'Văn phòng số' giúp doanh nghiệp tái cơ cấu và phát triển bền vững

Theo số liệu từ Tổng cục Thống kê, trong tháng 6/2023, số doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn là 60.200 doanh nghiệp, tăng 18,2% so với cùng kỳ năm trước. Số doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể và hoàn tất thủ tục giải thể lần lượt là 31.000 và 8.800 doanh nghiệp.

Lũy kế sau 6 tháng đầu năm 2023 trong bối cảnh kinh tế quốc tế và trong nước có nhiều biến động, đã có khoảng 100.000 doanh nghiệp đóng cửa, trung bình có 16.700 doanh nghiệp đóng cửa mỗi tháng. Điều kiện khó khăn khiến các doanh nghiệp Việt Nam đang phải "chật vật" với thách thức thắt chặt chi phí và thay đổi về nhân sự.

Thực tế này đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng khả năng ứng biến và phục hồi để tồn tại trên thị trường.

Phát biểu tại sự kiện Giải pháp văn phòng số: Chiến lược tái cơ cấu doanh nghiệp và xây dựng năng lực thích ứng linh hoạt do 1C Việt Nam tổ chức ngày 21/7, ông Alexander Evchenko, Giám đốc điều hành 1C Việt Nam nêu rõ, một trong những nguyên nhân chính là do các doanh nghiệp chưa áp dụng được số hóa vào quy trình cơ cấu tổ chức và hoạt động phân quyền quản lý.

Điều này dẫn đến việc thiếu giao tiếp và tương tác kém hiệu quả trong khâu làm việc liên phòng ban, cũng như chưa khai thác nguồn lực hiệu quả dẫn đến tốn kém chi phí, có thể xảy ra rủi ro lộ dữ liệu nội bộ của công ty.

Theo đại diện 1C Việt Nam, trong thời kỳ biến động các doanh nghiệp đang bộc lộ rõ hơn thể trạng của mình trong, nhiều lãnh đạo phải viết lại chiến lược, chuyển từ chế độ tấn công sang phòng thủ, không đầu tư hoặc mở rộng quy mô mà chuyển sang hoàn thiện bộ máy hoạt động văn phòng cũng như quy trình làm việc của nhân sự.

Do đó, để doanh nghiệp thích ứng linh hoạt và phát triển bền vững, ông Alexander Evchenko khuyến nghị giải pháp văn phòng số, một xu hướng của nền kinh tế, ứng dụng giải pháp phần mềm vào doanh nghiệp là giải pháp tích hợp đầy đủ các chức năng để phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành công việc dựa trên nền tảng công nghệ thông tin kết nối Internet.

"Văn phòng số được xem là công cụ thay thế cho giấy tờ và các quy trình mang tính thủ công trong doanh nghiệp. Mô hình văn phòng số sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục các nhược điểm lỗi thời, lạc hậu mà văn phòng truyền thống mang lại, giải quyết bài toán làm việc với quy trình phức hợp, tăng tính liên kết giữa các phòng ban, hạn chế rủi ro nhờ quy trình nghiệp vụ được tự động chuẩn hóa theo trình tự rõ ràng"

Ông Alexander Evchenko, Giám đốc điều hành 1C Việt Nam

Đây sẽ là giải pháp tiện lợi hơn cho cấp quản lý trong việc ký duyệt giấy tờ nhờ tích hợp chữ ký số, mọi thông tin được truyền đạt có tính chính xác cao và tiết kiệm thời gian, quản lý, bảo mật dữ liệu đều được truyền tải và tích hợp chỉ trong một nền tảng.

'Tái cơ cấu' song hành với 'chuyển đổi số'

Đồng quan điểm, ông Tăng Văn Khánh, Tổng giám đốc công ty tư vấn quản lý OCD cho biết, trong thời điểm kinh tế gặp nhiều biến động, các doanh nghiệp phải tập trung mạnh mẽ hơn vào yếu tố nội lực, cải thiện bộ máy quản trị và vận hành, nhằm phát huy năng lực từ bên trong, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh.

Doanh nghiệp cần có một phương án chuyển đổi hợp lý, phù hợp với tình hình tài chính của công ty cũng như nhu cầu phát triển của thị trường. Theo ông Tăng Văn Khánh, việc xem xét và thay đổi trong doanh nghiệp hay còn gọi là tái cơ cấu doanh nghiệp là ưu tiên hàng đầu cho bất cứ tổ chức nào muốn tạo ra tăng trưởng bền vững.

Tái cơ cấu và chuyển đổi số đều là những quy trình cần thiết nhằm thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh hiện tại. Việc áp dụng công nghệ thông tin và số hóa là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình kinh doanh mới, nâng cao khả năng tương tác với khách hàng, đồng thời tăng cường quản lý thông tin và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.

"Hai quá trình này tương thích và song hành, thực hiện tái cơ cấu dựa trên số hóa giúp đảm bảo sự thành công và sự bền vững để doanh nghiệp khi thích ứng với hoàn cảnh khó khăn", ông Khánh nhấn mạnh.

Chia sẻ thêm với báo chí, Giám đốc điều hành 1C Việt Nam Alexander Evchenkonhấn mạnh, điều quan trọng nhất trước khi doanh nghiệp ứng dụng chuyển đổi số, tự động hóa các quy trình là doanh nghiệp cần phải tối ưu các hoạt động của doanh nghiệp đó, vì nếu tự động hóa sự hỗn loạn sẽ dẫn đến phản ứng dây chuyền của mọi sự hỗn loạn.

Chuyển đổi số là tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và áp dụng công nghệ song song với nhau. Để vận hành hiệu quả, thấu hiểu sản phẩm và khách hàng, trước tiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể thử nghiệm các công nghệ phổ biến hoặc các công cụ chuyên dụng quy mô nhỏ như 1C:Company Management (giải pháp quản trị tổng thể) để có được những đánh giá sâu và hiểu biết sâu sắc hơn về khách hàng, trước khi áp dụng các công nghệ phức tạp hơn trên quy mô lớn hơn.

Hà Anh