Thuê tài sản của cá nhân có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng - Doanh nghiệp có cần hóa đơn?

Băn khoăn trước hai quy định tưởng chừng như có sự xung đột

Nghị định 68/2026/NĐ-CP: Bắt buộc cá nhân có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Thông tư 20/2026/TT-BTC: Quy định hồ sơ tính chi phí được trừ khi doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân chỉ gồm hợp đồng và chứng từ thanh toán.

Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp đi thuê tài sản có cần phải yêu cầu hóa đơn nữa hay không?

Về bản chất pháp lý: Để áp dụng đúng, cần phân tích kỹ và đặt hai văn bản này trong mối quan hệ bổ trợ cho nhau vì thuộc hai lĩnh vực khác nhau:

Về phía doanh nghiệp (chi phí được trừ): Điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư số 20/2026/TT-BTC quy định hồ sơ để xác định chi phí được trừ khi thuê tài sản của cá nhân là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản. Tuy nhiên, quy định này cần được hiểu là điều kiện tối thiểu áp dụng cho trường hợp cá nhân cho thuê tài sản không thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống và không có nhu cầu đăng ký sử dụng); không áp dụng cho mọi trường hợp.

Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định để thực hiện đầy đủ quy định về hóa đơn, chứng từ khi thuê nhà. Ảnh: Xuân Thu

Về phía cá nhân cho thuê tài sản (nghĩa vụ quản lý hóa đơn): Khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định rất rõ: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền). Quy định này áp dụng cho mọi hoạt động kinh doanh, bao gồm cả hoạt động cho thuê tài sản, bất động sản.

Như vậy, pháp luật quy định mọi quy mô doanh thu của cá nhân cho thuê tài sản đều có thể sử dụng hóa đơn điện tử (bắt buộc đối với doanh thu trên 1 tỷ đồng, hoặc tự nguyện theo nhu cầu đối với doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống). Do đó, đối với trường hợp thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, hồ sơ giải trình chi phí hợp lý của doanh nghiệp vẫn phải có đủ cả 3 thành phần: Hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và hóa đơn điện tử theo quy định.

Khuyến nghị thực tế cho các bên

Đối với doanh nghiệp (người đi thuê tài sản): Để bảo đảm an toàn cho chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp không nên chỉ đơn thuần dựa vào quy định “chỉ cần hợp đồng và chứng từ” để bỏ qua hóa đơn điện tử. Thay vào đó, doanh nghiệp cần chủ động yêu cầu cá nhân cho thuê tài sản cam kết hoặc thể hiện rõ ràng trong điều khoản hợp đồng về thông tin tổng doanh thu cho thuê tài sản trong năm của họ. Nếu xác định cá nhân cho thuê có tổng doanh thu trong năm trên 1 tỷ đồng, doanh nghiệp phải yêu cầu họ cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp để hoàn thiện bộ hồ sơ chi phí.

Đối với cá nhân cho thuê tài sản: Cá nhân cho thuê tài sản cần nhận thức rõ việc đạt mức doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm đồng nghĩa với việc phát sinh nghĩa vụ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Từ đó, cần chủ động thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp cá nhân tránh được rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, hành vi trốn thuế, mà còn giúp doanh nghiệp đi thuê yên tâm. Đây là cơ sở vững chắc để duy trì việc hợp tác cho thuê tài sản lâu dài và thuận lợi cho cả hai bên.

Ví dụ 1 (Doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống): Doanh nghiệp A thuê một văn phòng của ông B với giá 50 triệu đồng/tháng. Tổng doanh thu năm từ thuê tài sản này của ông B là 600 triệu đồng (và ông B không có nguồn cho thuê nào khác). Do mức doanh thu dưới 1 tỷ đồng, ông B không bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử. Lúc này, áp dụng Thông tư 20, doanh nghiệp A chỉ cần “Hợp đồng thuê và Chứng từ thanh toán tiền” là đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ.

Ví dụ 2 (Doanh thu trên 1 tỷ đồng): Doanh nghiệp A thuê một mặt bằng kinh doanh của bà C với giá 80 triệu đồng/tháng. Ngoài ra Bà C còn có một mặt bằng khác cho thuê với giá 20 triệu đồng/tháng. Tổng doanh thu năm của bà C từ cho thuê hai mặt bằng là 1,2 tỷ đồng (vượt ngưỡng 1 tỷ đồng). Lúc này, theo Nghị định 68, bà C phải sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, để an toàn cho chi phí của mình, doanh nghiệp A phải yêu cầu bà C cung cấp hóa đơn điện tử, bên cạnh hợp đồng và chứng từ thanh toán. Nếu doanh nghiệp A bỏ qua hóa đơn, bộ hồ sơ chi phí sẽ bị coi là thiếu sót và có rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi kiểm tra thuế./.