Thay đổi về con dấu doanh nghiệp

Các đạo luật đã đổi “con Dấu” ra sao?

Trước Luật Doanh nghiệp 2014, con dấu là thứ để khẳng định giá trị pháp lý trong tài liệu giao dịch của doanh nghiệp. Con dấu doanh nghiệp thời kỳ này do ngành Công an quản lý, cấp dấu và cấp giấy chứng nhận mẫu dấu.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 thì con dấu là “tài sản của doanh nghiệp” còn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý con dấu ghi nhận ngay tại Điều 1 rằng “Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức…”. Các quy định này dẫn đến một thực tiễn pháp lý, văn bản của doanh nghiệp lúc nào cũng phải có con dấu đỏ chót.

Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã tạo một sự thay đổi đảo ngược, đó là trao quyền tự quyết về con dấu cho doanh nghiệp. Khác với trước đây, thay vì việc in ấn và khắc con dấu phải được thực hiện theo phương thức quản lý của ngành Công an, thì doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn in ấn, khắc con dấu về kích thước, hình thức, số lượng, màu sắc. Thời kỳ này, pháp luật chỉ quy định hai nội dung bắt buộc phải có trên con dấu là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Đến nay, Luật Doanh nghiệp 2020 còn tạo thêm sự đổi mới hơn nữa:

Dấu có thể bao gồm 02 loại (theo khoản 1, Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2020): Loại thứ nhất là dấu được làm tại cơ sở khắc dấu và loại thứ hai là dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Sự bổ sung quy định về dấu hình thức chữ ký số là cần thiết, phù hợp với thực tiễn giao dịch điện tử phổ biến hiện nay.

Luật không quy định bất cứ nội dung nào bắt buộc phải có trên con dấu. Luật Doanh nghiệp 2014 thay đổi các quy chuẩn về quản lý kích thước, hình thức con dấu trước đây, VD: theo quy định cũ, con dấu phải hình tròn và nếu của pháp nhân kích thước là 36mm, của chi nhánh là 34mm, của phòng giao dịch là 24mm… Đến Luật Doanh nghiệp 2020, thì tạo thành sự thay đổi toàn diện tự do về nội dung của con dấu: Đó là không còn quy định nào luật định về nội dung con dấu nữa.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cũng sẽ không còn nghĩa vụ luật định phải thông báo thông tin về mẫu con dấu cho Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nữa.

Đó là những điểm mới nổi bật trong cơ chế quản lý con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Vẫn còn bất cập

Nếu nhìn theo xu hướng quy định về con dấu trong Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu gần được coi như một dạng logo của doanh nghiệp, thể hiện quyền tự do kinh doanh của doanh nghiệp, chấm dứt tình trạng quá coi trọng “con dấu củ khoai” trong các giao dịch tại Việt Nam. Tuy nhiên giá như Luật không có các nội dung bất cập dưới đây, thì mục đích đó hẳn đã đạt được:

Thứ nhất, mặc dù trao quyền tự do tuyệt đối về con dấu cho doanh nghiệp, dòng cuối khoản 3, Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2020 vẫn có gài lại một quy định có nội dung “Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”.

Với quy định này, những câu hỏi về việc sử dụng con dấu có thể đặt ra là: Những giao dịch nào phải bắt buộc có đóng dấu, giao dịch dịch nào thì không cần đóng dấu theo pháp luật? Nếu buộc phải đóng dấu theo pháp luật, thì làm thế nào để nhận biết dấu đóng đó là của chính doanh nghiệp (nhất là khi doanh nghiệp được tự quyết về hình thức, nội dung, số lượng con dấu)? Liệu rằng các cơ quan Nhà nước có chấp nhận những dạng dấu quá khác biệt về hình thức, màu sắc nội dung so với trước đây không?

Trong khi Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép con dấu doanh nghiệp có thể chỉ là dấu dưới hình thức chữ ký số, thì hầu hết các văn bản pháp luật hiện nay vẫn yêu cầu hồ sơ, văn bản phải đóng dấu khắc của doanh nghiệp. Ví dụ, Nghị định số 134/2016/NĐ-CP về hướng dẫn Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu có rất nhiều nội dung yêu cầu hồ sơ, văn bản do doanh nghiệp phát hành phải có “đóng dấu sao y bản chính” của chính doanh nghiệp.

Hay Nghị định số 93/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm, tại khoản 3, Điều 7 có quy định “Hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện, sản xuất mỹ phẩm được lập thành 01 bộ, có đóng dấu giáp lai giữa các trang của cơ sở sản xuất”.

Với quy định trên, nếu như doanh nghiệp theo luật chỉ chọn sử dụng dấu hình thức chữ ký số, thì việc đóng dấu giáp lai giữa các trang tài liệu sẽ thực hiện ra sao?

Thứ hai, Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2020 cũng có quy định “Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành”.

Với quy định của Điều 43 thì cho phép Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, thậm chí chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp đều có thể quy định về con dấu. Giao dịch nào, tài liệu nào thì được đóng dấu? đóng dấu như thế nào? và ai sẽ là người có thẩm quyền ký và đóng con dấu doanh nghiệp trên tài liệu? Các câu hỏi này hoàn toàn được quyết định tại Điều lệ hoặc quy chế của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Giả sử trường hợp doanh nghiệp A ký hợp đồng với doanh nghiệp B, trong điều lệ hoặc quy chế của doanh nghiệp B có quy định chỉ có Chủ tịch Hội đồng Quản trị ký văn bản thì mới được phép đóng dấu, nhưng người ký lại là Tổng giám đốc. Vậy sau này khi xảy ra tranh chấp, đây sẽ là một trong các yếu tố để xác định lại tính hiệu lực của hợp đồng, giao dịch. Đây rõ ràng là một vấn đề bất cập trong cơ chế tự do về con dấu. Doanh nghiệp khi giao dịch với đối tác để phòng tránh rủi ro sẽ phải yêu cầu đối tác xuất trình Điều lệ, quy chế để kiểm tra vấn đề con dấu trong giao dịch kinh doanh.

Hai vấn đề nêu trên cho thấy sự tự do kinh doanh về con dấu của doanh nghiệp vẫn còn bất cập tồn tại. Do vậy, doanh nghiệp tiếp nhận sự thay đổi về con dấu vẫn cần đi kèm giải pháp ứng phó với thay đổi.

Luật sư Trần Minh Hải, Giám đốc Điều hành Công ty Luật BASICO