Viết email gửi nhà tuyển dụng sao cho chuẩn?

Nhận được email từ nhà tuyển dụng có thể khiến bạn sợ hãi bởi chưa biết cách trả lời lịch sự. Đừng lo, đây là cách viết email gửi nhà tuyển dụng ấn tượng dành cho bạn.

Trả lời kịp thời và chuyên nghiệp

Bất kể tình hình công việc hiện tại của bạn như thế nào, hãy luôn trả lời email của nhà tuyển dụng một cách kịp thời và chuyên nghiệp. Hãy cố gắng phản hồi trong vòng 24 đến 48 giờ vì nhà tuyển dụng thường làm việc với thời hạn chặt chẽ. Ngay cả khi bạn không quan tâm đến cơ hội này, một phản hồi lịch sự sẽ giúp xây dựng mối quan hệ tích cực cho các cơ hội kết nối trong tương lai.

Bày tỏ lòng biết ơn và sự ghi nhận

Bắt đầu câu trả lời của bạn bằng cách bày tỏ lòng biết ơn đối với sự quan tâm và thời gian của nhà tuyển dụng. Một cụm từ đơn giản như “Cảm ơn anh/chị đã liên hệ với em về [vị trí/vai trò công việc]” thể hiện sự đánh giá cao của bạn và tạo ra bầu không khí tích cực cho cuộc trò chuyện.

Điều chỉnh phản hồi dựa trên sở thích của bạn

Để tạo ra phản hồi tốt nhất, hãy xem xét tình hình tìm kiếm việc làm tại Hà Nội, TPHCM… của bạn. Bạn rơi vào trường hợp nào trong 4 điều sau đây?

Nếu bạn muốn có công việc

Nếu bạn muốn có công việc này, hãy nêu bật sự quan tâm và nhiệt tình thực sự của bạn trong việc theo đuổi cơ hội. Nhấn mạnh lý do tại sao vị trí này phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Điều này sẽ chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn nghiêm túc với vai trò này và đã dành thời gian để hiểu các yêu cầu của nó.

Ở cuối câu trả lời, hãy lịch sự hỏi về các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng hoặc liệu xem nhà tuyển dụng có cần bất kỳ thông tin hoặc giấy tờ nào khác không. Điều này giúp thể hiện sự chủ động từ phía bạn, cho thấy rằng bạn đang đầu tư vào cơ hội và mong muốn tiến bộ.

Nếu bạn quan tâm đến vị trí khác trong công ty

Nếu vai trò được đề nghị không khiến bạn quan tâm, hãy lịch sự từ chối và hướng cuộc trò chuyện về vị trí mong muốn phù hợp hơn với kỹ năng và kinh nghiệm của bạn một cách chuyên nghiệp. Hãy làm nổi bật bộ kỹ năng và chuyên môn của bạn, cho thấy bạn luôn sẵn sàng đón nhận các cơ hội việc làm khác với công ty.

Bạn có thể bắt đầu bằng email gửi nhà tuyển dụng theo cách “Mặc dù em vẫn rất quan tâm đến và chắc chắn muốn được xem xét cho vị trí đó, nhưng em đã tìm thấy vị trí khác này và em không biết liệu anh/chị có thể trả lời một số câu hỏi về nó không?”. Điều này có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện về những gì bạn thực sự đang tìm kiếm.

Nếu bạn muốn tìm kiếm thêm thông tin về vị trí ứng tuyển

Nếu thông điệp của nhà tuyển dụng thiếu chi tiết cụ thể, hãy trả lời bằng một thông điệp ngắn gọn, chuyên nghiệp thể hiện sự chủ động và cởi mở của bạn trong việc thảo luận về các vị trí tiềm năng.

Hãy trả lời bằng một tin nhắn ngắn gọn thể hiện sự tò mò và cởi mở của bạn để tìm hiểu thêm về vị trí này bằng cách: “Em rất hào hứng với vị trí ứng tuyển. Tuy nhiên, em vẫn còn một số thắc mắc cần được giải đáp. Liệu em có thể gửi email hoặc nói chuyện qua điện thoại với anh/ chị vào [thời gian] không?”

Nếu bạn không quan tâm đến vị trí

Nếu bạn không quan tâm đến công việc mới, hãy lịch sự thông báo với nhà tuyển dụng. Hãy cảm ơn họ vì đã quan tâm và luôn mở rộng cánh cửa cho những giao tiếp trong tương lai.

Mẫu trả lời mà bạn có thể tham khảo như sau:

Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã liên hệ với em cho vị trí [vị trí] tại [Tổ chức]. Tuy nhiên, vì một số lí do nên em rất tiếc là phải từ chối cơ hội này. Hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội khác để làm việc cùng nhau trong tương lai.

Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì đã dành thời gian và sự cân nhắc.

Trân trọng,

Email gửi nhà tuyển dụng là một cách tuyệt vời để bạn có cơ hội làm việc hoặc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ, vì vậy hãy dành thời gian để đảm bảo rằng email đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, chuyên nghiệp và mang đậm cá tính của bạn.

Huỳnh Trâm