Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố: Hỗ trợ EVNHANOI triển khai Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung

Các học viên tham gia lớp tập huấn làm công tác văn thư, cán bộ chuyên trách, cán bộ quản lý công tác văn thư - điều hành trong toàn Tổng công ty.

Buổi tập huấn nhằm trang bị kiến thức, kỹ năng sử dụng cho đội ngũ trực tiếp vận hành, tạo cơ sở triển khai thống nhất tại EVNHANOI, các công ty điện lực và đơn vị trực thuộc. Đây là bước đệm góp phần chuẩn bị nền tảng để đưa hệ thống vào sử dụng đồng bộ, từng bước giảm văn bản giấy, nâng cao hiệu quả công tác văn thư - điều hành và tăng cường phối hợp giữa Tổng công ty EVNHANOI với cơ quan nhà nước thành phố.

Tại đây, cán bộ Trung tâm Quản trị hệ thống và Phát triển ứng dụng thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đã giới thiệu tổng quan thực trạng trao đổi văn bản, sự cần thiết chuyển đổi từ phương thức xử lý giấy sang môi trường điện tử.

Quang cảnh tập huấn do Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội phối hợp EVNHANOI tổ chức. Ảnh: PV

Theo Báo cáo viên, mỗi năm có khoảng 25 triệu văn bản luân chuyển giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước trên địa bàn Hà Nội, trong đó khoảng 7 triệu văn bản vẫn được xử lý hoàn toàn bằng giấy. Thực trạng này làm phát sinh chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ và kéo dài thời gian xử lý công việc.

Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung là nền tảng tập trung, hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp gửi, nhận văn bản với cơ quan nhà nước, tích hợp ký số và theo dõi trạng thái xử lý. Khả năng liên thông với hệ thống quản lý văn bản của thành phố, kết nối với phần mềm quản trị nội bộ của doanh nghiệp giúp hạn chế nhập lại dữ liệu, giảm thao tác thủ công và thuận tiện trong quản lý, tra cứu.

Nội dung tập huấn tập trung vào các nghiệp vụ thiết thực đối với cán bộ quản trị và văn thư như: quản lý tài khoản, chia sẻ quyền sử dụng, cập nhật chứng thư số, gửi, nhận và tra cứu văn bản… Báo cáo viên đã chỉ rõ nguyên tắc phân quyền theo vị trí, nhiệm vụ và phạm vi quản lý, giúp các đơn vị chủ động bố trí nhân sự, bảo đảm việc tiếp nhận, xử lý văn bản không phụ thuộc một người giữ tài khoản.

Buổi tập huấn đã giới thiệu quy trình gửi, nhận văn bản cũng như cơ chế nhận diện, đối chiếu văn bản trả lời với văn bản gốc; phương thức trao đổi giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước và giữa các doanh nghiệp trên cùng nền tảng… Đồng thời, dành thời gian để cán bộ, nhân viên thực hành, trao đổi, giải đáp thắc mắc và tiếp thu ý kiến nhằm hỗ trợ quá trình triển khai, vận hành Hệ thống.