7 bước chuyển đổi thuế khoán sang kê khai

Sự thay đổi này tác động trực tiếp đến hộ kinh doanh, đòi hỏi mỗi hộ phải chủ động chuẩn bị để thích ứng kịp thời. Quá trình chuyển đổi có thể được thực hiện theo 7 bước cơ bản.

Bước 1, rà soát và ước tính doanh thu: hộ kinh doanh cần xem lại doanh thu năm 2025 và ước tính doanh thu năm 2026 để xác định mình thuộc ngưỡng nào.

Nếu doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm, hộ không phải kê khai định kỳ, không phải dùng hóa đơn điện tử, không phải ghi sổ và cũng không phát sinh thuế GTGT, thuế TNCN. Trường hợp cuối năm vượt ngưỡng, hộ tự khai và nộp phần thuế phát sinh trước ngày 31/1/2027 mà không bị tính chậm nộp.

Nếu doanh thu có khả năng vượt 500 triệu đồng trong năm, hộ sẽ chuyển sang kê khai theo mốc thời gian quy định.

Khi doanh thu vượt 3 tỷ đồng/năm, hộ bắt buộc phải áp dụng phương pháp tính thuế theo doanh thu trừ chi phí, do đó cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ đầu vào. Với hộ dưới 3 tỷ đồng, vẫn có thể áp dụng phương pháp tỷ lệ trên doanh thu để có thêm thời gian làm quen.

Bước 2, kiểm kê hàng tồn kho khi cần thiết: chỉ các hộ áp dụng phương pháp doanh thu trừ chi phí mới cần kiểm kê hàng tồn kho để xác định thuế TNCN.

Với hộ dưới 3 tỷ đồng, hàng tồn kho không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, mà chỉ nhằm chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa bán ra. Hộ vẫn được xuất hóa đơn bán hàng dù chưa có đầy đủ hóa đơn mua vào cho toàn bộ hàng tồn.

Bước 3, chủ động đăng ký hóa đơn điện tử: hộ có doanh thu dự kiến từ 1 tỷ đồng trở lên trong năm 2026 nên đăng ký sớm hóa đơn điện tử để làm quen với quy trình, phần mềm và hạn chế sai sót.

Hiện nhiều giải pháp hóa đơn điện tử và phần mềm bán hàng được cung cấp miễn phí, giúp hộ quản lý hiệu quả và chuẩn bị tốt trước khi vào diện bắt buộc.

Bước 4, chuẩn bị sổ sách kế toán: các hộ có doanh thu từ 500 triệu đồng trở lên nên tập ghi chép, lưu trữ chứng từ, quản lý doanh thu - chi phí ngay từ đầu năm 2026 để đáp ứng yêu cầu kê khai.

Bước 5, hoàn thiện đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế: hộ cần rà soát, cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh và phương pháp tính thuế. Nếu không đăng ký, rủi ro rất lớn: vừa bị xử phạt, vừa có thể bị coi toàn bộ thu nhập là tiền lương, tiền công và chịu thuế lũy tiến lên đến 35%.

Bước 6, tách riêng tài khoản ngân hàng cho hoạt động kinh doanh: hộ kinh doanh cần có tài khoản ngân hàng riêng, khai báo với cơ quan thuế để minh bạch dòng tiền.

Nếu không tách bạch, cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu hoặc đánh thuế toàn bộ dòng tiền vào tài khoản.

Bước 7, thực hiện kê khai thuế đúng quy định: hộ có doanh thu dưới 50 tỷ đồng thực hiện kê khai theo quý, lần đầu vào ngày 30/4/2026 qua eTax Mobile.

Dù thời điểm kê khai muộn, mọi khâu chuẩn bị phải bắt đầu từ ngày 1/1/2026. Hộ cũng cần xác thực định danh điện tử và sử dụng chữ ký số để khai thuế, xuất hóa đơn điện tử theo quy định.

DIỆP NHƯ