Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng bộ tỉnh
Để bảo quản an toàn, phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ khi sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và phục vụ hiệu quả việc quản lý, khai thác sử dụng để nghiên cứu khoa học, lịch sử của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; ngày 15/5/2025, Ban Thường vụ Tỉnh ủy ban hành Kế hoạch số 353-KH/TU về thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng bộ tỉnh đối với cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương.
Theo đó, các cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng thuộc diện phải thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương theo chủ trương của Trung ương và thuộc Danh mục cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy ban hành kèm theo Quyết định số 103-QĐ/TU ngày 9/3/2016 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Đồng Tháp.
Tài liệu giao nộp là toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng từ khi hình thành đến khi sáp nhập, kết thúc hoạt động đang bảo quản tại cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng (chưa giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng), gồm: Hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng của cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng theo Quy định số 521-QĐ/TU và Quy định số 522-QĐ/TU của Ban Thường vụ Tỉnh ủy. Hồ sơ, tài liệu không thuộc thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng theo Quy định số 521-QĐ/TU và Quy định số 522-QĐ/TU của Ban Thường vụ Tỉnh ủy, có thời hạn bảo quản tính bằng năm, tính đến thời điểm cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng sáp nhập, kết thúc hoạt động vẫn còn thời hạn bảo quản phải được phân loại, sắp xếp và xác định giá trị trước khi giao nộp. Đối với hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản (tài liệu trùng thừa, hết giá trị) thì phải lập danh mục và hồ sơ đề nghị tiêu hủy theo đúng quy trình Hướng dẫn số 29-HD/VPTW ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, bảo đảm an toàn, giữ gìn bí mật thông tin của tài liệu. Sau khi hủy tài liệu, gửi một bộ hồ sơ xét hủy hoàn chỉnh và báo cáo về Văn phòng Tỉnh ủy (qua Phòng Hành chính, lưu trữ) quản lý.
Về quy trình, thủ tục giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ thực hiện theo Hướng dẫn số 20-HD/VPTW ngày 12/12/2023 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh. Thời gian giao nộp tài liệu theo 3 giai đoạn: Giai đoạn 1 (từ ngày 19/5/2025 - 30/5/2025), giai đoạn 2 (từ ngày 16/6/2025 - 29/6/2025), giai đoạn 3 (từ ngày 4/8/2025 - 21/8/2025). Lưu ý, tài liệu phải được phân loại, sắp xếp và xác định giá trị trước khi giao nộp.
Ban Thường vụ Tỉnh ủy yêu cầu người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng phải chịu trách nhiệm về kết quả tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Đảng bộ tỉnh; việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh phải bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, tài liệu.
