Trách nhiệm với từng hồ sơ

Hiện nay, toàn tỉnh có 2.080 TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan hành chính hai cấp, trong đó cấp tỉnh có 1.699 thủ tục, cấp xã có 381 thủ tục. Từ đầu năm 2026 đến nay, toàn tỉnh đã giải quyết hơn 240.000 hồ sơ TTHC, tỷ lệ hồ sơ được giải quyết trước và đúng hạn đạt trên 95%; tuy nhiên, vẫn còn khoảng 2,9% hồ sơ giải quyết quá hạn.

Cán bộ Trung tâm PVHCC xã Thất Khê hướng dẫn người dân sử dụng "Trạm Dịch vụ công số" thực hiện TTHC

Đối với những hồ sơ quá hạn, việc thông báo và xin lỗi tổ chức, cá nhân là yêu cầu cần được thực hiện nghiêm túc, kịp thời. Theo Nghị định số 118 ngày 9/6/2025 của Chính phủ về thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, đối với hồ sơ dự kiến quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 1 ngày trước ngày hết hạn, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền phải gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân.

Ông Nguyễn Minh Chí, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công (PVHCC) tỉnh cho biết: Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho bộ phận một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá 1 lần. Việc xin lỗi khi giải quyết hồ sơ chậm hạn không chỉ là yêu cầu về trình tự, thời gian theo quy định mà còn thể hiện đạo đức, văn hóa công vụ, giúp tổ chức, cá nhân kịp thời nắm bắt thông tin, hiểu rõ lý do chậm trễ và thời gian dự kiến nhận kết quả.

Thời gian qua, UBND tỉnh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, phường nâng cao tinh thần trách nhiệm, bảo đảm giải quyết TTHC cho người dân, doanh nghiệp đúng quy định, đúng thời hạn, hạn chế tối đa tình trạng hồ sơ quá hạn.

Tại xã Thiện Tân, công tác theo dõi, rà soát tiến độ giải quyết hồ sơ được chú trọng nhằm kịp thời phát hiện, xử lý những trường hợp chậm hạn. UBND xã đã chỉ đạo Trung tâm PVHCC xã phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan rà soát nguyên nhân, thực hiện xin lỗi và thông báo thời gian trả kết quả cho người dân theo quy định. Trong 9 tháng đầu năm 2026, UBND xã đã phát hành khoảng 30 phiếu xin lỗi và thông báo gia hạn thời gian giải quyết hồ sơ, chủ yếu thuộc lĩnh vực đất đai.

Ông Hứa Hồng Kiên, Phó Giám đốc Trung tâm PVHCC xã Thiện Tân, cho biết: Hồ sơ chậm hạn chủ yếu thuộc lĩnh vực đất đai, do quá trình giải quyết cần phối hợp xác minh, rà soát nguồn gốc, hiện trạng sử dụng đất và hoàn thiện các thủ tục liên quan. Để hạn chế tình trạng này, trung tâm thường xuyên theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, chủ động phối hợp với các bộ phận chuyên môn để nắm bắt nguyên nhân, kịp thời thông tin đến người dân. Đối với những hồ sơ chưa thể trả kết quả đúng hẹn, trung tâm thực hiện phát hành phiếu xin lỗi, thông báo rõ lý do và thời gian dự kiến trả kết quả theo quy định.

Theo Nghị định số 118 ngày 9/6/2025 của Chính phủ về thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, đối với hồ sơ dự kiến quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 1 ngày trước ngày hết hạn, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền phải gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân.

Không riêng xã Thiện Tân, thời gian qua, các sở, ngành, UBND cấp xã có hồ sơ chậm hạn đều ban hành công văn chỉ đạo các phòng chuyên môn, đơn vị liên quan khẩn trương rà soát toàn bộ từng hồ sơ, từng lĩnh vực hồ sơ TTHC được giao phụ trách, đặc biệt là các hồ sơ đang quá hạn, sắp đến hạn và có nguy cơ quá hạn. Theo ghi nhận của phóng viên, các cơ quan, đơn vị có hồ sơ giải quyết quá hạn đều đã ban hành thông báo, phát hành phiếu xin lỗi đến người dân, doanh nghiệp theo quy định.

Chị Vi Thị Thúy Nhung, thôn Lân Cà, xã Hưng Vũ cho biết: Có lần làm TTHC tại trung tâm PVHCC xã, tôi phải chờ thêm thời gian để hoàn thiện hồ sơ. Được cán bộ thông báo rõ lý do, hướng dẫn cụ thể và hẹn thời gian trả kết quả, tôi chủ động sắp xếp công việc, không phải đi lại nhiều lần. Tôi mong các cơ quan tiếp tục thực hiện tốt việc thông tin, xin lỗi khi hồ sơ chậm hạn để người dân yên tâm, chủ động hơn.

Có thể nói, cải cách hành chính chỉ thực sự đi vào chiều sâu khi trách nhiệm được thể hiện trong từng công việc cụ thể. Với mỗi hồ sơ, đúng hẹn là yêu cầu, minh bạch là nguyên tắc và trách nhiệm phục vụ là điều phải được duy trì xuyên suốt. Thực hiện nghiêm việc xin lỗi khi chậm trễ, chủ động thông tin và khắc phục hạn chế không chỉ góp phần giữ vững kỷ luật, kỷ cương công vụ, mà còn củng cố niềm tin của người dân vào chính quyền.