Sổ đỏ lệch diện tích, hồ sơ bị treo không giấy hẹn: Bộ chỉ rõ quy trình bắt buộc

Một công dân phản ánh, gia đình ông đang sử dụng thửa đất trồng cây lâu năm đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ). Thời gian qua, gia đình đã làm hồ sơ xin chuyển mục đích sử dụng đất sang đất ở để xây nhà.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, cơ quan đo đạc và bộ phận một cửa phát hiện diện tích đất thực tế nhỏ hơn so với diện tích ghi trên sổ đỏ.

Theo hướng dẫn của UBND xã và đơn vị đo đạc, người dân đã đo đạc lại, lập hồ sơ hòa giải và điều chỉnh diện tích theo số liệu thực tế. Tuy nhiên, thời gian giải quyết hồ sơ bị kéo dài, không có giấy hẹn trả kết quả, khiến người dân không biết khi nào thủ tục mới hoàn tất.

Từ thực tế này, công dân đặt câu hỏi: Quy trình chuyển mục đích sử dụng đất trong trường hợp diện tích thực tế có chênh lệch so với sổ đỏ được thực hiện như thế nào? Khi người dân nộp hồ sơ thủ tục hành chính về đất đai, cơ quan tiếp nhận có bắt buộc phải cấp giấy hẹn trả kết quả hay không?

Chỉnh lý hồ sơ địa chính là điều kiện bắt buộc

Trả lời nội dung này, Bộ Nông nghiệp và Môi trường cho biết, theo điểm b khoản 1 Điều 121 Luật Đất đai, việc chuyển mục đích sử dụng đất từ đất nông nghiệp sang đất ở thuộc trường hợp phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép.

Trình tự, thủ tục cho phép chuyển mục đích sử dụng đất được quy định tại Điều 227 Luật Đất đai năm 2024; đồng thời thực hiện theo khoản 2, 3, 4 và 6 Điều 44 Nghị định số 102/2024/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai.

Người dân làm thủ tục về đất đai. Ảnh: Hồng Khanh

Bên cạnh đó, theo Nghị định số 151/2025 của Chính phủ về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 2 cấp, phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực đất đai (có hiệu lực từ 1/7/2025), trình tự, thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất được quy định cụ thể tại Mục I, phần III ban hành kèm theo nghị định này.

Theo quy định, trong trường hợp diện tích đất thực tế có chênh lệch so với diện tích ghi trên giấy chứng nhận đã cấp, bắt buộc phải thực hiện đo đạc, xác minh lại hiện trạng sử dụng đất.

“Việc chỉnh lý, cấp đổi giấy chứng nhận là cơ sở pháp lý bắt buộc để tiếp tục giải quyết hồ sơ chuyển mục đích sử dụng đất. Cơ quan có thẩm quyền không được phép cho phép chuyển mục đích sử dụng đất khi diện tích, ranh giới thửa đất chưa thống nhất và chưa được cập nhật đầy đủ trong hồ sơ địa chính”, Bộ này nhấn mạnh.

Hai giai đoạn xử lý hồ sơ khi có chênh lệch diện tích

Đối với trường hợp phát sinh chênh lệch diện tích, Bộ Nông nghiệp và Môi trường cho biết, quy trình xử lý đúng quy định gồm hai giai đoạn.

Giai đoạn thứ nhất là chỉnh lý hồ sơ địa chính. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đề nghị điều chỉnh, cấp đổi giấy chứng nhận; thực hiện đo đạc lại thửa đất; lập biên bản xác nhận hiện trạng sử dụng đất; cập nhật hồ sơ địa chính và cấp đổi giấy chứng nhận theo diện tích thực tế.

Sau khi hoàn tất giai đoạn này, cơ quan chức năng mới tiếp tục xem xét hồ sơ chuyển mục đích sử dụng đất, gồm: thẩm định điều kiện theo quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; xác định nghĩa vụ tài chính; ban hành quyết định cho phép chuyển mục đích và cập nhật lại loại đất trong giấy chứng nhận.

“Như vậy, việc hồ sơ chuyển mục đích của người dân bị tạm dừng trong thời gian xử lý chênh lệch diện tích là có cơ sở pháp lý. Tuy nhiên, việc này phải được thực hiện đúng trình tự, có thời hạn cụ thể và có thông báo rõ ràng cho người dân”, theo Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

Tiếp nhận hồ sơ phải cấp giấy hẹn trả kết quả

Liên quan đến phản ánh không có giấy hẹn trả kết quả, Bộ Nông nghiệp và Môi trường khẳng định, theo quy định về giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, khi cơ quan tiếp nhận hồ sơ hợp lệ của người dân thì bắt buộc phải cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trong đó phải thể hiện rõ ngày nhận hồ sơ, thành phần hồ sơ, thời gian trả kết quả và cơ quan giải quyết.

Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện tiếp nhận thì phải hướng dẫn một lần bằng văn bản cho người dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Không được để tình trạng người dân phải đi lại nhiều lần, đo đạc nhiều lần nhưng không có giấy hẹn và không có văn bản giải thích chính thức về lý do chậm trễ.

“Trường hợp không cấp giấy hẹn trả kết quả hoặc không có văn bản thông báo tình trạng hồ sơ cho người dân là chưa bảo đảm đúng quy định”, Bộ nêu rõ.

Bộ cũng lưu ý, nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì cơ quan chức năng phải có văn bản trả lời chính thức, nêu rõ lý do, căn cứ pháp lý và hướng dẫn cụ thể nội dung cần thực hiện thêm, tránh kéo dài gây bức xúc và ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của người dân.

Hồng Khanh