Thúc đẩy việc thu nộp, số hóa tài liệu lưu trữ
Nhằm góp phần hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân trong việc tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ; đồng thời giảm thiểu sự xuống cấp, cũ, hỏng của tài liệu gốc trong quá trình khai thác, thời gian qua, Trung tâm Lưu trữ lịch sử (Sở Nội vụ) đã chủ động tham mưu với Sở Nội vụ, UBND tỉnh và các cơ quan liên quan thực hiện giao nộp tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Cán bộ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử (Sở Nội vụ) số hóa tài liệu lưu trữ
Ngoài thời gian đi các tỉnh, thành phố trong cả nước sưu tầm tài liệu, tư liệu lịch sử quý, hiếm của tỉnh thì các cán bộ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử (Trung tâm) lại dành thời gian, tâm huyết, làm việc không kể ngày nghỉ để phục chế, chỉnh lý, số hóa các tài tiệu lưu trữ. Đồng chí Trương Văn Toàn, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử cho biết: Thời gian qua, Trung tâm sưu tầm được một số tài liệu quý hiếm như: Mộc bản triều Nguyễn, tài liệu của Ủy ban hành chính tỉnh Hưng Yên giai đoạn 1953 - 1955... và tiếp nhận tài liệu lưu trữ hàng năm của các ngành, địa phương. Tài liệu tích đống ngày nào là nguy cơ xuống cấp, khó khăn cho công tác phục chế, lưu trữ ngày đó. Bởi vậy, cán bộ của trung tâm đều rất nỗ lực, chạy đua với thời gian để hoàn thành nhiệm vụ.
Năm 2022, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tiếp nhận, thu thập 12 nghìn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tương đương 30 mét giá tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh để thực hiện việc thiết lập phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quyết định của UBND tỉnh; chỉnh lý 120 mét tài liệu của các cơ quan, đơn vị như: UBND tỉnh, Sở Nội vụ, phòng Nội vụ (UBND thành phố Hưng Yên), Công ty cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Hưng Yên, Thanh tra tỉnh... Sắp xếp lại, đưa vào hệ thống giá chuyên dụng phục vụ việc bảo quản, khai thác 45 phông lưu trữ tương ứng 540 mét giá tài liệu tại các kho lưu trữ; phối hợp với đơn vị có chuyên môn thực hiện tu bổ, phục chế trên 4,6 nghìn trang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Ủy ban hành chính tỉnh Hưng Yên giai đoạn 1953 - 1955; nâng cấp Phông lưu trữ của UBND tỉnh giai đoạn 2000 - 2005...
Nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ và thực hiện Đề án lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025, năm 2022, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã hoàn thành số hóa trên 100 nghìn trang tài liệu các loại. Hiện tại, Trung tâm có 51 phông tài liệu; đã hoàn thành số hóa 5 phông tài liệu. Việc đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ góp phần chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, từng bước kết nối dữ liệu với phông lưu trữ quốc gia, đáp ứng yêu cầu về công tác lưu trữ trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, góp phần cải cách, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được quy định tại Điều 11, mục 1 Chương II Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 4 tháng 4 năm 2001 về Lưu trữ quốc gia "Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó theo thời hạn quy định...". Tuy nhiên, do lãnh đạo một số cơ quan và người trực tiếp làm công tác lưu trữ chưa thực sự quan tâm đến công tác lưu trữ, không lập hồ sơ khi kết thúc công việc và không nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định nên xảy ra tình trạng tài liệu của các cơ quan, tổ chức tích đống tại kho, phòng làm việc của cán bộ, công chức chưa được chỉnh lý, chậm giao nộp. Kinh phí, phương tiện phục vụ công tác lưu trữ hạn chế nên nhiều tài liệu bị thất lạc, mục nát. Trong khi đó, nguồn nhân lực của Trung tâm thiếu, đặc biệt là thiếu cán bộ có trình độ chuyên môn sâu nên việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ gặp nhiều khó khăn.
Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Như vậy, văn thư lưu trữ điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc trong hoạt động hành chính văn phòng, là công cụ thiết yếu thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử. Ngay từ đầu năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tham mưu với Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành quyết định giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2023 và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp đúng quy định. Thời gian tới, Trung tâm tiếp tục tham mưu với Sở Nội vụ, UBND tỉnh triển khai thực hiện Chương trình công bố tài liệu lưu trữ theo quy định; thực hiện số hóa tài liệu các phông lưu trữ tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đề án đã được phê duyệt; phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm; tu bổ, phục chế các tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh có biểu hiện hỏng, xuống cấp; chỉnh lý nâng cấp phông tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đồng thời, sắp xếp khoa học, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân; phát huy có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử, hướng tới thực hiện các dịch vụ công về lưu trữ theo nhu cầu, đơn đặt hàng của các cơ quan, tổ chức.
