Ba bước để doanh nghiệp làm chủ Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử tại Hà Nội

Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội cho biết, mỗi năm, Thủ đô vẫn còn khoảng 7 triệu văn bản xử lý thủ công, tương đương gần 35 triệu trang giấy in cần được số hóa. Với lộ trình phấn đấu 100% doanh nghiệp trên địa bàn thành phố sử dụng Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước nhằm giải quyết bài toán lãng phí khi mỗi năm. Để đồng hành cùng lộ trình chuyển đổi này, các doanh nghiệp cần nắm vững quy trình 3 bước cốt lõi để vận hành hệ thống chuyển nhận văn bản một cách hiệu quả nhất.

Bước 1: Đăng ký và kích hoạt tài khoản thông qua môi trường mạng

Doanh nghiệp thiết lập sự hiện diện của mình trên Hệ thống chuyển nhận văn bản chỉ qua vài thao tác với địa chỉ hòm thư điện tử.

Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội góp phần minh bạch thông tin. Ảnh: PV

Đại diện đơn vị truy cập vào cổng hệ thống, thực hiện đăng ký tài khoản bằng địa chỉ email chính thức của doanh nghiệp. Ngay sau khi hoàn tất thông tin đăng ký, hệ thống sẽ tự động gửi một email xác thực đến địa chỉ đã cung cấp nhằm bảo đảm tính chính danh và an toàn thông tin. Doanh nghiệp chỉ cần mở email, nhấn vào liên kết xác nhận để kích hoạt tài khoản.

Bước 2: Khai báo và xác thực danh tính doanh nghiệp bằng chữ ký số

Đây là bước quan trọng nhất để tạo lập "chứng minh thư số" cho doanh nghiệp, bảo đảm mọi giao dịch sau này có đầy đủ giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin nền tảng bao gồm: Tên doanh nghiệp, người đại diện và mã số thuế. Một lưu ý tiên quyết tại bước này là tên doanh nghiệp khai báo phải trùng khớp hoàn toàn với tên trên chứng thư số (chữ ký số) mà đơn vị đang sử dụng.

Hệ thống sẽ kiểm tra và xác thực thông tin thông qua chữ ký số. Lưu ý: Ngay sau khi doanh nghiệp hoàn tất khai báo thông tin ở bước này, hệ thống sẽ tự động gửi file văn bản cần ký số vào địa chỉ email mà doanh nghiệp đã đăng ký. Doanh nghiệp kiểm tra hòm thư để tải file về và tiến hành ký số.

Tại bước này, doanh nghiệp tiến hành ký số với file văn bản trả ra sau khi đăng ký thành công và tải lại lên hệ thống văn bản đã ký số để hệ thống xác nhận thông tin tổ chức xem thông tin ký trong file có đúng với chứng thư số vừa khai báo không. Nếu thông tin hợp lệ, hệ thống sẽ cấp quyền sử dụng đầy đủ các tính năng cho doanh nghiệp; ngược lại, đơn vị sẽ nhận được thông báo để kịp thời bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu có sai sót.

Bước 3: Thực hiện giao dịch văn bản hai chiều và theo dõi tiến độ xử lý

Khi đã sở hữu tài khoản xác thực, doanh nghiệp có thể dễ dàng tham gia vào "đường cao tốc số" trao đổi thông tin với cơ quan nhà nước và chính quyền Thủ đô. Tại giao diện quản lý văn bản, đơn vị thực hiện thao tác “Tạo mới văn bản dự thảo” và chọn “Thêm”.

Tại đây, doanh nghiệp cần hoàn thiện các thuộc tính, như: Nhập tiêu đề, loại văn bản, ngày phát hành, chọn file đính kèm và mô tả. Cuối cùng, doanh nghiệp lựa chọn cơ quan nhà nước cần gửi.

Khi lệnh gửi được thực hiện, hệ thống sẽ ghi nhận chính xác thời gian và chuyển văn bản trực tiếp đến trang quản trị của cán bộ phụ trách tại cơ quan nhận. Đặc biệt, hệ thống không chỉ hỗ trợ gửi mới mà còn cho phép doanh nghiệp thực hiện tính năng trả lời trực tiếp các văn bản đến từ phía cơ quan nhà nước, giúp mạch trao đổi thông tin luôn liên tục và có tính lưu vết cao.

Với mục tiêu 100% doanh nghiệp đăng ký sử dụng và chính thức chấm dứt việc gửi song song bản giấy từ ngày 1-6-2026, việc sớm làm chủ quy trình 3 bước này chính là chìa khóa để doanh nghiệp kết nối cùng chính quyền Thủ đô trong kỷ nguyên số.