20 Minute Manager không thể là... sách gối đầu giường nhưng bạn cần phải đọc!

Bộ sách mà các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải đọc.

Gọi là sách “phải đọc” không phải đơn giản chỉ vì 20 Minute Manager là tinh hoa kiến thức quản trị mà trường đại học Harvard (Mỹ) nghiên cứu, giảng dạy. Gọi là sách “phải đọc” cũng không phải đơn giản chỉ vì 20 Minute Manager giúp tiết kiệm thời gian cho độc giả. Ước tính, chỉ cần đọc bộ sách 20 phút mỗi ngày trong một thời gian ngắn là đủ lĩnh hội rồi vận dụng được những kiến thức, bài học quản trị vào thực tế.

Sách luôn là món ăn tinh thần của con người. Nhưng nếu sách là thực phẩm theo nghĩa đen thì 20 Minute Manager là sữa đặc có đường giàu dinh dưỡng, bởi lẽ 10 cuốn sách nhỏ (khổ 12x18, dài chưa đầy gang tay) là bản cô đặc của hàng trăm tác phẩm dày cộp viết về kỹ năng, nghệ thuật quản lý. Cụ thể, 20 Minute Manager tổng hợp, phân tích, đưa ra lời khuyên thiết thực trong 10 lĩnh vực, gồm: Ủy thác công việc, Làm chủ thời gian, Quản lý sếp, Giải quyết mọi việc trong 20 phút, Thuyết trình hiệ quả, Hội họp hiệu quả, Phản hồi hiệu quả, Lập kế hoạch kinh doanh trong 20 phút, Quản lý dự án trong 20 phút và Phân tích tài chính.

Gọi 20 Minute Manager là “sữa đặc có đường” vì bộ sách đã cô đặc kiến thức, bài học quản lý, quản trị trong 10 lĩnh vực thành những cẩm nang, kim chỉ nam, định hướng lớn cùng những ví dụ cụ thể, sinh động, dễ nhớ, dễ áp dụng.

Đọc cuốn “Hội họp hiệu quả”, độc giả nhanh chóng nắm bắt được cách thức, kỹ năng tổ chức các cuộc họp cụ thể sao cho hiệu quả nhất, bao gồm các bước chuẩn bị, chủ trì, bám sát. Không những thế, sách đưa ra các ví dụ, lời khuyên về cách dẫn dắt cuộc họp với lòng tự tin, thúc đẩy dự án đang tiến hành, kiểm soát mâu thuẫn, khi cuộc họp diễn biến xấu, phải khắc phục ra sao… Sau khi xác định xong mục tiêu cuộc họp, cần lập chương trình họp gồm các hạng mục trong chương trình, sắp xếp thứ tự các hạng mục, giao hạng mục cho thành viên tham dự, xác định đúng người và số lượng chính xác người tham gia, phân vai…

“Hội họp hiệu quả” cũng đưa ra những ví dụ hết sức cụ thể cùng những lời khuyên hữu ích. Ví dụ, công cụ trong cuộc họp có thể là bảng trắng, bảng lật với họp trực tiếp, hoặc Google Doc, Evernote với họp trực tuyến. Tác giả cuốn sách khuyên, khi một thành viên lấn át cuộc thảo luận, nếu người chủ trì đang đứng, hãy bước lại gần người đó, mọi người sẽ chuyển sự chú ý từ người đó sang người chủ trì. “Không để những người nói to, nói át chi phối cuộc họp (‘Cảm ơn những nhận xét của anh Ed. Bây giờ, hãy nghe ý kiến từ một người chưa có cơ hội phát biểu’). Cho những người ít nói có cơ hội lên tiếng hoặc gọi đích danh (‘Susan, chúng tôi chưa nghe ý kiến của chị. Chúng tôi có bỏ qua vấn đề lớn nào không nhỉ?’, ‘Tom, anh lo lắng điều gì nhất ở phương án này?’). Có thể họ sẽ đỏ mặt tía tai, nhưng ít nhất bạn sẽ nghe được ý kiến của họ… Hãy ghi nhớ nguyên tắc vàng trong quản lý: Khen ngợi công khai, phê bình kín đáo”.

Đọc cuốn “Phản hồi hiệu quả trong 20 phút”, độc giả cũng được cung cấp bộ khung vững chắc về phản hồi, bao gồm chọn thời điểm phản hồi, tiến hành phản hồi, xây dựng kế hoạch hành động, xử lý những tình huống phản hồi khó khăn, xây dựng văn hóa làm việc khuyến khích phản hồi. Ngoài phần “xương cốt” này, bạn đọc được giới thiệu phần “da thịt” (hình vẽ, bảng biểu…) mang tính đúc kết rất dễ hiểu, dễ nhớ. Ví dụ, hình minh họa những hành vi và thuộc tính có xu hướng dễ thay đổi và khó thay đổi (kỹ năng công việc, khả năng quản lý công việc và thời gian, kiến thức, thái độ, thói quen, tính cách cá nhân). Bảng phân biệt giữa phản hồi, huấn luyện và đánh giá hiệu quả gồm 6 mục: mục đích, đối tượng tham gia, nơi diễn ra, cách đối thoại, thời điểm tổ chức và hoạt động diễn ra tiếp theo.

Cuốn “Làm chủ thời gian” chỉ có 103 trang nhưng đã vạch ra những bước cơ bản và các công cụ mà người đọc (dù là giám đốc, trưởng phòng hay học sinh, sinh viên) có thể áp dụng hiệu quả. Đó là: Lên lịch cho công việc; Sắp xếp những việc cần ưu tiên; Xây dựng một kế hoạch để phân phối thời gian sao cho phù hợp với những mục tiêu của bản thân; Quản lý thời hạn (deadline) công việc; Tạo ra một danh sách những việc cần làm chi tiết, hướng đến những nhiệm vụ cần giải quyết; Tránh những thứ có thể chen ngang hay làm phân tâm.

Tương tự “Làm chủ thời gian”, cuốn “Thuyết trình hiệu quả trong 20 phút” không chỉ hữu ích với nhà quản trị mà còn với nhiều đối tượng khác như học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng. Sách cung cấp các bí quyết thuyết trình, bao gồm cách xác định mục tiêu, nhận biết thính giả, soạn thảo thông điệp, chọn tài nguyên của bài thuyết trình, chuẩn bị về mặt hình ảnh…

Tóm lại, nếu “luyện công” với 20 Minute Manager, bạn đọc không học ngành quản trị cũng có thể nhanh chóng trở thành “cao thủ” trong lĩnh vực thuyết trình, phản hồi, lập kế hoạch kinh doanh, quản lý dự án, phân tích tài chính… Về hình thức, bộ sách được trình bày ấn tượng về màu sắc, cỡ chữ, bảng biểu.

Hải Lâm