Trả lương từ 5 triệu cho người lao động, doanh nghiệp có bắt buộc chuyển khoản?

Mới đây, trên các diễn đàn về thuế và kế toán, vấn đề tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên có bắt buộc phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản hay không liên tục được đưa ra bàn luận sôi nổi.

Doanh nghiệp cần hướng dẫn để áp dụng

Chị Nguyễn Thị Tuyết, chủ một công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ xuất nhập khẩu, cho biết doanh nghiệp đang gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện.

Cụ thể, công ty làm thủ tục hải quan và thuê bên thứ 3 vận chuyển cho khách hàng. Khi phát sinh chi phí nâng, hạ container tại cảng vào ban đêm, đối với các lô hàng từ 3 container trở lên thực hiện tại cùng một cảng và trong cùng một ngày, tổng giá trị hóa đơn thường vượt mức 5 triệu đồng.

Trong khi đó, do thời điểm phát sinh chi phí vào ban đêm, khách hàng không thể thực hiện chuyển khoản ngay, buộc doanh nghiệp phải thanh toán tiền mặt. Chị đặt câu hỏi trong trường hợp này doanh nghiệp cần xử lý theo hướng nào để hóa đơn do cảng xuất cho khách hàng vẫn đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định.

Công ty TNHH Kiểm toán ES, Công ty TNHH MTV LN Trầm Hương, Công ty Luật TNHH Nghiệp Thành mới đây cũng có công văn gửi Cục Thuế (Bộ Tài chính) đề nghị hướng dẫn việc áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thanh toán tiền lương, tiền công cho người lao động để tính vào chi phí khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp lúng túng với việc trả tiền lương, tiền công cho người lao động có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển khoản và có chứng từ

Trả lời nội dung này, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí (Bộ Tài chính) cho biết, pháp luật thuế TNDN đã quy định rõ điều kiện để các khoản chi được tính vào chi phí khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Theo đó, ngoài các khoản chi bị loại theo quy định, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ chi phí nếu khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Đồng thời, đối với các khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, Bộ Tài chính dẫn quy định tại Nghị định 181/2025. Theo đó, đây là các chứng từ chứng minh việc thanh toán qua các phương thức không dùng tiền mặt theo quy định, trừ trường hợp bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán, đồng thời có hướng dẫn cụ thể đối với một số trường hợp đặc thù.

Bộ Tài chính cũng nhấn mạnh, các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp lệ sẽ không được tính vào chi phí khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Liên quan thời điểm áp dụng, quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên được áp dụng từ ngày Nghị định 320/2025 có hiệu lực thi hành, tức ngày 15-12-2025 và áp dụng cho kỳ tính thuế TNDN năm 2025.

Trên cơ sở các quy định nêu trên, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí khẳng định, trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định và không thuộc các khoản chi bị loại, thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đối với các khoản chi trả từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phát sinh kể từ ngày 15-12-2025, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định để được khấu trừ.

Điều này đồng nghĩa với việc, từ 15-12-2025, dù doanh nghiệp trả đủ lương bằng tiền mặt cho người lao động nhưng không đúng hình thức vẫn có thể bị cơ quan thuế loại toàn bộ chi phí khi quyết toán.

MINH TRÚC