Rà soát, tăng cường công tác chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Theo đó, UBND thành phố yêu cầu các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp và UBND các xã, phường tiếp tục tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi quản lý theo quy định.

Việc chỉnh lý, số hóa phải được thực hiện có trọng tâm, trọng điểm, theo thứ tự ưu tiên, gắn với nhu cầu quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu và yêu cầu chuyển đổi số.

Việc tiết kiệm ngân sách không đồng nghĩa với việc cắt giảm hoặc trì hoãn các nhiệm vụ chỉnh lý, số hóa thực sự cần thiết; phải bảo đảm lựa chọn đúng đối tượng, xác định đúng khối lượng, tổ chức thực hiện phù hợp và đạt hiệu quả.

Đồng thời, tổ chức rà soát, thống kê, phân loại, xác định giá trị và đánh giá hiện trạng hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi quản lý. Trong đó, xác định cụ thể tổng khối lượng hồ sơ, tài liệu hiện có; khối lượng đã chỉnh lý, chưa chỉnh lý; đã số hóa, chưa số hóa.

Kết quả, sản phẩm, dữ liệu đã hình thành từ các nhiệm vụ, chương trình, đề án, dự án chỉnh lý, số hóa đã và đang thực hiện. Tình trạng, chất lượng, mức độ đầy đủ và khả năng tiếp tục quản lý, khai thác, sử dụng, chuyển đổi, kết nối, tích hợp, chia sẻ của sản phẩm, dữ liệu đã có. Khối lượng thực tế cần tiếp tục chỉnh lý, số hóa hoặc cần chuẩn hóa, bổ sung, chuyển đổi, cập nhật, tích hợp, kết nối.

Đối với hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý, số hóa hoặc đã hình thành dữ liệu điện tử từ các nhiệm vụ, chương trình, đề án, dự án trước đây, các cơ quan, đơn vị phải kiểm tra, đánh giá chất lượng, mức độ đầy đủ và khả năng tiếp tục quản lý, khai thác, sử dụng trước khi đề xuất thực hiện mới hoặc thực hiện lại. Kết quả, sản phẩm, dữ liệu đã đáp ứng yêu cầu phải được kế thừa, quản lý, khai thác và sử dụng; không thực hiện lại.

Trường hợp kết quả, sản phẩm, dữ liệu đã có nhưng chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu thì phải xác định rõ nội dung còn thiếu, lựa chọn giải pháp phù hợp; ưu tiên chuẩn hóa, bổ sung, chuyển đổi, cập nhật, tích hợp, kết nối, chia sẻ thay cho việc thực hiện lại toàn bộ khi đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ và kỹ thuật.

Chỉ đề xuất thực hiện mới hoặc thực hiện lại đối với khối lượng thực sự cần thiết khi có căn cứ xác định kết quả, sản phẩm, dữ liệu đã có không đáp ứng yêu cầu và việc thực hiện là cần thiết, hiệu quả, đúng thẩm quyền.

Trên cơ sở kết quả rà soát, các cơ quan, đơn vị xác định thứ tự ưu tiên thực hiện, trước hết tập trung vào hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ, tài liệu có nguy cơ xuống cấp, hư hỏng; hồ sơ, tài liệu có nhu cầu khai thác, sử dụng thường xuyên; hồ sơ, tài liệu phục vụ quản lý nhà nước, giải quyết thủ tục hành chính; hồ sơ, tài liệu cần thiết để hình thành, hoàn thiện cơ sở dữ liệu dùng chung của Thành phố.

Việc xác định thứ tự ưu tiên phải gắn với giá trị tài liệu, nhu cầu quản lý, khai thác, sử dụng, tình trạng tài liệu và khả năng nguồn lực; không chạy theo số lượng tài liệu được chỉnh lý, số hóa.

UBND thành phố cũng yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước UBND Thành phố và trước pháp luật về sự cần thiết, phạm vi, đối tượng, khối lượng, sản phẩm đầu ra và hiệu quả của nhiệm vụ chỉnh lý, số hóa do cơ quan, đơn vị đề xuất, tổ chức thực hiện.

Kinh phí chỉnh lý, số hóa phải được lập, quản lý, sử dụng và thanh quyết toán theo đúng quy định. Không đề xuất, bố trí hoặc sử dụng kinh phí để thực hiện lại khối lượng đã hoàn thành hoặc đã có sản phẩm, dữ liệu đáp ứng yêu cầu, có khả năng kế thừa, khai thác, sử dụng; không để một khối lượng hồ sơ, tài liệu được thực hiện, thanh toán từ nhiều nhiệm vụ hoặc nhiều nguồn kinh phí khác nhau.

Đối với nhiệm vụ đang thực hiện, đã được phê duyệt hoặc đã được bố trí kinh phí nhưng chưa triển khai, phải rà soát phạm vi, khối lượng, sản phẩm đầu ra và khả năng kế thừa kết quả đã có.

Bên cạnh đó, việc nghiệm thu phải căn cứ vào khối lượng thực tế hoàn thành, chất lượng sản phẩm và yêu cầu đã được xác định; không nghiệm thu, thanh toán đối với khối lượng không thực hiện, thực hiện không đúng phạm vi hoặc sản phẩm không đáp ứng yêu cầu.

Sau khi hoàn thành, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý, bảo quản, cập nhật, khai thác và sử dụng hiệu quả kết quả chỉnh lý, số hóa; không để tình trạng tài liệu, dữ liệu đã được đầu tư kinh phí nhưng không được quản lý, khai thác, sử dụng.

Đẩy mạnh việc lập, hoàn thiện, kết thúc và nộp lưu hồ sơ điện tử ngay trong quá trình giải quyết công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố; thực hiện chuyển, cập nhật dữ liệu vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung theo quy định.

Chủ động khai thác, sử dụng dữ liệu điện tử đã hình thành; không thực hiện số hóa lại đối với hồ sơ điện tử đã được lập đầy đủ, đáp ứng yêu cầu và có khả năng chuyển, cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng trên hệ thống.