Bài 2: Việc ủy quyền chứng thực giúp nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục hành chính

Thí điểm mô hình chính quyền đô thị ở thị xã Sơn Tây, Hà Nội - "Hứa hẹn mùa quả ngọt"

Việc ủy quyền chứng thực đã giúp nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục hành chính. Ảnh: N.D

Việc ủy quyền chứng thực khiến cán bộ Tư pháp chủ động hơn trong công việc

Khá sôi nổi khi nói về những thay đổi trong giải quyết thủ tục hành chính ở cấp phường, anh Nguyễn Anh Tuấn, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch UBND phường Quang Trung, thị xã Sơn Tây (Hà Nội) cho hay, từ khi thực hiện việc ủy quyền chứng thực, nhiều người dân ngỡ ngàng khi đến làm thủ tục được trả kết quả ngay mà không phải chờ.

Theo anh, trước đây, mỗi khi nhận hồ sơ, giấy tờ của công dân mang đến, công việc của cán bộ Tư pháp là tiếp nhận và kiểm tra xem đã đủ chưa. Khi đã đủ rồi thì theo đúng trình tự sẽ cho văn phòng để lên lịch hẹn với người dân căn cứ vào lịch của lãnh đạo UNBD phường.

“Trước đây, có nhiều trường hợp khi người dân cần có giấy tờ ngay để giải quyết công việc mà chúng tôi lại không thể đáp ứng do lãnh đạo UBND phường bận họp. Có những người mang giấy từ lên từ đầu giờ, nhưng đến cuối giờ vẫn chưa xong. Việc chờ đợi mệt mỏi cộng với sốt ruột công việc, có những người đã quát vào mặt tôi rằng, có mỗi cái chữ ký thôi mà cũng không xong” – anh Tuấn cho biết.

Cũng theo anh Tuấn, ngoài việc mệt mỏi vì phải chờ đợi, khi chứng thực các giấy tờ quan trọng như sổ đỏ, hay các loại giấy tờ chỉ cấp một lần người dân thường lo lắng, không yên tâm sợ bị thất lạc, sợ rách...

“Được giải quyết ngay, không phải đi lại nhiều lần, không lo bị mất giấy tờ, nên bà con rất phấn khởi. Người dân thoải mái, đến giao dịch vui vẻ cũng khiến cán bộ, công chức như tôi thấy vui hơn, cảm thấy công việc của mình hiệu quả, yên tâm cống hiến hơn”, anh Tuấn chia sẻ.

Chị Nguyễn Thị Huyền, cán bộ Tư pháp – Hộ tịch UBND phường Sơn Lộc, thị xã Sơn Tây trao đổi với phóng viên, việc ủy quyền chứng thực thực sự rất tiện lợi không chỉ cho người dân, mà nó còn khiến cán bộ Tư pháp được chủ động hơn trong công việc.

Theo chị, khi cán bộ Tư pháp trực tiếp ngồi 1 cửa, hầu như kết quả lấy luôn không phải chờ đợi. Cán bộ Tư pháp cũng không phải chạy từ phòng nọ đến phòng kia để xin chữ ký.

“Ngày trước mặc dù đã rất cố gắng, nhưng không đủ thẩm quyền giải quyết nên nhiều khi chúng tôi bị người dân mắng. Thậm chí trong đó có cả những cán bộ tổ dân phố” – chị Hiền nói.

Từ khi thực hiện chính quyền đô thị, cụ thể là ủy quyền chứng thực cho cán bộ Tư pháp, người dân thường tỏ ra nhẹ nhàng, vui vẻ. “Nhiều khi đang ngồi chờ thấy gọi lấy kết quả người ta còn ngạc nhiên sao nhanh thế, đã thấy các cô đi ký đâu. Bây giờ được ủy quyền thì thuận tiện quá…”

Việc Chủ tịch UBND phường ủy quyền cho công chức Tư pháp – Hộ tịch ký chứng thực đã giúp nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục hành chính, đơn giản hóa quy trình, giảm đáng kể thời gian thực hiện. Việc chứng thực đã số trả kết quả ngay sau khi đến giao dịch tại bộ phận một cửa của UBND phường, không phải chờ đợi trong nhiều giờ hay đi lại nhiều lần.

Việc ủy quyền cũng giúp giảm đáng kể các đầu mối, lược bỏ các bước xử lý nội bộ, tạo điều kiện cho công chức Tư pháp – Hộ tịch chủ động hơn trong việc bố trí thời gian giải quyết công việc, tăng đáng kể thời gian giải quyết các công việc khác cho lãnh đạo phường.

Chủ động trong công việc, nhanh chóng giải quyết được nhu cầu của người dân và nhận được sự hài lòng của người dân, đó là điều được nhất mà chính quyền đô thị “tạo ra” cho cán bộ Tư pháp.

Người dân đến làm thủ tục hành chính tại UBND phường Sơn Lộc, thị xã Sơn Tây. Ảnh: N.D

Niềm vui khi nhận được sự hài lòng của người dân

“Tuy nhiên, do chủ động công việc nên cán bộ Tư pháp cũng sẽ bận hơn, thời gian làm việc không chỉ 8 tiếng hành chính, mà đôi khi chúng tôi sẽ cố cho xong hết việc”- anh Nguyễn Anh Tuấn, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch UBND phường Quang Trung chia sẻ.

Điều đó có nghĩa, giờ kết thúc công việc không phải là 4h30 hoặc 5h. Có những buổi, cán bộ Tư pháp – hộ tịch ở lại làm cả buổi tối. Anh Tuấn chia sẻ, thời gian này, do chưa đến thời gian nhập trường của các cháu nên anh được rảnh rang đôi chút. “Đầu giờ sáng, tôi sẽ tranh thủ giải quyết các công việc tồn đọng, hoặc chứng thực các hồ sơ khi người dân mang đến. Khi đã vãn việc, tôi xuống cơ sở để làm công tác xác minh…” – anh Tuấn nói.

Còn với chị Huyền, cán bộ Tư pháp phường Sơn Lộc, từ khi ủy quyền cán bộ Tư pháp ký chứng thực, có những ngày chị ngồi cả “8 tiếng không nhúc nhích được”.

“Mặc dù công việc có vất vả hơn nhưng vì trôi chảy nên tâm lý, tư tưởng của những cán bộ như chúng tôi cũng thoải mái hơn. Ngày xưa đi làm mà bị dân nói mình cũng không thoải mái, nhiều khi về nhà vẫn cảm thấy thấy khó chịu” - chị Huyền cho biết.

Cũng chia sẻ về mức hỗ trợ cho công chức Tư pháp – Hộ tịch được ủy quyền ký chứng thực, chị Huyền cho biết, theo quy định là 15% (hoặc 0,15 mức lương cơ sở), bằng số tiền phụ cấp của Bí thư Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ, Chủ tịch Hội Cựu chiến binh phường và thấp hơn số tiền phụ cấp hàng tháng của Phó Chủ tịch UBND phường (20% hoặc 0,20 mức lương cơ sở).

“Việc được hỗ trợ kinh phí hàng tháng cho thấy sự quan tâm, động viên, ghi nhận công sức của Thành phố đối với công chức Tư pháp - Hộ tịch. Tuy nhiên, thủ tục nào liên quan đến người dân cũng được yêu cầu thực hiện nhanh, chính xác và chứng thực chỉ là một trong số các nhiệm vụ của công chức Tư pháp - Hộ tịch phường”, anh Tuấn cho biết.

“Ví dụ khi có công dân đến làm thủ tục khai tử, chúng tôi sẽ ưu tiên làm trước, những người làm chứng thực sẽ phải chờ, khi đó họ sẽ thắc mắc tại sao? Hoặc khi làm hồ sơ khai sinh phải rất tập trung, vì các dữ liệu này đòi hỏi chính xác, cẩn trọng, nhưng công dân đến làm chứng thực lại phải ký ngay... chưa kể phần mềm cài đặt giờ rất sát sao, nếu bẵng đi làm thủ tục chứng thực một lúc, chậm nhập dữ liệu là hệ thống đã tính là giải quyết hồ sơ chậm.

Điều này cũng tạo nên áp lực cho công chức. Theo tôi, việc tinh giản về tổ chức bộ máy chính quyền như mô hình đang thí điểm gọn hơn, là phù hợp, nhưng cần tối ưu hóa các công cụ để hỗ trợ công chức thực thi nhiệm vụ, ví dụ như các phần mềm”, anh Tuấn mong muốn.

Còn đối với chị Huyền, chị cho biết, hiện nay các thủ tục hành chính đều phải thực hiện trên phần mềm dịch vụ công trực tuyến của TP Hà Nội, trong đó có thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, phần mềm hiện nay chưa có chức năng chuyển một lúc nhiều hồ sơ. Việc kích chuyển từng hồ sơ gây mất thời gian cho cán bộ, công chức xử lý một cách không cần thiết, gây ức chế cho người sử dụng…

(Còn nữa)

Theo báo cáo thống kê hàng năm của các quận, huyện, thị xã, trung bình một năm 175 UBND phường thuộc 12 quận và thị xã Sơn Tây giải quyết hơn 6 triệu hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính và hơn 200 nghìn hồ sơ chứng thực chữ ký. Trung bình một ngày, một UBND phường tiếp nhận và giải quyết từ 80 đến 100 hồ sơ chứng thực.

Ngoài việc phải giải quyết thủ tục chứng thực, công chức Tư pháp - Hộ tịch còn phải tiếp nhận và giải quyết 8 thủ tục hành chính khác trong lĩnh vực chứng thực; 17 thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch, 2 thủ tục lĩnh vực nuôi con nuôi, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phối hợp giải quyết tranh chấp, lấn chiếm đất đai, xử lý vi phạm hành chính, vi phạm trật tự xây dựng trên địa bàn…

Việc Thành phố quyết định hỗ trợ 15% mức lương cơ sở/người/tháng là sự quan tâm, động viên thiết thực để mỗi cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phường gắn bó, trách nhiệm hơn với công việc của mình.

Minh Dương