4 mẹo hoàn thành công việc khi không thể tập trung

Ảnh minh họa

Tôi thử áp dụng vài cách nhỏ và thực sự có tác dụng:

1. Áp dụng quy tắc 5 phút

Trước đây, tôi thường trì hoãn vì cảm giác việc này cần nhiều thời gian quá, chỉ cần nghĩ đến thôi đã thấy nặng đầu. Sau đó, tôi thử một cách rất đơn giản là đặt hẹn giờ 5 phút. Tôi tự nhủ chỉ làm 5 phút thôi, không xong cũng được.

Có lần tôi phải viết một báo cáo dài, vừa mở file ra đã muốn đóng lại nhưng khi đặt thời gian 5 phút và bắt đầu viết vài dòng đầu tiên, tôi nhận ra mọi thứ lại "trôi" hơn mình tưởng. Điều bất ngờ là tôi hiếm khi dừng lại sau 5 phút. Bởi khi đã bắt đầu làm tôi hiểu mình đang làm gì và công việc cứ thế tiếp diễn.

Bây giờ, tôi vẫn dùng cách này nhưng linh hoạt tăng lên 10 hoặc 30 phút. Quan trọng là luôn có cảm giác sắp hoàn thành một phần việc thay vì rất nhiều lần trì hoãn kéo dài.

2. Đặt giới hạn cho việc học

Tôi từng có thói quen "ngồi học cả buổi", đọc thêm rất nhiều sách chuyên ngành nhưng lại nhớ không bao nhiêu. Có những hôm đọc liền 3 - 4 giờ đồng hồ, gấp sách lại mà không nhớ nổi mình vừa đọc gì.

Sau đó, tôi đổi cách đọc trong 1 tiếng đồng hồ rồi dành 1 tiếng tiếp theo để áp dụng. Có thể là viết lại ý chính, thử làm một bài tập hoặc áp dụng ngay vào công việc thực tế. Ví dụ, khi đọc về kỹ năng viết, thay vì đọc tiếp chương mới, tôi dừng lại và chỉnh sửa ngay một phần công việc mình đang làm. Nhờ vậy, kiến thức "ở lại" lâu hơn.

Thay đổi nhỏ này khiến tôi đỡ chán, tránh ngồi lì với một kiểu tiếp nhận thông tin. Việc chia thời gian thành từng chặng giúp đầu óc tôi tỉnh táo hơn và cũng ít bị xao nhãng hơn.

3. Tạo động lực bằng hành động

Tôi từng nghĩ phải có động lực thì mới làm được việc nên tìm đủ cách, từ uống ly cà phê cho tỉnh táo, viết ra một bản kế hoạch thật chi tiết, đến việc tự nhủ "cố thêm chút nữa là xong"… Nhưng rồi tôi nhận ra, điều ngược lại mới đúng: Cứ làm trước đi đã.

Có những sáng tôi không có chút hứng làm việc nào nhưng chỉ cần bắt đầu bằng việc rất nhỏ như dọn lại hộp thư điện tử, trả lời vài email đơn giản, tôi thấy đầu óc "vào guồng" nhanh hơn. Thậm chí, có hôm tôi chỉ bắt đầu bằng việc mở danh sách công việc và chỉnh lại thứ tự ưu tiên. Sau 10 - 15 phút, tôi tự nhiên có năng lượng để bắt tay vào việc khó hơn.

4. Ưu tiên các việc 2 phút

Trước đây, tôi hay ghi lại những việc nhỏ để "làm sau" nhưng rồi danh sách việc cứ dài ra và đầu óc lúc nào cũng phải nhớ. Có những việc rất nhỏ như gửi file, xác nhận lịch hẹn, trả lời một tin nhắn… bị dồn thành cả danh sách dài. Bây giờ tôi đổi nguyên tắc, đó là việc nào làm dưới 2 phút sẽ làm luôn.

Ví dụ vừa ngồi vào bàn làm việc, tôi mở email thấy một tin nhắn cần trả lời, tôi đáp lại luôn, chỉ mất 2 phút. Hoặc khi nhận được một yêu cầu chỉnh sửa nhỏ, tôi xử lý ngay thay vì ghi lại để đó.

Khi những việc nhỏ được giải quyết ngay, đầu óc tôi nhẹ đi rất nhiều và tập trung vào những việc lớn cũng dễ hơn hẳn.