VTVL.BTP.001; tên việc "Nghiên cứu, xây dựng dự thảo"; sản phẩm "Dự thảo văn bản"; đơn vị tính "dự thảo"; có nguồn quy trình chuyên môn.

Một hồ sơ có hai phần việc: vị trí A thực hiện 20 phút, vị trí B thực hiện 10 phút. Với 100 hồ sơ, tổng giờ là 100 × 20 ÷ 60 + 100 × 10 ÷ 60 = 50 giờ. A2 có hai mã phần việc gắn hai vị trí; B1 ghi sản lượng tham gia của từng phần việc. Kết quả hoàn thành của cơ quan vẫn là 100 hồ sơ, không phải 200 hồ sơ. Các số chỉ để minh họa.

3. Biểu B1 – Khối lượng và thời gian thực hiện công việc

Biểu B1 - Khối lượng và thời gian. Đo sản lượng, thời gian lao động cho một sản phẩm và giờ bổ sung; cung cấp giờ B1 cho phần việc áp dụng PP2 tại C3.

Ví dụ minh họa (giả định, không phải định mức): 6.000 sản phẩm × 30 phút/sản phẩm ÷ 60 = 3.000 giờ sản phẩm. Giờ bổ sung chỉ tính phần chưa nằm trong 30 phút; nếu không phát sinh đã xác nhận có thể ghi 0. Trường cảnh báo phải đạt điều kiện mới sinh giờ sản phẩm.

Kiểm tra: mã công việc có ở A2 và gắn đúng VTVL; sản lượng, thời gian có nguồn, kỳ và phạm vi xác định; các cột F, G, M–R là công thức, không nhập đè. Cột R chỉ kiểm tra các điều kiện đã được thiết kế; người xác nhận phải kiểm tra thêm nguồn sản lượng, kỳ, nguồn thời gian và phạm vi áp dụng chuẩn. Có số để tính hoặc có cảnh báo "ĐẠT" chưa đồng nghĩa dữ liệu đã kiểm chứng.

Công việc chỉ đo được tổng giờ: dẫn phiếu ghi giờ, lịch thực hiện, phạm vi và xác nhận; không tạo sản lượng hoặc phút/SP giả để mở công thức. Đối với công việc chỉ có giờ bổ sung đã được xác nhận, nhập số giờ tại B1 cột E, đồng thời ghi mã công việc, VTVL, nguồn công việc ở H, căn cứ thời gian ở I và kỳ ở K. Excel có thể tính giờ tổng G mà không cần nhập sản lượng hoặc phút/sản phẩm giả; kiểm tra cảnh báo R và phần việc chưa phản ánh trước khi xác nhận kết quả tại C3.

4. Biểu B2 – Tác động của chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ và xã hội hóa (phần chi tiết)

Biểu B2 chi tiết – Tác động thực tế. Phản ánh công đoạn đã thay đổi, giờ giảm và giờ việc mới có chứng cứ.

Ví dụ minh họa (giả định, không phải định mức): Đối với 6.000 sản phẩm, số hóa giảm 5 phút/sản phẩm (500 giờ), thuê dịch vụ giảm thêm 100 giờ ở công đoạn khác, phát sinh 200 giờ quản trị dữ liệu. Khi đủ xác nhận và đối chiếu trùng, tác động ròng = 200 − 500 − 100 = −400 giờ; không trừ lần hai nếu B1 đã dùng phút sau thay đổi.

Kiểm tra: tác động có nguồn, cùng kỳ và phạm vi với B1; số sản phẩm áp dụng không vượt phần việc tương ứng; công đoạn đã được đối chiếu để loại giờ trùng. Trường hợp nhiều giải pháp tác động cùng công đoạn, xác định phần tăng, giảm riêng, không cộng lặp. Cảnh báo "ĐẠT" về kỹ thuật không thay thế xác nhận của cơ quan chuyên môn.

Nếu phút sau thay đổi lớn hơn phút trước, xác định giờ tăng = số sản phẩm thực áp dụng × phần phút tăng ÷ 60 và ghi tại I khi chưa nằm trong B1. Khi B1 đã phản ánh đầy đủ số sau thay đổi, B2 không điều chỉnh lại phần đã tính. Cơ quan đầu mối kiểm tra riêng dòng B2 chưa đủ căn cứ và tổng giờ giảm so với phạm vi giờ tương ứng.

5. Biểu C1 – Danh mục vị trí việc làm

Biểu C1 - Danh mục vị trí việc làm. Rà soát VTVL và xác định quỹ giờ quy đổi PP2; chế độ đặc thù có căn cứ riêng.

Ví dụ minh họa (giả định, không phải định mức): VTVL.BTP.001 – Chuyên viên pháp luật – loại công chức – quyết định phê duyệt. Nếu làm theo chế độ phổ biến, giờ PP2 tự lấy mức 1.904; nếu làm theo chế độ đặc thù phải ghi mức riêng có căn cứ, xác nhận.

6. Biểu C2 – Bản mô tả công việc và khung năng lực

Biểu C2 – Mô tả trách nhiệm và năng lực. Tóm tắt trách nhiệm, năng lực theo hồ sơ đã phê duyệt.

Ví dụ minh họa (giả định, không phải định mức): VTVL.BTP.001; trách nhiệm tham mưu hồ sơ đúng pháp luật, đúng hạn; năng lực chung phối hợp và xử lý thông tin; chuyên môn thẩm định pháp lý; dẫn nguồn khung năng lực, bản mô tả.

7. Biểu C3 – Xác định nhu cầu nhân lực

Biểu C3 – Nhu cầu nhân lực. Xác định PP1, PP2, PP3 hoặc kết hợp; tổng hợp giờ ròng, người lao động quy đổi và kết luận số người cần bố trí. Các cột C–G, M, N có công thức, đã khóa. Cột J phản ánh kết luận theo kỳ cơ sở và liên kết sang D2; việc sửa kết luận kỳ cơ sở phải có căn cứ và lưu phiên bản. Nhu cầu khác nhau giữa các năm 2027–2031 được lập riêng theo Biểu D2, không sửa số cơ sở chỉ để thay số của một năm dự báo.

Ví dụ minh họa (giả định, không phải định mức): Giờ B1 = 3.000; tác động ròng B2 = −400; giờ ròng = 2.600; PP2 = 2.600 ÷ 1.904 ≈ 1,366 người lao động quy đổi. Người cần bố trí do thẩm định và giải trình riêng; không tự làm tròn kết quả PP2 thành biên chế.

Kiểm tra: chỉ dùng giờ B1 đủ căn cứ và tác động B2 đã xác nhận; kiểm tra cả phần B1, B2 còn thiếu để đánh giá tính đầy đủ của kết quả. C3 tính giờ ròng = giờ B1 + tác động ròng B2; giờ ròng âm phải dừng kết luận và đối chiếu lại phạm vi. PP1, PP3 và số người cần bố trí phải có giải trình. Cột N chỉ đếm các dòng B1 theo điều kiện công thức, không thay kiểm tra toàn bộ danh mục công việc hoặc tác động B2 còn thiếu.

Trình tự xác định số người theo PP3

a) Liệt kê nhiệm vụ, sản phẩm phải hoàn thành, yêu cầu chất lượng và thời hạn; kế thừa kế hoạch, hồ sơ được giao, không lập lại tài liệu đã có.

b) Lập tiến độ, xác định các vai trò chuyên môn cần thực hiện đồng thời và phần việc không thể kiêm nhiệm; đối chiếu hồ sơ công việc tương tự và điều kiện thực hiện.

c) Xem xét khả năng dùng chung, kiêm nhiệm và nguồn lực hỗ trợ; giải trình số người cần bố trí theo từng VTVL, trong thời gian nào. Không lấy số người hiện có làm kết quả mặc định.

d) Đơn vị đề xuất, chủ thể có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận; dẫn nguồn tại K, chọn trạng thái tại L. Không bắt buộc quy mọi công việc trí tuệ thành số phút hoặc tự đặt hệ số phức tạp.

Khi kết hợp phương pháp, xác định rõ PP1, PP2, PP3 áp dụng cho phần việc nào. Nếu các phương pháp cùng xem xét một phần việc thì dùng để đối chiếu, không cộng kết quả. Phần giờ và nhân lực dùng chung chỉ tính một lần.

Ví dụ giả định: 02 đề án phải hoàn thành đồng thời cần 02 người chủ trì chuyên môn; 01 người phân tích dữ liệu có thể dùng chung nếu tiến độ cho phép. Hồ sơ giải trình gồm yêu cầu sản phẩm, lịch thực hiện, phân công, tài liệu tương tự và khả năng bố trí sau đề án. Đề xuất 03 người tham gia trong thời gian xác định chưa đồng nghĩa cần thêm 03 biên chế thường xuyên; phải phân bổ vào các VTVL và đối chiếu nguồn lực hiện có.

8. Biểu D1 – Đối chiếu nguồn nhân lực hiện có

Biểu D1 – Nguồn lực hiện có. Mỗi người ghi một dòng tại vị trí chính trong bản Excel hiện tại; phân bổ quỹ giờ và đối chiếu người kiêm nhiệm theo cùng mã nguồn lực. Phần giờ làm tại vị trí khác được ghi chi tiết trong bảng phân bổ kèm hồ sơ, do cơ quan đầu mối quản lý để tổng hợp cho từng VTVL.

Ví dụ minh họa (giả định, không phải định mức): Nguồn lực NL.0001 thuộc VTVL.BTP.001, quỹ giờ 1.904; dành 952 giờ cho vị trí và 952 giờ cho việc khác. Một người kiêm nhiệm không được đếm thành hai người ở tổng biên chế.

Bảng phân bổ giờ kèm D1 dùng lại hồ sơ phân công đã có; đầu mối quản lý, đơn vị chỉ xác nhận phần thiếu hoặc thay đổi. Mỗi dòng là một người tại một VTVL trong cùng kỳ. Số người thực tế được đếm theo mã duy nhất, biên chế chỉ tổng hợp tại nơi tính chính thức.

9. Biểu D2 – Phương án biên chế giai đoạn 2027–2031

Biểu D2 – Phương án bố trí và biên chế. Mỗi dòng gắn mã VTVL và năm phương án 2027–2031. Trong bản Excel, cột C và cột L đều tự lấy số người cần bố trí từ C3 cột J theo mã VTVL; đây là số tham chiếu kỳ cơ sở, không phải dự báo riêng từng năm. Không nhập đè vào các cột này. Nhu cầu từng năm được ghi tại bảng thuyết minh theo năm kèm D2 dưới đây; cột H của D2 dẫn đến đúng dòng thuyết minh.

Ví dụ minh họa (giả định, không phải định mức): C3 xác nhận kỳ cơ sở cần 2 người. D2 cột C và L vẫn hiển thị 2 ở các dòng năm 2027, 2028. Nếu nhu cầu đã xác nhận năm 2027 là 2, năm 2028 là 3, ghi đúng 2 và 3 tại bảng thuyết minh theo năm, kèm căn cứ; không sửa C3 thành 3 làm thay đổi cả dòng năm 2027. Số người có thể bố trí và đề nghị điều chỉnh được xác định cho từng năm sau khi xem xét bố trí lại.

Kiểm tra: nhu cầu và khả năng bố trí phải thuộc cùng cơ quan, VTVL, năm và cùng đơn vị tính; không trừ trực tiếp số người quy đổi PP2 với số người thực tế. Trong bản Excel hiện tại, C bằng L chỉ thể hiện cùng nguồn liên kết, không chứng minh nhu cầu từng năm không đổi. Tổng hợp nhu cầu theo năm từ bảng thuyết minh đã xác nhận, không lấy C thay thế số dự báo. Không cộng biên chế của 05 năm thành tổng biên chế giai đoạn.

Bảng thuyết minh nhu cầu theo năm kèm D2

Bảng này là cấu trúc dữ liệu giải trình bổ trợ cho D2 do cơ quan đầu mối tập hợp từ hồ sơ đã có, không phải biểu nghiệp vụ; mỗi dòng theo một mã cơ quan, một mã VTVL và một năm. Dùng thống nhất các trường dưới đây để tổng hợp được số theo năm, thay cho chỉ thuyết minh bằng lời. Không yêu cầu đơn vị lập lại dữ liệu đã được xác nhận.

Khi cơ quan đầu mối phát hành Excel đã sửa, cột C của D2 phải lấy nhu cầu đúng năm theo mã cơ quan, mã VTVL và năm; cột L giữ số cơ sở đã chốt. Chuyển dữ liệu thuyết minh đã xác nhận vào liên kết mới, đối chiếu kết quả và lưu phiên bản; không yêu cầu đơn vị kê khai lại. Trước thời điểm đó, giữ cơ chế hiện tại và sử dụng bảng thuyết minh làm nguồn tổng hợp nhu cầu theo năm.

10. Danh mục sản phẩm dùng chung – cơ quan đầu mối cập nhật

Danh mục sản phẩm dùng chung. Tra cứu mã, nhóm, thời gian chuẩn, trạng thái xác nhận, ngày hiệu lực và phạm vi áp dụng.

Chỉ cơ quan chuyên ngành hoặc đầu mối được giao quản lý thực hiện cập nhật danh mục; đơn vị cơ sở không nhập tại bảng này.

Ví dụ minh họa (giả định, không phải định mức): sản phẩm dự thảo văn bản thuộc khối/lĩnh vực phù hợp; cơ quan đầu mối ghi mã, nhóm (nếu áp dụng), số phút chuẩn, văn bản, trạng thái đã xác nhận và phạm vi. Đơn vị cơ sở chỉ chọn mã tra cứu trong B1.

11. Phân nhóm đặc điểm địa bàn cấp xã – địa phương thực hiện

Phân nhóm đặc điểm địa bàn cấp xã. Phân loại xã, phường, đặc khu theo 04 nhóm tại Phụ lục IV của Bộ phụ lục kèm Hướng dẫn rà soát, hoàn thiện VTVL, xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế trong hệ thống chính trị. Tiêu chí và danh sách phải được kiểm tra, xác nhận trước khi sử dụng chính thức; việc phân nhóm phục vụ phân tích, không tự tăng hoặc giảm biên chế.

Cơ quan đầu mối địa phương thực hiện trong phạm vi được giao; chỉ nhập A–C, không sửa danh mục nhóm vùng ghi sẵn. Đầu mối lưu bảng đối chiếu mã đơn vị hành chính với tên và nhóm địa bàn; không lấy tên tỉnh thay cho đặc điểm của từng xã. Địa bàn đan xen nhiều đặc điểm được giải trình theo tiêu chí do đầu mối thống nhất, không tự đặt nhóm thứ năm.

Ví dụ minh họa (giả định, không phải định mức): phường A thuộc vùng đô thị đặc biệt, xã B thuộc vùng đồng bằng. Phân nhóm chỉ để giải thích điều kiện địa bàn, không phải hệ số tăng hoặc giảm biên chế.

IV. DỮ LIỆU NGUỒN, DANH MỤC DÙNG CHUNG VÀ KIỂM TRA

1. Dữ liệu nguồn: cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ đã rà soát theo các Công văn số 1972-CV/BTCTW, 2209-CV/BTCTW, 2342-CV/BTCTW của Ban Tổ chức Trung ương và hồ sơ hiện có; ghi đủ ngày, trích yếu, phạm vi và địa chỉ lưu từ văn bản nguồn. Giữ mã nhiệm vụ, VTVL, số lượng nhân lực và nơi tính biên chế; bổ sung kỳ, nguồn, phạm vi, trạng thái khi còn thiếu. Đơn vị đối chiếu, xác nhận dữ liệu đã nhập; không kê khai lại số liệu đã được xác nhận.

Các trường dữ liệu nguồn cần đối chiếu, cập nhật theo phân công của đầu mối (không yêu cầu đơn vị kê khai lại):

Nguồn nhiệm vụ

Nguồn vị trí việc làm

Nguồn nhân lực

2. Bảng tổng hợp tác động của Biểu B2 tự tính từ các dòng chi tiết đủ điều kiện; đơn vị không nhập trực tiếp. Khi còn dòng chi tiết chưa kiểm chứng, kết quả mới phản ánh phần đã đủ căn cứ; phải làm rõ phần còn thiếu trước khi kết luận đầy đủ nhu cầu. Danh mục sản phẩm dùng chung do cơ quan chuyên ngành xác nhận; chỉ sử dụng thời gian chuẩn khi có căn cứ, còn hiệu lực và đúng phạm vi áp dụng.

Triển khai và làm điểm: cơ quan đầu mối cung cấp mã cơ quan, danh mục nhiệm vụ, công việc, sản phẩm, VTVL đã có, đơn vị tính và nguồn dữ liệu. Khi chưa có chuẩn, đơn vị đo hoặc ước lượng theo hồ sơ thực tế, nêu phương pháp, nguồn và người xác nhận; kết quả chưa được xác nhận chỉ dùng tính thử. Theo kế hoạch triển khai, thử điền từ A1 đến D2 tại một số đơn vị, tập hợp câu hỏi phục vụ tập huấn toàn quốc. Tiếp tục tiếp nhận, đối chiếu dữ liệu trong khi hoàn thiện công cụ; chỉ dùng kết quả đủ căn cứ, đã kiểm tra để tổng hợp phương án chính thức.

Lưu ý khi nhập: (i) Công việc có nhiều VTVL tham gia được chia thành phần việc có mã riêng tại A2, cùng truy về nhiệm vụ gốc; ghi đúng giờ của từng vị trí, không đếm lặp sản phẩm hoàn thành. (ii) D1 ghi một dòng cho một người tại vị trí chính; bảng phân bổ kèm hồ sơ ghi giờ của từng VTVL theo cùng mã người. (iii) Vùng công thức hiện tại là dòng 3–202, tương ứng 200 dòng dữ liệu; không tự chèn thêm. Đầu mối cấp tệp mở rộng đã kiểm tra hoặc hướng dẫn chia phạm vi, giữ cùng bộ mã và hợp nhất có kiểm soát. (iv) B1 hoặc B2 còn thiếu chứng cứ thì chưa xác nhận đầy đủ nhu cầu tại C3 và chưa ghi D2 là đã thẩm định. (v) D2 giữ số cơ sở ở C/L; nhu cầu từng năm ghi tại bảng thuyết minh có cấu trúc kèm theo, không chỉ ghi bằng lời.

3. Kiểm tra, xác nhận và gửi kết quả: đơn vị rà soát nguồn, kỳ, phạm vi, phần việc, nhân lực và các dòng chưa đủ căn cứ; người có trách nhiệm xác nhận số liệu trước khi gửi. Hồ sơ gồm tệp Excel đúng phiên bản, văn bản xác nhận và các bảng giải trình phát sinh; tài liệu chứng minh dẫn địa chỉ lưu được phép truy cập, không gửi lặp toàn bộ hồ sơ. Cơ quan đầu mối kiểm tra, yêu cầu bổ sung, theo dõi tiến độ và lưu lịch sử; cơ quan có thẩm quyền thực hiện thẩm định, quyết định theo chức năng. Các bảng kiểm tra, tiến độ, nhật ký hỗ trợ quản lý, không phải biểu kê khai lại của đơn vị.

4. Quy tắc mã: giữ mã nhiệm vụ, công việc, VTVL đã được xác nhận. Mã công việc phải truy về nhiệm vụ gốc và xác định được cơ quan, VTVL thực hiện phần việc. Mã VTVL kế thừa danh mục được phê duyệt. Khi chưa có mã dùng chung, đơn vị đề xuất mã tạm theo quy tắc của đầu mối, ghi căn cứ và trạng thái đề xuất; đầu mối kiểm tra, xác nhận, lập bảng đối chiếu khi có mã chính thức. Việc xác nhận mã không thay thế quyết định phê duyệt VTVL. Không mã hóa theo số thứ tự dòng.

5. Khi cảnh báo chưa đạt, kiểm tra tại dữ liệu nguồn; không nhập vào ô công thức. Quản lý riêng số tính thử, số thiếu căn cứ và số đã xác nhận. Chỉ chọn "Đã kiểm chứng" khi có nguồn, kỳ, phạm vi, kết quả đối chiếu và chủ thể xác nhận. Chỉ chọn "Đã thẩm định" hoặc "Đã được quyết định" khi có văn bản hoặc hồ sơ xác nhận tương ứng; nhãn cảnh báo tự động không phải căn cứ phê duyệt.

6. Quản lý phiên bản và hoàn thiện chức năng kiểm tra

Cơ quan đầu mối công bố cùng phiên bản tệp Excel và hướng dẫn, thống nhất danh mục chọn, tên trường, vùng công thức, đầu mối nhận và hạn gửi theo kế hoạch. Tên tệp gồm mã cơ quan, kỳ chốt, phiên bản và ngày gửi; bảo đảm xác định được phạm vi, không dùng nhiều tệp trùng dữ liệu để tổng hợp.

Khi chốt phiên bản Excel phát hành, cơ quan đầu mối kiểm tra đồng bộ: B1 đủ nguồn, kỳ và xác nhận khác chuẩn; B2 đúng phạm vi, không trùng tác động và không bỏ sót giờ tăng; C3 nhận diện dữ liệu B1/B2 thiếu và giờ ròng âm; D1 đối chiếu quỹ giờ, nơi tính biên chế và người kiêm nhiệm; D2 liên kết đúng năm, kiểm tra trạng thái nguồn và căn cứ thẩm định, quyết định. Thống nhất các trang chỉ dẫn về dòng 3–202, bỏ thông tin cũ về dòng 82.

Kiểm tra bằng các trường hợp: thiếu nguồn, thiếu kỳ, số 0, công việc nhiều vị trí, người kiêm nhiệm, nhiệm vụ chuyển giao, chế độ đặc thù, B1 đã phản ánh số sau thay đổi, nhu cầu khác nhau giữa các năm, dòng cuối và dữ liệu vượt 200 dòng. Cơ quan đầu mối lập kết quả kiểm tra và hướng dẫn xử lý các giới hạn còn lại. Trong thời gian chưa có chức năng tự động tương ứng, phải đối chiếu nghiệp vụ và lưu xác nhận trước khi tổng hợp chính thức.