Trường đại học kiến nghị chuyển từ 'xin phép' sang 'đăng ký tổ chức' hội thảo quốc tế

.t1 { text-align: justify; }

Hội thảo khoa học quốc tế không chỉ là diễn đàn trao đổi học thuật mà còn là “cánh cửa” để các trường đại học mở rộng hợp tác nghiên cứu, tiếp cận tri thức toàn cầu và thúc đẩy chuyển giao công nghệ. Tuy nhiên, việc tổ chức hội thảo, hội nghị khoa học quốc tế hiện nay vẫn còn một số vướng mắc bởi thủ tục cấp phép phức tạp, chưa theo kịp nhu cầu học thuật ngày càng linh hoạt.

Do đó, theo Đề án đào tạo nguồn nhân lực phục vụ phát triển công nghệ cao giai đoạn 2025 – 2035 và định hướng tới năm 2045, một trong những giải pháp nhằm đẩy mạnh hợp tác quốc tế trong đào tạo, nghiên cứu các ngành STEM và các lĩnh vực công nghệ cao, công nghệ chiến lược là “Sửa đổi, hoàn thiện quy định về xin cấp phép tổ chức hội thảo, hội nghị khoa học quốc tế theo hướng tạo thuận lợi, giao quyền chủ động và trách nhiệm cho các cơ sở giáo dục đại học và cơ sở nghiên cứu, nhất là các hội thảo, hội nghị thuộc phạm vi các ngành STEM, các lĩnh vực công nghệ cao”.

Những vướng mắc còn tồn tại trong quy trình xin cấp phép tổ chức hội thảo khoa học quốc tế

Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lương Thị Kim Phượng - Trưởng phòng, Phòng Quản lý Khoa học, Công nghệ và Hợp tác quốc tế, Trường Đại học Hồng Đức đánh giá, trong bối cảnh thực hiện Nghị quyết 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia cũng như thực hiện Nghị quyết 59-NQ/TW về hội nhập quốc tế trong tình hình mới, hội thảo khoa học quốc tế đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc thúc đẩy hợp tác nghiên cứu và chuyển giao tri thức, công nghệ giữa các cơ sở giáo dục và viện nghiên cứu.

Chia sẻ về hoạt động tổ chức hội thảo quốc tế của Trường Đại học Hồng Đức, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lương Thị Kim Phượng thông tin, nhà trường đã tổ chức nhiều hội thảo quốc tế tập trung vào các lĩnh vực thế mạnh như khoa học tự nhiên, kỹ thuật công nghệ, các giải pháp thiết thực nhằm phát triển kinh tế - xã hội địa phương như hội thảo về Toán học ứng dụng; Phát triển kinh tế - xã hội địa phương thời kỳ hậu Covid – 19 (phối hợp với Đại học Greifswald, Đại học Khoa học ứng dụng Anhalt, Viện Giáo dục quốc tế DCG (Đức); Công ty Xprienz Singapore & Xprienz Việt Nam);....

Các hội thảo khoa học quốc tế tại trường thu hút sự tham gia của nhiều nhà khoa học, giảng viên và nghiên cứu viên đến từ nhiều nơi trên thế giới như Hoa Kỳ, Đức, Thái Lan, Singapore, … Nội dung bài tham luận phong phú, gắn với các vấn đề thời sự trong nghiên cứu khoa học và thực tiễn phát triển kinh tế - xã hội.

Cùng với đó, hội thảo được tổ chức theo nhiều hình thức linh hoạt gồm trực tiếp, trực tuyến và kết hợp cả hai. Điều này giúp mở rộng đối tượng tham dự và khắc phục các rào cản về địa lý và chi phí tổ chức hội thảo khoa học quốc tế.

Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lương Thị Kim Phượng - Trưởng phòng, Phòng Quản lý Khoa học, Công nghệ và Hợp tác quốc tế, Trường Đại học Hồng Đức. Ảnh: website nhà trường

Về thủ tục xin cấp phép tổ chức hội thảo khoa học quốc tế, hiện nay, Trường Đại học Hồng Đức triển khai tổ chức trên cơ sở Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/2/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và Quyết định số 3713-QĐ/TU ngày 27/4/2020 của Tỉnh ủy Thanh Hóa về việc ban hành quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa. Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg đã thiết lập khung pháp lý quan trọng cho việc tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

Tuy nhiên, qua thực tiễn triển khai, cô Phương bày tỏ, Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg đã bộc lộ một số bất cập, ảnh hưởng nhất định đến kế hoạch tổ chức của nhà trường, đặc biệt là về mặt tiến độ và tính chủ động trong việc xây dựng, triển khai các sự kiện học thuật quốc tế. Cụ thể, một số khó khăn và vướng mắc mà Trường Đại học Hồng Đức từng gặp phải như:

Thứ nhất, quy định “sự tham gia” của người nước ngoài có phạm vi khá rộng. Trên thực tế, trong một số trường hợp, nhiều hội nghị, hội thảo khi tổ chức, đơn vị chủ trì thường gửi thư mời tham gia thông qua các hình thức công khai, rộng rãi (như đăng tải trên website, các trang fanpage facebook, tiktok, thông báo trên bảng tin,...). Những đại biểu đến tham dự và phát biểu, trong đó có người nước ngoài làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp của Việt Nam, các tổ chức quốc tế, khách đến thăm và làm việc tại trường,…).

Trong trường hợp này, các đơn vị tổ chức chỉ có thể chủ động được đối với diễn giả, thuyết trình viên, khách mời. Không thể dự kiến trước được việc tham gia và phát biểu của các đại biểu bên ngoài. Do đó, đơn vị tổ chức sẽ không thể chủ động để xin phép trước đối với những sự kiện này.

Thứ hai, quy trình thủ tục còn kéo dài, mất nhiều thời gian. Quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo hiện tại theo quy định phải mất 30 ngày làm việc. Việc yêu cầu thời hạn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế như trên chỉ phù hợp đối với những hội nghị, hội thảo đã có kế hoạch từ trước. Đối với những hội thảo, hội nghị trong trường hợp đột xuất, phát sinh do tình hình thực tế, không nằm trong kế hoạch ban đầu thì rất khó để đáp ứng được thời hạn 30 ngày.

Thứ ba, do phải chờ cấp phép trước khi công bố chính thức kế hoạch, chương trình hội thảo, nhà trường gặp khó khăn trong việc chốt thời gian, nội dung và điều phối với đối tác nước ngoài, những đơn vị thường yêu cầu lên lịch và chuẩn bị từ rất sớm.

Cùng bàn về vấn đề này, Tiến sĩ Trịnh Quang Khải - Trưởng phòng, Phòng Hợp tác quốc tế và Nghiên cứu phát triển, Trường Đại học Giao thông vận tải cho biết, mỗi năm nhà trường tổ chức từ 2 đến 4 hội thảo khoa học quốc tế với quy mô vừa đến lớn, có sự tham gia của chuyên gia, nhà khoa học nước ngoài.

“Theo quy định hiện hành, bất kỳ hội thảo quốc tế nào cũng phải được Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp phép. Khi xây dựng đề án tổ chức hội thảo, nhà trường cần lấy ý kiến của nhiều cơ quan liên quan như Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội và cơ quan an ninh trước khi được phê duyệt.

Vì vậy, mặc dù trường có năng lực tổ chức và nhu cầu thực hiện nhiều hội thảo mang tính cập nhật nhanh, kịp thời, nhưng quy trình thủ tục hiện tại đôi khi lại là rào cản, khiến một số hội thảo tiềm năng không thể triển khai đúng thời điểm hoặc buộc phải thu hẹp quy mô”, Tiến sĩ Trịnh Quang Khải chia sẻ.

Tiến sĩ Trịnh Quang Khải - Trưởng phòng Phòng Hợp tác quốc tế và Nghiên cứu phát triển, Trường Đại học Giao thông vận tải. Ảnh: website nhà trường

Cũng theo thầy Khải, cách định nghĩa và áp dụng khái niệm “hội thảo quốc tế” hiện nay là một vướng mắc cần được tháo gỡ. Theo quy định hiện hành, chỉ cần có một người nước ngoài tham gia, dù là trực tuyến thì cũng được xếp vào “hội thảo quốc tế” và cũng phải trải qua quy trình cấp phép như những hội thảo lớn. Điều này vô hình trung tạo nên sự cứng nhắc, cần được xem xét lại để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các trường, nhất là trong bối cảnh hội nhập hiện nay.

Rút ngắn quy trình tổ chức hội thảo giúp tăng cơ hội hợp tác quốc tế

Đánh giá về giải pháp sửa đổi, hoàn thiện quy định về xin cấp phép tổ chức hội thảo, hội nghị khoa học quốc tế theo hướng tạo thuận lợi, giao quyền chủ động và trách nhiệm cho các cơ sở giáo dục đại học và cơ sở nghiên cứu, Tiến sĩ Trịnh Quang Khải bày tỏ: “Điều này sẽ giúp nhà trường tiết kiệm đáng kể thời gian, tạo sự linh hoạt và thúc đẩy mạnh mẽ hơn các hoạt động học thuật.

Cơ sở giáo dục đại học sẽ lập kế hoạch, đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan về an ninh, tài chính, nội dung học thuật... và chủ động chịu trách nhiệm trước pháp luật, thay vì phải xin cấp phép từng hội thảo như hiện tại.

Đồng thời, sửa đổi quy định xin cấp phép tổ chức hội thảo quốc tế sẽ tạo điều kiện để các hoạt động trao đổi học thuật diễn ra thường xuyên, linh hoạt hơn, đúng với tinh thần của môi trường đại học hiện đại và hội nhập”.

Trường Đại học Giao thông vận tải tổ chức 2 - 4 hội thảo quốc tế mỗi năm. Ảnh: website nhà trường

Đồng quan điểm, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lương Thị Kim Phượng bày tỏ: “Từ những vướng mắc trong thực tiễn, việc sửa đổi quy định xin cấp phép tổ chức hội thảo quốc tế là giải pháp đột phá giúp các cơ sở giáo dục đại học nói chung, Trường Đại học Hồng Đức nói riêng nâng cao năng lực hội nhập và đóng góp tích cực hơn vào công cuộc phát triển khoa học, công nghệ quốc gia, đáp ứng yêu cầu của tình hình mới”.

Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lương Thị Kim Phượng phân tích thêm, khi được tự chủ hơn về thủ tục, nhà trường sẽ thuận tiện hơn trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức các hội thảo theo đúng tiến độ chuyên môn và phù hợp với lịch trình hợp tác của đối tác quốc tế.

Bên cạnh đó, việc thường xuyên tổ chức hội thảo quốc tế chất lượng sẽ giúp nhà trường khẳng định được năng lực nghiên cứu, đào tạo, từ đó nâng cao vị thế trong nước và quốc tế, thu hút thêm nhiều đối tác và nguồn lực. Qua đó, tạo thêm không gian để kết nối, thiết lập mối quan hệ với các trường đại học, viện nghiên cứu, tổ chức quốc tế trong lĩnh vực công nghệ cao, STEM và đổi mới sáng tạo.

Hơn thế nữa, hoạt động học thuật quốc tế còn thúc đẩy giảng viên và sinh viên tiếp cận với xu hướng khoa học, công nghệ hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, phát triển chương trình đào tạo theo chuẩn quốc tế.

Đối với Trường Đại học Hồng Đức, khi được trao quyền chủ động hơn trong việc tổ chức hội thảo quốc tế sẽ là một cơ hội vàng để nhà trường nâng cao vị thế học thuật, mở rộng hợp tác và đẩy mạnh hội nhập quốc tế. Nhà trường xác định sẽ chủ động nắm bắt cơ hội để phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao trong các lĩnh vực công nghệ then chốt, phục vụ mục tiêu phát triển bền vững của tỉnh Thanh Hóa và khu vực.

Đề xuất phân loại các loại hình hội thảo, chuyển từ xin phép sang đăng ký tổ chức

Từ thực tiễn tổ chức các hội thảo, hội nghị khoa học quốc tế tại Trường Đại học Hồng Đức trong thời gian qua, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lương Thị Kim Phượng nhận thấy một số nội dung trong quy trình xin cấp phép tổ chức cần được điều chỉnh để tạo điều kiện thuận lợi, chủ động và hiệu quả hơn cho các cơ sở giáo dục đại học. Cụ thể:

Thứ nhất, cần quy định rõ tiêu chí đánh giá năng lực tổ chức hội thảo khoa học quốc tế (dựa trên kinh nghiệm tổ chức, đội ngũ chuyên môn, năng lực tài chính, cơ sở vật chất...), từ đó cho phép các trường đại học đáp ứng đủ điều kiện được tự chủ tổ chức mà không cần xin phép từng hội thảo, chỉ cần thực hiện báo cáo sau tổ chức.

Việc này không chỉ rút ngắn thời gian chuẩn bị mà còn tăng tính chủ động, đồng thời thể hiện rõ trách nhiệm của nhà trường đối với chất lượng và hiệu quả tổ chức.

Thứ hai, rút ngắn thời gian xét duyệt và phản hồi. Thời gian thẩm định và phản hồi hồ sơ xin phép hiện nay còn kéo dài, gây ảnh hưởng phần nào đến kế hoạch hợp tác quốc tế. Do đó, cần có quy định về thời gian xử lý hồ sơ, ví dụ tối đa 15 ngày làm việc, đồng thời đơn giản hóa quy trình xử lý hồ sơ.

Thứ ba, xem xét áp dụng cơ chế “đăng ký thay vì xin phép” đối với hội thảo quốc tế định kỳ hoặc có tính chuyên môn học thuật thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị quản lý không có yếu tố nhạy cảm. Nhà trường kiến nghị chuyển từ “xin phép” sang “đăng ký tổ chức”, thực hiện chế độ báo cáo sau khi tổ chức, điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo điều kiện khuyến khích tổ chức nhiều hoạt động học thuật quốc tế hơn.

Trường Đại học Hồng Đức phối hợp với Đại học Greifswald, Đại học Khoa học Ứng dụng Anhalt, Viện Giáo dục quốc tế DCG (Cộng hòa Liên bang Đức) và Công ty XpRienz Singapore & XpRienz Việt Nam tổ chức hội thảo khoa học quốc tế. Ảnh: website nhà trường

Trong khi đó, Tiến sĩ Trịnh Quang Khải cho rằng, việc phân loại hợp lý các loại hình hội thảo là cần thiết nhằm đảm bảo tính linh hoạt nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu quản lý.

“Chỉ căn cứ vào yếu tố “có người nước ngoài tham dự” để xếp loại hội thảo quốc tế là chưa phù hợp, dẫn đến việc áp dụng một cách máy móc. Nếu có sự phân loại rõ ràng các loại hình hội thảo: hội thảo quốc tế có quy mô lớn với khách mời từ nhiều quốc gia, hội thảo mang tính tham vấn có yếu tố quốc tế, và các hội thảo nội bộ có chuyên gia nước ngoài tham gia trực tuyến… đi kèm với cơ chế tự chủ có giám sát, các trường đại học sẽ có thêm cơ hội để tổ chức nhiều hoạt động học thuật một cách linh hoạt, chủ động hơn.

Từ đó thúc đẩy quá trình hội nhập và hợp tác quốc tế hiệu quả về đổi mới sáng tạo, nghiên cứu và chuyển giao tri thức trong thời kỳ hội nhập và phát triển công nghệ cao”, Tiến sĩ Trịnh Quang Khải kiến nghị.

Phương Thảo