5 cách biến ChatGPT thành 'trợ lý' cho doanh nghiệp nhỏ

Tháng 7/2026, OpenAI giới thiệu ChatGPT Work, một tác nhân AI được thiết kế để xử lý các nhiệm vụ nhiều bước, có thể thu thập thông tin từ ứng dụng, tệp và quy trình làm việc, sau đó tạo ra các sản phẩm hoàn chỉnh như bảng tính, tài liệu, bài trình chiếu hoặc ứng dụng web. Công cụ được xây dựng trên GPT-5.6 và có thể tiếp tục xử lý một dự án trong nhiều giờ thay vì chỉ trả lời từng câu hỏi riêng lẻ. Hình ảnh: ZDNET

Với doanh nghiệp nhỏ, bài toán không chỉ nằm ở tiền bạc mà còn ở nhân lực. Một chủ doanh nghiệp có thể đồng thời phải làm kế toán, marketing, bán hàng, vận hành và hoạch định chiến lược. OpenAI cho rằng đây chính là nhóm có thể hưởng lợi đáng kể từ AI khi ChatGPT Work có khả năng mở rộng năng lực của một đội ngũ tinh gọn.

Đọc hàng nghìn email thay con người

Một trong những ứng dụng đơn giản nhưng hữu ích nhất là xử lý email.

Thay vì tự tìm kiếm trong hàng loạt cuộc trao đổi, người dùng có thể kết nối ChatGPT Work với Gmail và yêu cầu hệ thống tìm các cuộc trò chuyện liên quan, tóm tắt nội dung, xác định những quyết định đã được đưa ra, câu hỏi còn bỏ ngỏ và các công việc cần theo dõi.

Với những doanh nghiệp nhận hàng trăm hoặc hàng nghìn email mỗi tuần, đây là công việc có thể tiêu tốn đáng kể thời gian của nhân sự.

Tuy nhiên, trải nghiệm thực tế cũng cho thấy AI không phải lúc nào cũng tìm đúng thông tin ngay từ lần đầu. Khi dữ liệu liên quan đến nhiều bên, người dùng cần điều chỉnh câu lệnh và phạm vi tìm kiếm để có kết quả đầy đủ hơn.

Đây cũng là điểm quan trọng khi sử dụng AI trong doanh nghiệp: khả năng kết nối dữ liệu không đồng nghĩa với khả năng hiểu đúng mọi ngữ cảnh.

Biến dữ liệu thành báo cáo và bài trình bày

Một công việc khác thường mất nhiều thời gian là biến dữ liệu thô thành báo cáo hoặc slide.

Trong thử nghiệm được ZDNET mô tả, ChatGPT Work được giao xử lý một bộ dữ liệu lớn, xác định những thông tin cần thiết rồi chuyển kết quả thành biểu đồ và bài trình bày.

Bản đầu tiên vẫn có những lỗi về màu sắc, bố cục và khoảng cách trong slide. Nhưng phần việc khó nhất đã được AI thực hiện: đọc dữ liệu, xác định điểm đáng chú ý và tạo ra cấu trúc trình bày.

Sau đó, người dùng chỉ cần chỉnh sửa một số chi tiết.

OpenAI cũng xác định việc tạo bảng tính, tài liệu và slide là một trong những nhiệm vụ cốt lõi của ChatGPT Work. Công cụ có thể thu thập ngữ cảnh từ các ứng dụng và tệp được kết nối trước khi thực hiện công việc.

Xây dựng chiến lược giá từ chính mã nguồn

Với các doanh nghiệp công nghệ nhỏ, AI còn có thể tham gia sâu hơn vào quá trình phát triển sản phẩm.

Một ví dụ đáng chú ý là việc xây dựng chiến lược mua hàng trong ứng dụng cho các ứng dụng Apple.

Thay vì phải viết thủ công tài liệu mô tả từng tính năng, người dùng cho ChatGPT Work đọc mã nguồn của ứng dụng với yêu cầu không được thay đổi code. AI sau đó phân tích mã nguồn để xác định ứng dụng có những tính năng gì.

Từ đó, ChatGPT Work tiếp tục nghiên cứu các ứng dụng tương tự trên App Store và Google Play, tổng hợp các mô hình định giá và trao đổi với người dùng để xây dựng chiến lược phù hợp.

AI sau đó còn có thể chuyển chiến lược này thành bộ hướng dẫn để một công cụ lập trình khác triển khai.

Điểm đáng chú ý nằm ở chỗ AI không chỉ thực hiện một nhiệm vụ riêng lẻ mà tham gia vào một chuỗi công việc hoàn chỉnh: hiểu sản phẩm, nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược và hỗ trợ triển khai.

Hỗ trợ đánh giá cơ sở hạ tầng

AI cũng có thể được dùng trong những bài toán tưởng như nằm ngoài lĩnh vực phần mềm.

Một chủ doanh nghiệp vận hành phòng thí nghiệm chế tạo với nhiều máy in 3D gặp vấn đề khi hệ thống lưu điện UPS không còn đáp ứng được nhu cầu sử dụng.

Người dùng cung cấp cho ChatGPT Work thông tin về các máy in, hệ thống điện và khả năng chịu tải. AI sau đó đối chiếu thông số kỹ thuật của thiết bị với các sản phẩm trên thị trường để đưa ra phương án thay thế.

Cách làm này giúp chủ doanh nghiệp nhanh chóng có được một bản phân tích ban đầu mà không phải tự thu thập từng thông số.

Dù vậy, với những vấn đề liên quan đến điện, an toàn hoặc kỹ thuật chuyên sâu, AI chỉ nên đóng vai trò hỗ trợ phân tích. Quyết định cuối cùng vẫn cần được kiểm tra bởi người có chuyên môn.

“Đọc hộ” những tài liệu tài chính phức tạp

Một ứng dụng khác có giá trị trực tiếp đối với dòng tiền doanh nghiệp là phân tích tài chính.

Khi nhận được đề nghị hợp nhất nhiều khoản nợ thành một khoản vay mới, người dùng có thể đưa các tài liệu liên quan cho AI để phân tích thay vì chỉ dựa vào lời quảng cáo rằng khoản vay mới sẽ giúp giảm lãi suất.

AI có thể giúp tổng hợp các con số, so sánh các phương án và chỉ ra những điều khoản cần được chú ý.

Đây là lĩnh vực mà AI có thể giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian đáng kể, nhưng cũng là nơi cần thận trọng nhất. Những kết quả do AI đưa ra không nên được xem là tư vấn tài chính hoặc pháp lý độc lập.

ChatGPT Work có thể thay đổi lợi thế của doanh nghiệp nhỏ

Những ví dụ trên cho thấy giá trị lớn nhất của  không nằm ở việc trả lời một câu hỏi nhanh hơn. Điểm khác biệt là khả năng nhận một mục tiêu tương đối lớn, chia thành nhiều bước, tìm thông tin cần thiết và tạo ra kết quả cuối cùng.

OpenAI đang hướng ChatGPT Work trực tiếp tới nhóm doanh nghiệp nhỏ. Trong chương trình dành cho nhóm này, công ty đưa ra các ví dụ từ kế toán, marketing, thương mại điện tử đến tự động hóa quy trình. OpenAI dẫn trường hợp một chủ doanh nghiệp cho biết ChatGPT đã giúp tiết kiệm ít nhất 10 giờ nhập dữ liệu khi xử lý một báo giá dài 30 trang.

Điều đó cho thấy AI có thể trở thành một dạng “đòn bẩy” cho các doanh nghiệp không có nguồn lực để xây dựng những bộ phận chuyên biệt.

Tuy nhiên, AI không loại bỏ nhu cầu về con người. Email vẫn cần được kiểm tra, slide vẫn cần biên tập, chiến lược giá vẫn cần người chịu trách nhiệm và các quyết định tài chính hay kỹ thuật vẫn cần chuyên gia thẩm định.

Lợi thế mới có thể không nằm ở việc doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên, mà ở việc mỗi nhân viên có thể sử dụng AI để hoàn thành được bao nhiêu công việc có giá trị.

Nguồn: ZDNET