Bảo đảm an toàn pháp lý cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên công chứng số

Bà Nguyễn Thị Thơ, Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam. Ảnh: NVCC

Công chứng số cần gắn với kiểm soát rủi ro cho doanh nghiệp và trách nhiệm nghề nghiệp. Trao đổi với Doanh nhân và Công lý, bà Nguyễn Thị Thơ, Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, chia sẻ giải pháp bảo đảm an toàn pháp lý cho doanh nghiệp trong giao dịch.

Thưa bà, doanh nghiệp thường bỏ sót những rủi ro pháp lý nào khi ký kết hợp đồng, giao dịch? Bà có thể chia sẻ tình huống điển hình cho thấy giá trị của việc kiểm tra, tư vấn trước khi ký kết?

Bà Nguyễn Thị Thơ: Từ hồ sơ tiếp nhận tại các tổ chức hành nghề công chứng, rủi ro mà doanh nghiệp bỏ sót tập trung ở ba nhóm.

Thứ nhất là rủi ro về chủ thể và thẩm quyền đại diện: Người ký không phải người đại diện theo pháp luật hoặc không có ủy quyền hợp lệ; giao dịch có giá trị lớn thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ nhưng chưa có nghị quyết thông qua; bên đối tác là cá nhân nhưng tài sản thuộc sở hữu chung của vợ chồng mà chỉ một người ký.

Thứ hai là rủi ro về tình trạng pháp lý của tài sản: Tài sản đang thế chấp chưa giải chấp, đang bị kê biên, ngăn chặn hoặc có tranh chấp; quyền sử dụng đất, dự án chưa đủ điều kiện đưa vào giao dịch.

Thứ ba là rủi ro về nội dung thỏa thuận: Điều khoản phạt vi phạm, lãi chậm trả vượt mức pháp luật cho phép; thiếu quy định về thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, chuyển giao rủi ro; điều kiện thanh toán và bàn giao không gắn với tiến độ đăng ký quyền sở hữu.

Tình huống phổ biến trong thực tiễn là doanh nghiệp nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất và nhà xưởng của một doanh nghiệp khác, hai bên đã thỏa thuận giá, đã đặt cọc và dự kiến thanh toán phần lớn giá trị hợp đồng ngay khi ký. Khi kiểm tra hồ sơ, công chứng viên tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng và thông tin đăng ký biện pháp bảo đảm, phát hiện tài sản đang được thế chấp tại ngân hàng và chưa có văn bản đồng ý của bên nhận thế chấp; đồng thời bên chuyển nhượng chưa có nghị quyết của chủ sở hữu về việc bán tài sản có giá trị lớn.

Công chứng viên từ chối công chứng, hướng dẫn các bên hoàn thiện thủ tục giải chấp, bổ sung nghị quyết và điều chỉnh phương thức thanh toán qua tài khoản phong tỏa. Nếu hợp đồng được ký không qua kiểm tra, bên nhận chuyển nhượng đã thanh toán nhưng không thể đăng ký quyền sở hữu, giao dịch có nguy cơ bị tuyên vô hiệu và việc thu hồi tiền phụ thuộc vào kết quả tố tụng kéo dài. Giá trị của công chứng nằm ở khâu kiểm tra pháp lý trước khi ký, tức là phòng ngừa tranh chấp, chứ không phải ở việc xác nhận chữ ký.

Để giảm giấy tờ, thời gian và chi phí mà vẫn bảo đảm an toàn pháp lý, theo bà, cần ưu tiên cải cách những khâu nào trong hoạt động công chứng và phối hợp với cơ quan đăng ký?

Bà Nguyễn Thị Thơ: Nguyên tắc cải cách là cắt giảm thủ tục, giấy tờ và thời gian, không cắt giảm nội dung kiểm tra pháp lý. Trên cơ sở đó, Hiệp hội xác định ba khâu cần ưu tiên.

Một là khâu xác minh thông tin: Công chứng viên phải được tra cứu trực tiếp Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu đất đai, đăng ký doanh nghiệp và đăng ký biện pháp bảo đảm thông qua Cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất theo Luật Công chứng, thay vì yêu cầu doanh nghiệp nộp bản sao giấy tờ và tự chứng minh tình trạng pháp lý của tài sản.

Hai là khâu lập và ký văn bản: Doanh nghiệp được cấp tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử, đăng ký mẫu chữ ký, ký bằng chữ ký số; hợp đồng được công chứng điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy và sử dụng được cho mọi thủ tục tiếp theo.

Ba là khâu liên thông với cơ quan đăng ký: Văn bản công chứng điện tử được chuyển thẳng đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc cơ quan đăng ký biện pháp bảo đảm qua kết nối kỹ thuật, doanh nghiệp không phải nộp lại hồ sơ, không phải khai lại thông tin đã có trong văn bản công chứng.

Thực tiễn đã có mô hình kiểm chứng. Đối với động sản, việc đăng ký biện pháp bảo đảm tại Cục Đăng ký giao dịch bảo đảm đã thực hiện trực tuyến toàn trình. Đối với bất động sản, Hà Nội đã thí điểm quy trình thế chấp toàn trình, trong đó hợp đồng thế chấp được công chứng điện tử, hồ sơ đăng ký ký số và nộp qua Cổng dịch vụ công, đã hoàn thành hàng trăm hồ sơ.

Hiệp hội kiến nghị nhân rộng mô hình này trên toàn quốc, đồng thời quy định rõ trong nghị định về đăng ký biện pháp bảo đảm và pháp luật đất đai nghĩa vụ của cơ quan đăng ký tiếp nhận văn bản công chứng điện tử, để không còn tình trạng địa phương này chấp nhận, địa phương khác từ chối.

Khi triển khai công chứng điện tử và ứng dụng AI, cần giải quyết những vấn đề gì về kết nối, chất lượng và bảo mật dữ liệu? Trách nhiệm kiểm tra, quyết định của công chứng viên được thực hiện ra sao?

Bà Nguyễn Thị Thơ: Về kết nối, vấn đề cốt lõi là Cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất toàn quốc phải được kết nối ổn định với các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành bằng chuẩn kỹ thuật thống nhất, có cơ chế xác thực qua định danh điện tử và chữ ký số. Về chất lượng dữ liệu, dữ liệu được cung cấp phải đầy đủ, cập nhật kịp thời và có giá trị pháp lý; cơ quan quản lý dữ liệu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu cung cấp, vì công chứng viên ra quyết định dựa trên dữ liệu đó.

Về bảo mật, hoạt động công chứng xử lý khối lượng lớn dữ liệu cá nhân và dữ liệu giao dịch của doanh nghiệp, nên hệ thống công chứng điện tử phải đáp ứng cấp độ an toàn hệ thống thông tin theo quy định, tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy vết của hồ sơ công chứng điện tử trong suốt thời hạn lưu trữ.

Về trách nhiệm của công chứng viên, công nghệ và AI chỉ là công cụ hỗ trợ tra cứu, đối chiếu, rà soát điều khoản và phát hiện dấu hiệu bất thường; quyết định công chứng và trách nhiệm pháp lý đối với quyết định đó vẫn thuộc về cá nhân công chứng viên. Công chứng viên phải trực tiếp xác minh nhân thân, năng lực hành vi, ý chí tự nguyện của người yêu cầu công chứng, kiểm tra tính hợp pháp của nội dung giao dịch và ký số vào văn bản công chứng điện tử.

Việc giao dịch được thực hiện trên môi trường điện tử không làm giảm bất kỳ nghĩa vụ kiểm tra nào của công chứng viên. Đây là điểm phân biệt công chứng điện tử với các dịch vụ ký điện tử thuần túy, và cũng là cơ sở để doanh nghiệp yên tâm: văn bản công chứng điện tử đi kèm một chủ thể chịu trách nhiệm cá nhân và được bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp.

PV: Nếu sai sót nghề nghiệp trong hoạt động công chứng gây thiệt hại cho doanh nghiệp, cơ chế xác định trách nhiệm, bồi thường và bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cần được hoàn thiện như thế nào để bảo vệ kịp thời quyền lợi khách hàng?

Bà Nguyễn Thị Thơ: Pháp luật hiện hành đã xác lập nguyên tắc tổ chức hành nghề công chứng bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên gây ra cho người yêu cầu công chứng, công chứng viên có nghĩa vụ hoàn trả; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên là bảo hiểm bắt buộc, phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của tổ chức hành nghề và Chính phủ quy định chi tiết điều kiện, quy tắc bảo hiểm, mức phí, số tiền bảo hiểm tối thiểu. Khung pháp lý như vậy là đúng hướng, vấn đề nằm ở khâu tổ chức thực hiện.

Hiệp hội kiến nghị hoàn thiện theo bốn nội dung.

Một là quy định số tiền bảo hiểm tối thiểu tương xứng với giá trị giao dịch phổ biến và phạm vi bảo hiểm rõ ràng, trong đó xác định cụ thể trường hợp thiệt hại do giấy tờ giả mạo tinh vi mà công chứng viên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kiểm tra.

Hai là xây dựng quy trình xác định lỗi và giải quyết bồi thường nhanh, ưu tiên thương lượng, hòa giải có sự tham gia của Hiệp hội trước khi khởi kiện, để doanh nghiệp không phải chờ kết quả tố tụng nhiều năm.

Ba là phân định trách nhiệm giữa công chứng viên và các chủ thể liên quan như cơ quan cung cấp dữ liệu sai, người làm giả giấy tờ, bên cố ý gian dối, tránh dồn toàn bộ rủi ro vào công chứng viên.

Bốn là nghiên cứu mô hình bảo hiểm kép, trong đó bên cạnh hợp đồng bảo hiểm của từng tổ chức hành nghề có quỹ bồi thường do Hiệp hội quản lý để chi trả bổ sung cho các trường hợp vượt hạn mức bảo hiểm hoặc doanh nghiệp bảo hiểm từ chối chi trả.

Hiệp hội sẽ ưu tiên những nhiệm vụ gì để nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, củng cố niềm tin của doanh nghiệp và nhà đầu tư trong và ngoài nước? Bà có kiến nghị gì về thể chế và tổ chức thực hiện?

Bà Nguyễn Thị Thơ: Hiệp hội xác định ba nhiệm vụ ưu tiên.

Thứ nhất, nâng cao chất lượng hành nghề: hoàn thiện và giám sát thực hiện Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ bắt buộc hằng năm với nội dung trọng tâm là pháp luật doanh nghiệp, giao dịch bảo đảm, phòng, chống rửa tiền và kỹ năng công chứng điện tử; xây dựng hệ thống đánh giá năng lực chuyên môn của công chứng viên.

Thứ hai, chuyển đổi số: Phối hợp với Bộ Tư pháp triển khai công chứng điện tử trên phạm vi toàn quốc, xây dựng hệ thống thông tin của Hiệp hội phục vụ quản lý hội viên, tra cứu pháp luật và hỗ trợ nghiệp vụ.

Thứ ba, tham gia xây dựng chính sách: Hiệp hội tiếp tục góp ý, phản biện các dự án luật, nghị định liên quan trực tiếp đến an toàn pháp lý của giao dịch.

Về thể chế, Hiệp hội kiến nghị bốn nội dung.

Một là trong dự thảo Luật Đất đai sửa đổi, giữ yêu cầu công chứng, chứng thực đối với giao dịch về quyền sử dụng đất theo tiêu chí rủi ro của chủ thể tham gia giao dịch; việc cắt giảm phải có lộ trình, trên cơ sở nghiên cứu và thí điểm, bảo đảm bảo vệ bên yếu thế.

Hai là ban hành quy định thống nhất về chuẩn kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu quốc gia, xác định rõ trách nhiệm của cơ quan quản lý dữ liệu.

Ba là quy định nghĩa vụ của cơ quan đăng ký đất đai, đăng ký biện pháp bảo đảm trong việc tiếp nhận văn bản công chứng điện tử và liên thông thủ tục toàn trình trên phạm vi cả nước.

Bốn là sớm ban hành quy định chi tiết về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên theo hướng nêu tại câu 4. Về tổ chức thực hiện, Hiệp hội đề nghị Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tăng cường kiểm tra việc bổ nhiệm, hành nghề công chứng viên, xử lý nghiêm vi phạm, đồng thời giao Hiệp hội tham gia sâu hơn vào đào tạo, kiểm tra kết quả tập sự và giám sát đạo đức nghề nghiệp.

Đối với nhà đầu tư nước ngoài, Hiệp hội sẽ phối hợp xây dựng hướng dẫn thống nhất về công chứng giao dịch có yếu tố nước ngoài, bao gồm việc sử dụng giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự, bản dịch và chữ ký số nước ngoài, để nhà đầu tư thực hiện giao dịch tại Việt Nam với thủ tục rõ ràng và dự đoán được.

PV: Trân trọng cảm ơn bà!

Mai Thoa (thực hiện)