Số hóa nhưng không phức tạp hóa - bài toán nhiều SME gặp phải

Ban đầu doanh nghiệp kỳ vọng số hóa sẽ giúp tăng hiệu quả. Nhưng sau một thời gian, đội ngũ bắt đầu than “làm việc nhiều bước hơn”, quản lý thì thấy dữ liệu nhiều nhưng khó dùng, còn nhân viên lại tìm cách quay về cách làm cũ cho nhanh. Nhiều doanh nghiệp đang số hóa cả sự phức tạp thay vì làm cho mọi thứ đơn giản hơn.

Nhiều SME đưa công nghệ vào khi quy trình còn chưa rõ. Có một doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý khá bài bản. Hệ thống có rất nhiều tính năng, báo cáo chi tiết và quy trình được thiết kế khá đầy đủ. Nhưng sau vài tháng, phần lớn nhân viên gần như chỉ dùng những chức năng cơ bản nhất.

Số hóa thành công là khi con người sẵn sàng thay đổi cách làm việc.

Khi nhìn kỹ hơn, tôi nhận ra vấn đề không phải phần mềm khó dùng. Mà vì chính doanh nghiệp chưa thật sự rõ cách vận hành của mình. Quy trình giữa các bộ phận còn chồng chéo, trách nhiệm chưa rõ và cách phối hợp vẫn phụ thuộc nhiều vào trao đổi miệng. Trong trường hợp này, công nghệ không giải quyết được vấn đề gốc. Nó chỉ làm cho sự rối rắm được “đưa lên hệ thống”.

Đây là điều mà nhiều SME thường gặp. Khi thấy vận hành bắt đầu thiếu kiểm soát, phản ứng đầu tiên là tìm phần mềm mới. Nhưng nếu chưa xác định rõ mình đang vướng ở đâu, doanh nghiệp rất dễ mua thêm công cụ mà không thật sự giải quyết được vấn đề. Số hóa hiệu quả luôn bắt đầu từ việc làm rõ quy trình trước, rồi mới nghĩ đến chuyện đưa công nghệ vào hỗ trợ.

Công nghệ tốt là công nghệ giúp đội ngũ làm việc nhẹ hơn. Có một điều tôi quan sát khá rõ: nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm theo hướng “càng nhiều tính năng càng tốt”. Nhưng thực tế, đội ngũ lại chỉ cần một hệ thống dễ dùng và giúp công việc nhanh hơn mỗi ngày.

Tôi từng thấy có doanh nghiệp yêu cầu nhân viên nhập rất nhiều dữ liệu chỉ để tạo ra những báo cáo mà gần như không ai đọc lại. Ban đầu mọi người còn cố làm theo, nhưng về lâu dài bắt đầu xuất hiện tâm lý đối phó. Dữ liệu thiếu chính xác, cập nhật chậm và cuối cùng hệ thống mất giá trị.

Điều này cho thấy một nguyên tắc rất quan trọng: nếu công nghệ làm tăng thêm gánh nặng vận hành, đội ngũ sẽ tự tìm cách “bỏ qua” nó.

SME không cần chạy theo những hệ thống quá lớn ngay từ đầu. Một công cụ đơn giản nhưng được dùng đều và đúng cách sẽ hiệu quả hơn nhiều so với một hệ thống phức tạp mà không ai muốn sử dụng. Thực tế, số hóa không phải để doanh nghiệp trông hiện đại hơn. Nó phải giúp giảm thao tác lặp lại, giảm sai sót và giúp con người tập trung vào những việc quan trọng hơn.

Số hóa thành công là khi con người sẵn sàng thay đổi cách làm việc. Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chuyển đổi số là câu chuyện của công nghệ. Nhưng thực ra, phần khó nhất lại nằm ở con người.

Có nhiều doanh nghiệp đầu tư rất nhiều cho hệ thống mới nhưng không dành đủ thời gian hướng dẫn và giải thích cho đội ngũ. Nhân viên cảm thấy bị ép thay đổi, không hiểu mục tiêu cuối cùng là gì nên sử dụng rất đối phó.

Trong khi đó, có những doanh nghiệp triển khai khá đơn giản nhưng lại làm rất tốt phần chuyển đổi thói quen làm việc. Họ bắt đầu từ những thay đổi nhỏ, để nhân viên thấy rõ lợi ích trước khi mở rộng thêm.

Điều quan trọng là khi đội ngũ cảm nhận công nghệ giúp họ làm việc nhẹ hơn, họ sẽ tự chủ động thích nghi. Nhưng nếu hệ thống chỉ tạo thêm áp lực kiểm soát mà không hỗ trợ công việc thực tế, việc chống đối ngầm gần như chắc chắn sẽ xảy ra. SME cần hiểu rằng công nghệ không thay thế được tư duy vận hành. Nếu cách phối hợp giữa con người chưa rõ, đưa thêm phần mềm vào đôi khi chỉ làm mọi thứ phức tạp hơn.

Số hóa là xu hướng mà SME khó có thể đứng ngoài. Nhưng điều quan trọng không phải doanh nghiệp dùng bao nhiêu công nghệ, mà là công nghệ đó có thật sự giúp vận hành đơn giản và hiệu quả hơn hay không.

Với SME, chuyển đổi số không nên bắt đầu bằng việc mua hệ thống lớn nhất, mà nên bắt đầu từ những vấn đề thực tế nhất trong vận hành hằng ngày. Khi quy trình được làm rõ, công cụ được chọn đúng và đội ngũ hiểu lý do cần thay đổi, công nghệ mới thật sự tạo ra giá trị.

Vì cuối cùng, mục tiêu của số hóa không phải làm doanh nghiệp phức tạp hơn, mà là giúp mọi thứ rõ hơn, nhẹ hơn và bền vững hơn khi doanh nghiệp bắt đầu tăng trưởng.