Tiền đặt cọc giữ chỗ dịch vụ spa có phải lập hóa đơn điện tử ngay không?

Hỏi:

Doanh nghiệp chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ spa, làm đẹp. Hiện nay, chúng tôi có phát sinh nghiệp vụ kinh doanh sau và kính mong Quý cơ quan hướng dẫn để thực hiện đúng quy định pháp luật: 1. Bối cảnh thực tế: Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ làm đẹp tại cơ sở của chúng tôi. Để bảo đảm việc giữ chỗ (hẹn giờ, giữ phòng, xếp lịch tư vấn các dịch vụ), khách hàng thực hiện chuyển khoản hoặc nộp tiền mặt một khoản tiền gọi là "Tiền đặt cọc giữ chỗ". Tại thời điểm nhận khoản tiền này, dịch vụ làm đẹp chưa được thực hiện, chưa có sự bàn giao hay hoàn thành bất kỳ công đoạn dịch vụ nào.

Vướng mắc cần giải đáp: Căn cứ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, chúng tôi kính đề nghị Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể hai trường hợp sau:

Trường hợp 1: Khoản tiền này thuần túy là tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện giữ chỗ, không tính vào tiền thanh toán trước của dịch vụ. Nếu khách hàng không đến hoặc hủy lịch, số tiền này sẽ xử lý theo thỏa thuận dân sự (phạt cọc) hoặc hoàn lại cho khách hàng. Vậy tại thời điểm nhận tiền cọc giữ chỗ này, doanh nghiệp có phải lập hóa đơn điện tử ngay hay không?

Trường hợp 2: Khoản tiền này sau đó sẽ được khấu trừ thẳng vào giá trị dịch vụ khi khách hàng đến trải nghiệm thực tế. Vậy thời điểm lập hóa đơn đối với số tiền này là ngay khi nhận tiền cọc hay là khi dịch vụ hoàn thành (khách hàng đã sử dụng xong dịch vụ)?

Trả lời:

Căn cứ khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 quy định:

“Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

...

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”

Căn cứ khoản 2 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử quy định:

“Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

...

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).”

Căn cứ Điều 328 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015 quy định:

“Điều 328. Đặt cọc

1. Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.”

Căn cứ các quy định nêu trên, trước ngày 01/07/2026, doanh nghiệp có phát sinh khoản thu tiền trước, trường hợp khoản thu này không thuộc các trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng thì công ty phải xuất hóa đơn khi nhận tiền theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025.

Từ ngày 01/07/2026, khoản thu tiền trước nếu thuộc trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì công ty không phải xuất hóa đơn đối với khoản tiền nhận theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 và Điều 328 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13.