Bắc Ninh: Số hóa hồ sơ, tạo bước đột phá trong quản lý trường học

Giảm áp lực hồ sơ, sổ sách

Dù ở khu vực miền núi, phục vụ giảng dạy học sinh phần đông là con em đồng bào dân tộc thiểu số nhưng Trường Trung học cơ sở Nam Dương số 2 (xã Nam Dương) đã triển khai quản lý hồ sơ trường học trên hệ thống điện tử nhằm tinh gọn thủ tục, giảm áp lực hành chính cho giáo viên. Năm học 2025 - 2026, giáo viên chỉ còn thực hiện một loại sổ là kế hoạch bài giảng điện tử. Giáo viên chủ nhiệm có thêm sổ chủ nhiệm điện tử.

Thầy Hà Phi Trường, Hiệu trưởng chia sẻ: “Nhà trường chú trọng phổ biến, quán triệt tinh thần chuyển đổi số tới đội ngũ giáo viên, đồng thời khuyến khích, hỗ trợ thầy cô nâng cao năng lực công nghệ thông tin để chủ động tìm hiểu, thực hiện hiệu quả việc số hóa hồ sơ trong công tác chuyên môn”.

Giáo viên ứng dụng công nghệ số vào bài giảng tại Trường Tiểu học Khám Lạng (xã Bắc Lũng).

Trước đây, ở các cấp học, giáo viên phải duy trì nhiều loại sổ bằng hình thức ghi chép thủ công như: Sổ chủ nhiệm, sổ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của học sinh, kế hoạch giảng dạy… Công việc này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn gây khó khăn trong lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm dữ liệu. Vì vậy, việc số hóa được đánh giá là cần thiết, phù hợp với yêu cầu đổi mới quản lý giáo dục hiện nay.

Trong năm học, ngành Giáo dục đã tích cực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục. Trong đó triển khai nhiều phần mềm hữu ích như sổ điểm điện tử, hệ thống duyệt giáo án điện tử và kho học liệu số được sử dụng thường xuyên trong hoạt động chuyên môn. Các phần mềm quản lý giáo dục được tích hợp liên thông giúp quá trình rèn luyện của học sinh được lưu trữ xuyên suốt, bảo đảm tính chính xác, khách quan.

Mới đây, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư số 15/2026/TT-BGDĐT về "ban hành điều lệ trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học". Thông tư có hiệu lực từ ngày 10/5/2026, tạo thêm cơ sở pháp lý để các nhà trường đẩy mạnh chuyển đổi số theo hướng thống nhất, đồng bộ hơn.

Chuyển đổi số được xác định là yêu cầu quan trọng trong quản lý và dạy học. Các nhà trường đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, sử dụng học liệu số, khai thác dữ liệu và từng bước tích hợp công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo.

Phù hợp với xu thế phát triển

Theo quy định mới, hồ sơ của giáo viên được tinh gọn và thực hiện dưới dạng điện tử. Đây được xem là bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính của ngành Giáo dục, góp phần giảm áp lực hồ sơ, sổ sách cho giáo viên.

Cô giáo Đặng Thị Hiên, giáo viên Ngữ văn, Trường Dân tộc nội trú trung học cơ sở và trung học phổ thông Nguyễn Tất Thành (xã Kiên Lao) cho biết: "Thông tư số 15 đã làm rõ danh mục hồ sơ của giáo viên và cho phép sử dụng hồ sơ điện tử, góp phần giảm tình trạng trùng lặp trong ghi chép. Khi thực hiện số hóa việc cập nhật kết quả học tập, đánh giá thường xuyên của học sinh sẽ nhanh và thuận lợi hơn. Ban Giám hiệu dễ dàng kiểm tra, giám sát và quản lý dữ liệu tập trung".

Đây là bước chuyển quan trọng, giúp giáo viên giảm áp lực hành chính, dành nhiều thời gian cho chuyên môn, chú trọng đổi mới phương pháp dạy học và bồi dưỡng, phụ đạo cho học sinh.

Số hóa hồ sơ được xem là nền tảng để chuẩn hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý. Vì vậy, các nhà trường đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, sử dụng học liệu số, khai thác dữ liệu và từng bước tích hợp công nghệ mới trong quản trị nhà trường theo hướng hiện đại, minh bạch.

Không dừng lại ở việc giảm tải cho giáo viên, số hóa hồ sơ còn mở ra hướng đi mới trong quản trị nhà trường theo hướng hiện đại, minh bạch. Việc sử dụng học bạ, sổ điểm, giáo án điện tử… đang từng bước thay đổi phương thức quản lý truyền thống. Khi hồ sơ được số hóa, việc lưu trữ và tra cứu dữ liệu trở nên thuận lợi hơn, hạn chế thất lạc giấy tờ và giảm khối lượng công việc cho giáo viên.

Cùng đó, dữ liệu được cập nhật thường xuyên trên hệ thống điện tử giúp nhà trường chủ động theo dõi tình hình học tập, rèn luyện của học sinh, đồng thời phục vụ hiệu quả công tác báo cáo, thống kê và quản lý chuyên môn của ngành Giáo dục.

Số hóa hồ sơ được xem là nền tảng để chuẩn hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý. Ban Giám hiệu và các tổ chuyên môn khai thác hiệu quả thông tin phục vụ công tác chỉ đạo chuyên môn. Trên cơ sở dữ liệu số, nhà trường có thể phân tích kết quả học tập của học sinh nhanh hơn, từ đó đưa ra các giải pháp chỉ đạo đổi mới phương pháp giảng dạy và học tập nhằm nâng cao chất lượng giáo dục.

Từ thực tiễn công việc, nhiều cán bộ, giáo viên cho rằng cần lựa chọn và xây dựng hệ thống phần mềm bảo đảm tính ổn định, đồng bộ và khả năng vận hành lâu dài. Theo đó, hệ thống cần được đầu tư hạ tầng kỹ thuật đủ mạnh để đáp ứng số lượng lớn người dùng truy cập cùng lúc, nhất là vào thời điểm đầu năm học, cuối học kỳ hoặc khi thực hiện các đợt báo cáo, kiểm tra.

Đồng chí Nguyễn Văn Thêm, Phó Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo cho biết: “Sở yêu cầu các nhà trường triển khai quản lý hồ sơ điện tử theo chuẩn dữ liệu, chuẩn kết nối của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Trong thời gian tới, ngành sẽ đẩy mạnh nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng công nghệ, đầu tư mua sắm trang thiết bị hiện đại, xây dựng trường học thông minh; thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, nhà giáo về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin, tiện ích số, sử dụng trí tuệ nhân tạo vào hoạt động chuyên môn, bảo đảm an toàn thông tin, trong đó ưu tiên các cơ sở giáo dục và giáo viên miền núi, vùng khó khăn”.