Thử thách số hóa tài liệu lưu trữ
Sau khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính, khối lượng tài liệu rất lớn từ cấp huyện được bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử (Sở Nội vụ), đặt ra cho công tác lưu trữ của tỉnh nhiệm vụ 'không dễ dàng' về bảo quản và khai thác.
Khối lượng tài liệu đồ sộ
Theo thống kê, tổng lượng tài liệu cấp huyện sau khi dừng hoạt động theo đơn vị đo lường của ngành lưu trữ là hơn 12.000m, trong đó có 8.395 hộp tài liệu bảo quản dưới 70 năm (tương đương hơn 1.000m) và 11.057 bao tài liệu chưa chỉnh lý (tương đương hơn 11.000m). Cùng với đó có hơn 5.000m tài liệu của các cơ quan khu vực, đơn vị dừng hoạt động, sáp nhập.
Hơn 12.000m tài liệu là khối lượng khổng lồ, hiện tỉnh không có địa điểm, kho lưu trữ đủ sức chứa.
Đây là nguồn tư liệu phản ánh toàn diện quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của các cơ quan trong suốt nhiều thập kỷ. Khối lượng lớn, tình trạng tài liệu không đồng đều, phần lớn chưa được chỉnh lý - tất cả đặt ra yêu cầu cấp thiết phải có phương án xử lý chuyên môn bài bản, khoa học, đúng quy định ngành lưu trữ.
Sau khi tiếp nhận, công việc tiếp theo là tiến hành chỉnh lý kỹ thuật. Cụ thể, chỉnh lý hồ sơ bao gồm phân loại, sắp xếp, lập mục lục hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và bảo quản theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của ngành lưu trữ. Công tác này giúp tài liệu có thể tra cứu nhanh chóng, sử dụng thuận tiện, phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Với khối lượng tài liệu đồ sộ trên, theo bà Bùi Thị Thu Hà, lưu trữ viên thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử: “Lượng tài liệu lớn như vậy, việc chỉnh lý theo đúng quy trình kỹ thuật với đội ngũ hiện có của Trung tâm (15 viên chức) nhanh nhất cũng cần khoảng 5 năm để hoàn thành”.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử hiện có 15 nhân lực, thực hiện chỉnh lý hoàn thiện khối tài liệu mới tiếp nhận cần đến 5 năm trở lên.
Song song với chỉnh lý, công tác số hóa tài liệu lưu trữ đang được Trung tâm triển khai theo lộ trình cụ thể, phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất và nhân lực.
Số hóa tài liệu - giải pháp bảo quản và khai thác hiệu quả
Thực tế cho thấy, việc lưu trữ tài liệu giấy thuần túy tiềm ẩn nhiều rủi ro, từ hư hỏng, thất lạc đến quá tải không gian. Do đó, song song với chỉnh lý, công tác số hóa được xác định là trọng tâm trong chiến lược hiện đại hóa lưu trữ. Từ năm 2019, Sở Nội vụ đã xây dựng đề án số hóa tài liệu lưu trữ và chính thức triển khai từ năm 2023. Đến nay, khoảng 90% tài liệu đang lưu trữ - tương đương 3 triệu trang đã được số hóa (trước thời điểm tiếp nhận tài liệu từ cấp huyện và các cơ quan dừng hoạt động).
Việc số hóa tài liệu giúp tìm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng, giải phóng không gian lưu trữ.
Hiệu quả của số hóa không chỉ thể hiện ở việc bảo vệ tài liệu gốc mà còn giúp truy xuất nhanh, tiết kiệm thời gian và không gian lưu trữ. Chỉ với vài thao tác trên phần mềm, người dùng có thể tra cứu văn bản từ hàng chục năm trước mà không cần lật từng xấp, từng trang giấy.
Trước khối lượng lớn tài liệu tiếp nhận và xử lý, Trung tâm Lưu trữ lịch sử xác định cần một lộ trình số hóa bài bản, có kế hoạch lâu dài. Bà Hà Thị Thanh Thủy, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử cho biết: “Chúng tôi xác định, để lưu trữ hồ sơ tốt nhất, việc kết hợp giữa lưu trữ truyền thống và ứng dụng công nghệ số là xu hướng tất yếu. Sau khi chỉnh lý, tài liệu sẽ được số hóa; thực hiện trước đối với tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Tiếp đó là tài liệu có thời hạn bảo quản 70 năm, 50 năm...”.
Hiện tỉnh Điện Biên đã số hóa khoảng 3 triệu trang tài liệu lưu trữ.
Việc số hóa có quy trình kỹ càng, tỉ mỉ, nhưng phần việc chính là đưa tài liệu vào máy quét hoặc thiết bị chụp, sao chép dữ liệu, đẩy dữ liệu lên không gian số. Để số hóa được khối tài liệu hơn 12.000m cần nhiều thời gian và nhân lực. “Trong thời gian tới, Trung tâm sẽ tiếp tục tham mưu với Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành kế hoạch tổng thể về số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh, hướng tới xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử thống nhất, phục vụ hiệu quả hơn nữa công tác quản lý, nghiên cứu và phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh” - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử Hà Thị Thanh Thủy cho biết thêm.
Số hóa tài liệu không chỉ là một xu hướng, mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện của hệ thống chính quyền. Trong đó, mỗi mét tài liệu được chỉnh lý, mỗi trang hồ sơ được số hóa chính là một bước đi vững chắc hướng tới nền hành chính tiên tiến, phục vụ tốt hơn cho người dân và xã hội.
