5 điểm đáng lưu ý về hóa đơn điện tử

Ảnh: THANH HÙNG

Người bán hàng được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Theo đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba (là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử) lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, phải đúng thực tế phát sinh.

Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa 2 bên, thể hiện đầy đủ thông tin: bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số); thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử

Thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 4 Thông tư 78/2021, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có 1 chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử. Số 1 phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng; số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng; số 3 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công; số 4 hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia; số 5 tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử; số 6 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự (gồm cả chữ viết và chữ số), thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Lần đầu quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế đã được nhắc đến trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tuy nhiên chưa cụ thể, rõ ràng. Đây là một trong những nội dung mới được hướng dẫn tại Thông tư 78. Theo đó, đối tượng được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế/hóa đơn điện tử có mã/không có mã gồm: doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh. Cụ thể là trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác. Mã được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh, đảm bảo không trùng lắp. Bên cạnh đó, đáng chú ý, Tổng cục Thuế sẽ hướng dẫn triển khai việc sử dụng mã của cơ quan thuế cấp đối với hóa đơn điện tử này để quay số trúng thưởng.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót

Điều 7 Thông tư 78/2021 hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế/có sai sót cần điều chỉnh hoặc thay thế: người bán được lựa chọn thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót (hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn có sai sót) đến cơ quan thuế bất cứ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã điều chỉnh hoặc thay thế nhưng lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót: các lần xử lý sau người bán phải thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu. Trường hợp lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.

Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ điều chỉnh mà không phải hủy/thay thế. Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Quy định riêng thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng

Theo đó, trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa 2 bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của 2 bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ. Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ 3 có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác).

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

K.N